Quels sont les différents types de systèmes comptables ? Options expliquées
Il existe deux types de systèmes comptables : Le premier est un système à entrée unique, où une petite entreprise enregistre chaque transaction sous forme de poste dans un grand livre. L’autre est un système à double entrée, où chaque transaction est enregistrée à la fois comme un débit et un crédit dans des comptes séparés.
Un système à double entrée assure l’équilibre des livres d’une entreprise.
Voici ce que nous allons couvrir :
Quelle est la différence entre l’entrée simple et l’entrée double ?
Quels sont les types de logiciels de comptabilité ?
Quels sont les types de méthodes comptables ?
Quelle méthode comptable dois-je utiliser ?
NOTE : Les membres de l’équipe d’assistance FreshBooks ne sont pas des professionnels certifiés de l’impôt sur le revenu ou de la comptabilité et ne peuvent pas fournir de conseils dans ces domaines, en dehors des questions de soutien sur FreshBooks. Si vous avez besoin de conseils en matière d’impôt sur le revenu, veuillez contacter un comptable dans votre région.
Quelle est la différence entre l’entrée unique et l’entrée double?
Un système de comptabilité à entrée unique est généralement utilisé par les très petites entreprises pour sa simplicité. Peut-être que l’entreprise ne fait pas beaucoup de transactions dans une journée donnée, ou qu’il s’agit d’une entreprise individuelle et que le propriétaire n’a pas besoin ou n’a pas le temps de tenir une comptabilité approfondie. Un système de saisie unique est pratique, simple (aucune formation formelle n’est nécessaire) et permet de réaliser des économies car il ne nécessite pas de logiciel complexe. Un propriétaire de petite entreprise pourrait exécuter un système de comptabilité à entrée unique sur un programme excel, s’il le souhaite.
Il y a des inconvénients à un système à entrée unique. En raison de la nature incomplète des données saisies, un reporting financier correct est impossible. Ainsi, il est difficile pour le propriétaire de l’entreprise de faire une analyse financière et de planifier les ressources pour l’avenir. Les erreurs ont beaucoup plus de chances de passer inaperçues et les vols sont moins susceptibles d’être détectés (car il n’y a pas d’inventaire des actifs en place). Les autorités fiscales ne reconnaissent pas un système de comptabilité à entrée unique à des fins de déclaration de toute sorte.
Un système à double entrée est un processus de comptabilité beaucoup plus détaillé, généralement utilisé par les grandes entreprises. Un système à double entrée fournit des registres complets et permet la création d’états financiers appropriés. Les erreurs sont également plus rapides à détecter. Un système de comptabilité en partie double brosse un tableau beaucoup plus précis des finances d’une entreprise.
Un système en partie double est coûteux, souvent complexe, et prend beaucoup de temps. Il est également sujet à l’erreur aussi, si une transaction entière n’est pas enregistrée, il n’y a aucun moyen pour le système de le savoir.
Quels sont les types de logiciels de comptabilité?
Système à entrée unique
Un système à entrée unique ne nécessite pas de logiciel compliqué. Une feuille de calcul excel ou quelque chose de similaire est tout ce qui est nécessaire pour saisir les informations. Par exemple, une transaction du système à entrée unique pourrait ressembler à ceci :
|
Date |
Description |
Dépenses |
Revenus |
Taxe |
Mode de paiement |
Solde |
| Pen set | N/A | $85.80 | 5,80$ | Cash | 7,800$ |
Notez que la colonne ‘Dépenses’ est vide. Comme il s’agissait d’une transaction de vente, le paiement par le client est considéré comme un « Revenu ». Si cette entreprise avait plutôt payé un fournisseur, c’est dans la colonne ‘dépenses’ que le montant à payer aurait été inscrit.
Le ‘Solde’ fait référence au solde global en espèces de l’entreprise sur son compte bancaire professionnel, une fois que la transaction a été ajoutée.
Système à double entrée
Un système de comptabilité à double entrée nécessite effectivement un logiciel pour le gérer correctement. Les propriétaires d’entreprises devraient chercher en ligne un logiciel facile à comprendre (conçu pour les propriétaires d’entreprises, et non pour les comptables) et un logiciel qui donne un accès instantané à un certain nombre de rapports, tels que :
- Bénéfice &Déclaration de perte
- Grand livre
- Tableau des comptes
- Résumé des taxes de vente
- Résumé des factures
- Résumé des paiements
- Rapports de dépenses
Freshbooks, fondée en 2003, propose de telles fonctionnalités pour les entreprises de toutes tailles, y compris un support client par e-mail ou par ligne d’assistance.
Quels sont les types de méthodes comptables ?
Il existe deux types de méthodes comptables : La comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice :
Méthode de comptabilité de caisse
La comptabilité de caisse enregistre les revenus et les dépenses au fur et à mesure qu’ils sont reçus et payés (lorsque l’argent s’échange entre les mains).
Méthode de comptabilité d’exercice
La comptabilité d’exercice enregistre les montants en dollars lorsqu’une transaction (une facture sortante ou une facture entrante) se produit, et non lorsque l’argent est réellement échangé. Une méthode de comptabilité d’exercice est exigée par la loi lorsqu’une entreprise dépasse 5 millions de ventes. On croit que cette méthode de comptabilité donne une image plus précise des finances d’une entreprise.
Ce sont les deux principaux types de méthodes comptables, bien que parfois les entreprises soient autorisées à utiliser un hybride des deux, si certaines conditions sont remplies.
Quelle méthode comptable devrais-je utiliser ?
La méthode comptable que vous devriez choisir dépend de la taille de votre entreprise.
Comme un système de comptabilité à entrée unique, une méthode de comptabilité de caisse est préférée par les petites entreprises parce qu’elle est simple à mettre en œuvre et permet de gagner du temps. Parce que la transaction est enregistrée lorsque les espèces échangent des mains, le propriétaire de l’entreprise a une meilleure idée des flux de trésorerie de l’entreprise à tout moment.
La comptabilité d’exercice est préférée par les grandes entreprises (et dans certains cas, légalement requise) car elle donne à une organisation une image plus claire des revenus et des dépenses de l’entreprise. Par exemple, si les ventes combinées d’une entreprise s’élèvent à 1,2 million en décembre, un système de comptabilité d’exercice fera apparaître ce montant dans les états financiers de l’entreprise, même si les paiements des clients n’arrivent qu’au début de l’année suivante. Si la haute direction avait plutôt opté pour une méthode de comptabilité de caisse, elle ne serait pas au courant de ces 1,2 million et pourrait prendre des décisions ou élaborer des politiques sur la base d’informations incomplètes.