1. szakasz. Kommunikációs terv kidolgozása

1. szakasz. Kommunikációs terv kidolgozása

Tudja meg, hogyan dolgozzon ki kommunikációs tervet, hogy felhívja a figyelmet a közösségi ügyekre és a szervezet eredményeire.

A kommunikációs terv kidolgozása segíthet az üzenet összpontosításában és a célközönség elérésében. A terv a kommunikációs módszerek hatékonyságát és egyszerűségét is befolyásolhatja. Ez a rész azt vizsgálja, hogy mit jelent egy kommunikációs terv, hogyan és mikor kell elkészíteni, és hogyan használhatja a kommunikációs tervet arra, hogy felhívja a figyelmet az Ön problémájára vagy projektjére.

Mit értünk kommunikáció alatt?

A kommunikáció az ötletek és információk továbbításának folyamata. Egy alulról jövő kezdeményezés vagy közösségi alapú szervezet esetében ez azt jelenti, hogy közvetíti a közösség felé a szervezet valódi természetét, a problémákat, amelyekkel foglalkozik, és az elért eredményeit.

A kommunikációnak számos formája lehet, többek között:

• Szájról szájra járás
• Hírek a nyomtatott és a sugárzott médiában
• Sajtóközlemények és sajtótájékoztatók
• Poszterek, brosúrák és szórólapok
• Elérések és előadások más egészségügyi és közösségi szolgáltatóknak, közösségi csoportok és szervezetek
• A szervezet által szervezett különleges események és nyílt napok

A hatékony kommunikáció érdekében segít megtervezni, hogy mit szeretne a kommunikációtól, és mit kell tennie annak érdekében, hogy elérje azt.

Mi a kommunikációs terv?

A tervezés olyan cselekvések szervezése, amelyek egy cél megvalósításához vezetnek.

A célod ebben az esetben az, hogy felhívd a figyelmet a kezdeményezésed hosszú távú előnyeire a közösséged számára.

A kommunikációs terv kidolgozásához át kell gondolnod néhány alapvető kérdést:

• Miért akarsz kommunikálni a közösséggel? (Mi a célod?)
• Kihez akarsz kommunikálni? (Ki a célközönséged?)
• Mit akarsz kommunikálni? (Mi az üzeneted?)
• Hogyan akarod közölni? (Milyen kommunikációs csatornákat fogsz használni?)
• Kivel kell felvenned a kapcsolatot, és mit kell tenned, hogy ezeket a csatornákat használd? (Hogyan fogja terjeszteni az üzenetét?)

Az ezekre a kérdésekre adott válaszok alkotják a cselekvési tervét, azt, hogy mit kell tennie a közönségével való sikeres kommunikáció érdekében. A kommunikációs terved további része, három lépést foglal magában:

• Hajtsd végre a cselekvési tervedet. Tervezze meg az üzenetét, és juttassa el azt a célközönséghez.
• Értékezze a kommunikációs erőfeszítéseit, és ennek megfelelően igazítsa ki a tervét.
• Folytassa tovább.

A kommunikáció folyamatos tevékenység minden olyan szervezet számára, amely a közösséget szolgálja, attól függ, vagy bármilyen módon kapcsolatban áll vele. A cél, a célközönség, az üzenet és a csatornák változhatnak, de a médiával és a közösség kulcsembereivel való kapcsolat fenntartásának szükségessége megmarad. Következésképpen minden kommunikációs terv lényeges része, hogy a szervezet fennállása során folyamatosan használja és a tapasztalatok alapján felülvizsgálja a tervét.

Miért érdemes kommunikációs tervet készítenie?

• A terv lehetővé teszi a kommunikáció pontos célzását. Ad egy struktúrát annak meghatározásához, hogy kit és hogyan kell elérnie.
• A terv hosszú távú lehet, segít feltérképezni, hogyan növelheti profilját, és idővel finomíthatja a közösségben kialakított képét.
• A terv hatékonyabbá, eredményesebbé és tartósabbá teszi kommunikációs erőfeszítéseit.
• A terv mindent megkönnyít. Ha már az erőfeszítések kezdetén időt szán a tervezésre, később rengeteg időt takaríthat meg, mert a folyamat bármely pontján tudja, mit kell tennie.

Mikor érdemes kommunikációs tervet készítenie?

Amint a szervezet elkezdi megtervezni a céljait és tevékenységeit, el kell kezdenie megtervezni a kommunikáció módját is; a sikeres kommunikáció folyamatos folyamat, nem egyszeri esemény.

A kommunikáció a szervezet fejlődésének minden pontján hasznos – segíthet egy új szervezet hírét terjeszteni, felújíthatja az érdeklődést egy régóta működő program iránt, vagy segíthet új finanszírozási források bevonásában.

Hogyan kell kommunikációs tervet kidolgozni?

A kommunikáció tervezése egy nyolc lépésből álló folyamat. A lépések a következők:

1. A kommunikáció céljának meghatározása
2. A közönség meghatározása
3. Az üzenet megtervezése és megtervezése
4. A források átgondolása
5. Az akadályok tervezése és vészhelyzetekre
6. Tervezd meg, hogyan fogsz kapcsolatba lépni a médiával és másokkal, akik segíthetnek az üzeneted terjesztésében
7. Készíts cselekvési tervet
8. Döntsd el, hogyan fogod értékelni a tervedet és hogyan fogod módosítani azt, a végrehajtás eredményei alapján

1. Határozza meg a célját

Az, hogy mit szeretne mondani, attól függ, hogy mit akar elérni a kommunikációs stratégiájával. Lehet, hogy az alábbiak valamelyikével vagy azok kombinációjával foglalkozik:

• Az ismertté válás, vagy a jobb ismertség, a közösségben
• A nyilvánosság felvilágosítása a szervezeted által kezelt problémáról
• A program résztvevőinek vagy kedvezményezettjeinek toborzása
• Önkéntesek toborzása a munkádhoz

.

• A támogatók vagy a nagyközönség mozgósítása az Ön ügyéért való cselekvésre
• Események bejelentése
• A kitüntetések vagy győzelmek megünneplése
• Pénzgyűjtés a munkája finanszírozására
• Az érvek számbavétele, tévedések, vagy esetenként a munkád ellenzőinek hazugságai vagy félremagyarázásai.
• Megoldani egy olyan szervezeti válságot, amely a nyilvánosságra került – például egy munkatárs, aki bűncselekményt követ el, vagy egy, a szervezet ellen irányuló per.

2. Határozza meg a közönségét

Kit akar elérni? A célközönség ismerete lehetővé teszi a kommunikáció logikus megtervezését. Különböző csoportoknak különböző üzenetekre lesz szüksége, és az egyes csoportok eléréséhez különböző csatornákra és módszerekre lesz szüksége.

A közönségéről és a velük való kapcsolatfelvétel legjobb módjairól sokféleképpen lehet gondolkodni. Először is, ott van az a kérdés, hogy milyen csoport(ok)ra fogsz összpontosítani. Az embereket többféle jellemző szerint is csoportosíthatja:

• Demográfia. A demográfiai adatok egyszerűen alapvető statisztikai információk az emberekről, mint például nem, életkor, etnikai és faji háttér, jövedelem stb.
• Földrajz. Lehet, hogy egy egész városra vagy régióra, egy vagy több környékre, vagy egy adott földrajzi vagy mesterséges jellegzetesség közelében élő emberekre szeretne összpontosítani.
• Foglalkoztatás. Érdeklődhet egy adott munkakörben dolgozó emberek vagy munkanélküliek iránt.
• Egészség. Lehet, hogy egy bizonyos betegség – például magas vérnyomás vagy cukorbetegség – kockázatának kitett vagy azzal küzdő emberekkel foglalkozik, vagy az egész közösségre kiterjedő egészségfejlesztési erőfeszítést tesz – “Táplálkozz egészségesen, mozogj rendszeresen” -.
• Viselkedés. Lehet, hogy üzenetét például a dohányosoknak, vagy az erőszakoskodó fiataloknak szánja.
• Attitűdök. Megpróbálja megváltoztatni az emberek gondolkodását, vagy a megértés következő szintjére akarja eljuttatni őket?

A célközönség másik szempontja, amit figyelembe kell vennie, hogy a kommunikációját azokhoz kell-e intéznie, akiknek a viselkedését, tudását vagy állapotát reméli befolyásolni, vagy a kommunikációjának közvetettnek kell lennie. Néha egy népesség befolyásolásához azokat kell megcéloznod az üzeneteddel, akikre hallgatnak – papokat, közösségi vezetőket, politikusokat stb.

A 70-es években például az érdekvédők meg akarták akadályozni, hogy a Nestle tápszert áruljon, és fizessen az orvosoknak és ápolóknak, hogy azt ajánlják a szülőknek a fejlődő világban. A legtöbb szülő nem engedhette meg magának a tápszert, miután az ingyenes minták elfogytak, és sokaknak nem volt tiszta víz, amivel összekeverhették volna, így a gyakorlat nagyszámú felesleges csecsemőhalálhoz vezetett. Ahelyett, hogy a Nestle-t vagy a tápszert árusító egészségügyi szakembereket vették volna célba, a védők inkább a Nestle vásárlóit célozták meg világszerte, és bojkottálták a Nestle termékeit, ami több mint tíz évig tartott. Végül a vállalat beleegyezett, hogy változtat a gyakorlatán.

3. Az üzenet

Az üzenet megalkotásakor vegye figyelembe a tartalmat, a hangulatot, a nyelvet és a designt.

Tartalom

Az 1980-as években egy országos felnőttoktatási kampány során az oktatók megtudták, hogy a büszke, izgatott, sikeres felnőtt tanulókat bemutató tévéreklámok új tanulókat vonzottak az írástudási programokba. A gyenge olvasási, írási és matematikai készségekkel rendelkező felnőttek nehézségeit bemutató hirdetések vonzották a potenciális önkénteseket. Mindkét reklám célja ugyanaz volt – az alapkészségek fontossága és az írástudásra irányuló erőfeszítések szükségessége -, de különböző csoportokat szólítottak meg.

Az üzenetet a célközönséget szem előtt tartva kell megalkotnia; az üzenet tartalmának megtervezése szükséges ahhoz, hogy az hatásos legyen.

A hangulat

Gondolja át, milyen érzelmekre akar hatni.

Az üzenet hangulata nagyban meghatározza, hogyan reagálnak rá az emberek. Általában, ha a hangulat túl szélsőséges – túl negatív, túl ijesztő, túlságosan bűntudatot akar kelteni a hallgatóságban -, az emberek nem fognak rá nagy figyelmet fordítani. Némi tapasztalatra lehet szükség ahhoz, hogy megtanulja, hogyan találja meg a megfelelő egyensúlyt. Ha a hangnemet pozitívan tartja, általában több embert ér el, mintha negatív érzéseket, például félelmet vagy dühöt idézne fel.

Nyelvhasználat

A nyelvnek itt két aspektusa van. Az egyik az a tényleges nyelv – angol, spanyol, koreai, arab -, amelyet a célközönség beszél. A másik az Ön által használt nyelvi stílus – formális vagy informális, egyszerű vagy összetett, népszerű vagy homályos személyiségekre és eszmékre való hivatkozás.

Az emberek által beszélt nyelvet úgy tudja kezelni, hogy minden nyomtatott anyagot mind a hivatalos nyelven, mind a lakosság azon nyelvén (nyelvein), amelyet el szeretne érni, illetve úgy, hogy fordítást biztosít a beszélt vagy sugárzott üzenetekhez.

A második nyelvi kérdés bonyolultabb. Ha az üzenete túlságosan informális, a hallgatósága úgy érezheti, hogy lekezelően beszél hozzájuk, vagy ami még rosszabb, hogy őszintétlenül próbál közel kerülni hozzájuk azzal, hogy olyan módon kommunikál, ami nyilvánvalóan nem normális az Ön számára. Ha az üzenete túl hivatalos, a hallgatósága úgy érezheti, hogy valójában nem is hozzájuk beszél. Használjon egyszerű, egyenes nyelvet, amely egyszerűen és világosan fejezi ki, amit mondani akar.

Kommunikációs csatornák

Mit olvas, hallgat, néz, vagy mivel foglalkozik a célközönsége? Úgy kell elérnie őket, hogy üzenetét ott helyezi el, ahol látni fogják.

• Poszterek
• Szórólapok és brosúrák – Ezek meggyőzőbbek lehetnek olyan helyeken, ahol a téma már az emberek fejében van (orvosi rendelők egészségügyi kérdések esetén, szupermarketek táplálkozási kérdések esetén stb.).
• Hírlevelek
• Promóciós anyagok – Az olyan tárgyak, mint a sapkák, pólók és bögrék hatékony csatornaként szolgálhatnak az üzenet közvetítésére.
• Komikus könyvek vagy más olvasmányok – A célközönség számára érdekes olvasmányok felhasználhatók az üzenet közvetítésére egy olyan történet révén, amelyet az olvasók szívesen követnek, vagy a médium és a design meggyőző jellege révén.
• Internetes oldalak – A szervezet honlapja mellett az olyan interaktív oldalak, mint a Facebook, a Twitter és a YouTube hatékony kommunikációs eszközök
• Szerkesztőségi levelek
• Hírek, rovatok és beszámolók
• Sajtóközlemények és sajtótájékoztatók
• Előadások vagy jelenlét helyi rendezvényeken, valamint helyi és országos konferenciákon, vásárokon és egyéb összejöveteleken
• Közösségi tájékoztatók
• Közösségi vagy országos rendezvények – a Nagy Amerikai Füstölés, az Országos Olvasás Napja, az erőszak elleni közösségi “Vegyük vissza az éjszakát” est és más közösségi rendezvények szolgálhatnak egy üzenet közvetítésére és egy probléma kiemelésére.
• Nyilvános tüntetések
• Szájról szájra járás
• Zene
• Kiállítások és köztéri művészet – Az AIDS-quilt, egy hatalmas, több ezer ember által készített négyzetekből álló stepp, amely a HIV-járvány áldozatainak állít emléket, kiváló példa erre.
• Filmek – A filmipar kezdetei óta a filmek üzeneteket közvetítenek a faji hovatartozásról, a nők helyzetéről, a felnőttek írástudásáról, a homoszexualitásról, a mentális betegségekről, az AIDS-ről és számos más társadalmi kérdésről.
• TV – A TV egyaránt közvetíthet egyszerű üzeneteket – reklámokat és közszolgálati közleményeket (PSA) – és bemutathat olyan hír- és szórakoztató műsorokat, amelyek az Ön témájával foglalkoznak vagy az Ön szervezetét mutatják be.
• Színház és interaktív színház – Egy színdarab vagy szkeccs, különösen ha olyan emberek írják, akik már megtapasztalták azt, amit illusztrál, erőteljes módja lehet egy probléma bemutatásának vagy a szolgáltatások vagy változások szükségességének hangsúlyozásának.

Új-Angliában több interaktív színházi csoport a cselekmény megállításával, kérdések és hozzászólások felvetésével bevonja a közönséget az előadásokba, amelyek a színészek életének valós eseményeit dramatizálják, akik mindannyian a felnőttoktatási programok munkatársai és tanulói. Segítettek megváltoztatni a felnőtt tanulókkal kapcsolatos hozzáállást, és a felnőttkori írástudásról és tanulásról szóló információkat eljuttatni a közösségbe

4. Források

Mire van pénze? Megvannak az emberek, akik ezt lehetővé teszik? Ha pénzt akarsz költeni, mennyi az esélye, hogy az eredmények meg fogják érni a kiadásokat? Ki mit veszít, és ki mit nyer a pénzügyi és emberi erőforrások felhasználásával?

A tervének tartalmaznia kell annak gondos meghatározását, hogy mennyit tud költeni, és hogy a személyzet és az önkéntesek mennyi idejét ésszerű felhasználni. Lehetséges, hogy anyagokat, műsoridőt és egyéb javakat és szolgáltatásokat is megoszthat magánszemélyekkel, vállalkozásokkal, más szervezetekkel és intézményekkel.

5. Számítson előre az akadályokra és a vészhelyzetekre

A kommunikációs erőfeszítések során számos dolog történhet. Valaki elfelejthet elküldeni egy sajtóközleményt e-mailben, vagy elfelejtheti feltüntetni a telefonszámot vagy az e-mail címet. A plakátokon vagy a brosúrában elírhatnak egy fontos szót, vagy egy riporter elírhat egy fontos információt. Rosszabb esetben előfordulhat, hogy a szervezetet érintő valódi katasztrófával kell megküzdenie, amely alkalmas arra, hogy lejárasson mindent, amit tesz.

Fontos, hogy megpróbálja előre látni az ilyen jellegű problémákat, és tervet készítsen a kezelésükre. A válságtervezésnek minden kommunikációs terv részét kell képeznie, így tudni fogja, mit kell tennie, ha probléma vagy válsághelyzet lép fel. A válságtervek tartalmazzák, hogy ki mit vállal felelősséget – a médiával való bánásmód, a hibák kijavítása, annak eldöntése, hogy mikor kell valamit újra megcsinálni, nem pedig kijavítani stb. A tervnek a lehető legtöbb helyzetre és az egyes helyzetek minél több aspektusára kell kiterjednie.

6. Tervezze meg, hogyan fog kapcsolatba lépni a médiával és másokkal az üzenete terjesztése érdekében

A kommunikációs terv lényeges része az egyes médiaképviselőkkel és a médiaorgánumokkal való kapcsolatépítés, valamint a közösség és az elérni kívánt lakosság befolyásos személyeivel és intézményeivel való kapcsolatépítés. Személyes kapcsolatokat kell kialakítania, okot kell adnia a médiának és másoknak arra, hogy segíteni akarjanak Önnek, és követnie kell a kapcsolatok fenntartását, hogy a kommunikációs csatornák nyitva maradjanak.

Azok a személyek, akik segíthetnek Önnek az üzenete terjesztésében, a hivatalos közösségi vezetőktől kezdve – választott tisztségviselők, kiemelkedő helyi vállalkozások vezérigazgatói, egyházi személyek stb. – a közösségi aktivistákig és a hétköznapi polgárokig. Intézmények és szervezetek, például főiskolák, kórházak, szolgálati klubok, hitközségek és más egészségügyi és közösségi szervezetek mind hozzáféréssel rendelkeznek a közösségi tagok azon csoportjaihoz, akiknek szükségük lehet az Ön üzenetének meghallgatására.

7. Készítsen cselekvési tervet

Most az a feladat, hogy mindezt összeállítsa egy olyan tervvé, amely alapján cselekedni tud. Mire ehhez a ponthoz érsz, a terved már nagyrészt készen van. Tudod, mi a célod, és kiket kell elérned ahhoz, hogy elérd, mit tartalmazzon és hogyan nézzen ki az üzeneted, mit engedhetsz meg magadnak, milyen problémákkal szembesülhetsz, milyen csatornákat használhatsz a legjobban a célközönséged elérésére, és hogyan juthatsz hozzá ezekhez a csatornákhoz. Most már csak a részleteket kell összerakni – összeállítani és megtervezni az üzenetet (vagy üzeneteket, ha több csatornát használ), felvenni a kapcsolatot azokkal az emberekkel, akik segíthetnek, és mindent előkészíteni a kommunikációs erőfeszítések megkezdéséhez. Végül pedig ki kell értékelnie az erőfeszítéseit, hogy tovább javíthassa azokat.

8. Értékelés

Ha kiértékeli a kommunikációs tervét mind a megvalósítás, mind a működés szempontjából, akkor képes lesz változtatásokat eszközölni annak javítása érdekében. Minden egyes alkalommal, amikor végrehajtod, egyre hatékonyabb lesz.

És a kommunikációs terv kidolgozásának valóban van egy kilencedik lépése is; mint az egészségügyi és közösségi munka szinte minden szakaszában, folyamatosan folytatnod kell az erőfeszítéseket, kiigazítva a tervedet és kommunikálva a közösséggel.