10 egyszerű módszer a munkahelyi kommunikáció javítására
A jó kommunikáció az egyik legjobb módja annak, hogy a csapatban mindenki megértse, mit várnak el tőle. Nemcsak, hogy mindenki a vállalat általános céljaiért dolgozik, de segít a bizalom kiépítésében is, és élvezetesebb munkahelyet teremt.” Ha a kommunikáció nem működik, az zavart, frusztrációt és bizalomhiányt okozhat a szervezet különböző szintjei között. A legrosszabb esetben a rossz kommunikáció megnövekedett fluktuációt, hiányzásokat és alacsonyabb szintű ügyfél-elégedettséget eredményezhet.
Hogyan javítható a munkahelyi kommunikáció?
A jó hír az, hogy számtalan módja van a munkahelyi kommunikáció javításának, amelyek közül egyiknek a megvalósítása sem igényel sok pénzt vagy időt. Néhányan a kommunikáció módján dolgoznak, és formálisabb folyamatokat vezetnek be, míg mások olyan környezet kialakítására összpontosítanak, amely lehetővé teszi az emberek számára a nyíltabb kommunikációt.
Foglaljon időt a rendszeres négyszemközti beszélgetésekre
Még ha a csapata számára elérhető is a “nyitott ajtók” politikája, néhány embernek mindig könnyebb lesz elmondani a véleményét egy privátabb környezetben. Akár heti vagy havi egy-egy találkozó mellett dönt, győződjön meg róla, hogy ez a naptárában visszatérő eseményként szerepel.Nem baj, ha időnként kihagyja a találkozót, de előbb szóljon a másik félnek. Ha folyamatosan átütemezi vagy lemondja az 1-az-1-hez találkozót, az azt az üzenetet közvetíti, hogy nem értékeli az alkalmazottai idejét vagy véleményét, ami alááshatja a bizalmat, és a kommunikáció megszakadásához vezethet.Nem kell szigorú napirenddel rendelkeznie az 1-az-1-hez találkozókhoz, de jó, ha az aktuális prioritásokra összpontosít, rövid távú célokat tűz ki, és megtudja, hogy a csapatának elegendő ideje és erőforrása van-e a célok eléréséhez. Az is fontos, hogy teret teremtsen az embereknek, hogy elmondhassák az esetleges aggályaikat, és megoszthassák az új projektötleteiket, amelyek értékesek lehetnek a csapat szélesebb köre számára.
Tervezzen heti csapatmegbeszéléseket
Az 1-1-ek fontosak az egyéni aggályok megértéséhez, de ugyanilyen fontos az is, hogy az egész csapat összhangban legyen. A heti csapatmegbeszélések tökéletes alkalom arra, hogy az emberek megosszák a heti céljaikat, kiemeljék a blokkoló tényezőket, és megtudják, hogy a csapatban mások min dolgoznak. Az eredmény nagyobb átláthatóság és több lehetőség az együttműködésre.A csapatértekezletek a tökéletes hely arra is, hogy a vezetők bejelentsék az új projekteket, a csapat céljainak előrehaladását és bármi mást, ami fontos lehet. A megbeszélés végén szakítson időt egy nyílt Q&A-ra, ahol az emberek kérdéseket tehetnek fel, és az egész csapat előtt elmondhatják aggályaikat.A Peakonnál a hetet egy csapatmegbeszéléssel kezdjük, ahol mindenki megosztja azt az egy célt, amit el akar érni, valamint minden más projektet, amin éppen dolgozik. Aztán a hét végén mindannyian összeülünk, hogy megosszuk a sikereinket és a kudarcainkat, majd ezt követi egy nyílt ülés, ahol megbeszélést folytathatunk, és megoszthatjuk a tanulságokat a csapattal.
Megjegyzésekkel és világos elvárásokkal
Ez nem szükséges minden megbeszélés után, de különösen hasznos az 1 az 1 elleni megbeszélések és a konkrét projektre összpontosító megbeszélések esetében. Ahelyett, hogy szóban állapodnánk meg a határidőkről és a felelősségekről, sokkal hatékonyabb, ha valaki jegyzeteket készít, és azokat utólag megosztja egymással. a cél nem az, hogy bárkit is leszóljunk, aki elmarad a céljától vagy elmulaszt egy határidőt, hanem az, hogy mindenki megértse, mit várnak el tőle. Ez biztosítja, hogy a csapatban mindenki világosan összpontosítani tudjon, és ennek megfelelően tudja felállítani a prioritásokat. Ez egyúttal remek módja annak is, hogy kiderüljön, mikor kell tovább bontani az egyes feladatokat, vagy mikor kell módosítani a határidőket.A méltányosság érdekében váltogassa azt a személyt, aki a jegyzeteket készíti és utólag közli azokat. Tartsa a dolgokat röviden is. Ki mit csinál, és mikorra. Szükség van-e más emberek bevonására, vagy vannak-e olyan függőségek, amelyek befolyásolhatják a befejezési határidőt?
Szabályos teret teremtsen a csapatának a kommunikációhoz
Azért, hogy a csapatmegbeszélések hatékonyak legyenek, először is meg kell teremtenie a “pszichológiai biztonság” érzését a csapatában. Ezt úgy határozzák meg, hogy “az ember képes megmutatni és alkalmazni önmagát anélkül, hogy félne az önképet, a státuszt vagy a karriert érintő negatív következményektől”. A Google kétéves tanulmánya szerint ez a hatékony csapat egyik legfontosabb összetevője.Lényegében olyan környezetet kell teremteni, ahol az emberek nyugodtan kifejezhetik ötleteiket, kritikát fogalmazhatnak meg és “hülye” kérdéseket tehetnek fel. Ha ez megtörténik, az alkalmazottak hajlandóbbak kimondani, amit valóban gondolnak, ahelyett, hogy csak játszanák a szerepüket. a pszichológiai biztonság megteremtésének egyik legjobb módja a példamutatás. Kérdezze meg az embereket, ha valami nem világos. Ismerje be, ha hibázott, vagy nem tudja a választ valaki kérdésére. Vezetőként a beszélgetés menetét is irányítania kell. Ha valaki túlságosan agresszív vagy állandóan félbeszakít, teret kell adnod a többieknek, hogy beszélhessenek.
Magyarázd meg, miért kérsz valakitől valamit
Ha úgy adsz valakinek feladatot, hogy nem magyarázod meg, miért fontos, vagy hogyan illeszkedik a nagyobb képbe, az biztos módja annak, hogy frusztráld az embereket a csapatodban. Ahhoz, hogy a munkánk értelmesebb legyen, éreznünk kell, hogy valami nagyobb dologhoz járulunk hozzá, mint mi magunk.Talán megkértél valakit, hogy manuálisan frissítsen néhány száz CRM-bejegyzést. Nem a legelbűvölőbb feladat, de mi lenne, ha elmagyarázná, hogy ez egy nagyobb kezdeményezés része, amelynek célja az új leadek gazdagítása, hogy az értékesítés elérje a negyedéves célját? Hirtelen egy kissé értelmetlen feladatból olyasvalamit csinált, ami valódi értéket képvisel az üzlet számára. Néha jobb, ha elismeri, hogy valamit egyszerűen el kell végezni. Az őszinteség megmutatja az alkalmazottaidnak, hogy átérzed a helyzetüket, és segít bizalmat építeni arra az esetre, ha össze kell fogniuk, és a szokásosnál kevésbé fényes feladatokon kell dolgozniuk.
Tartsd a visszajelzést konstruktívnak
Az embereknek szükségük van a visszajelzésre, hogy megértsék, megfelelnek-e az elvárásoknak vagy sem. Ha rosszul csinálják, személyes támadásnak tűnhet, de ha a visszajelzés építő jellegű, segíthet az alkalmazottaknak megérteni, mit csinálnak jól, és mit kell tenniük a fejlődés érdekében.Íme néhány tipp az építő jellegű visszajelzéshez:
- A visszajelzést megfigyelésekre és tényekre alapozza, ne ítélkezzen. Használjon konkrét példákat, ahol csak lehet, és melléknevek helyett igéket használjon egy konkrét forgatókönyv leírására. Például: “Észrevettem, hogy félbeszakítottad Jamest, mielőtt befejezte volna a beszédét, hogy előadhasd a saját ötletedet”, ahelyett, hogy: “Elég goromba tudsz lenni a megbeszéléseken, és észrevettem, hogy mindig félbeszakítod az embereket, mielőtt befejeznék a beszédüket.”
- Adj lehetőséget a csapatodban dolgozóknak, hogy válaszoljanak a visszajelzésre. A cél nem az, hogy az emberek megvédjék magukat vagy igazolják a viselkedésüket, hanem az, hogy megtudjuk a nézőpontjukat egy adott helyzetről. A visszajelzést lehetőség szerint alakítsa beszélgetéssé, hogy együtt dolgozhassanak a megoldáson – ahelyett, hogy csak tanácsokat írnának elő.”
- Képzelje el, hogyan érezné magát, ha ugyanezt a visszajelzést kapná. Megbántódna? Dühös? Védekező? Akkor valószínűleg dolgoznia kell az előadásmódján. A visszajelzés egy lehetőség a fejlődésre, csak győződj meg róla, hogy a fogadó oldalon te is boldog lennél.
Ne feledd, hogy a kommunikáció kétirányú tevékenység
Vezetőként nem az a feladatod, hogy egyszerűen parancsokat osztogass. A kommunikációnak kétirányúnak kell lennie, ami azt jelenti, hogy visszajelzést kérsz a csapatodtól az ötleteidről, lehetőséget adsz másoknak, hogy megszólaljanak a megbeszéléseken, és cserébe igyekszel meghallgatni őket. lehet, hogy van egy konkrét célod vagy célkitűzésed, amit szeretnél, hogy a csapatod elérjen, de ha megbeszéled az egyénekkel, hogy pontosan hogyan érjék el ezeket a célokat, az nagyobb önállóságot és felelősségérzetet ad nekik. Mindezek hozzájárulnak a jobb elkötelezettséghez.
Ismerje meg az embereket személyes szinten
A kommunikáció nem csak arról szól, hogy a szervezetben a megfelelő emberek a megfelelő információkhoz jussanak, hanem arról is, hogy képes legyen kapcsolatot teremteni az emberekkel. Nem dicsérheti a kommunikáció erényeit egy megbeszélésen, majd utána rögtön bezárkózhat egy sarokirodába. Ismerje meg a csapatát. Ez lehet olyan egyszerű is, mint megkérdezni a hétvégéjükről, megjegyezni a partnerük nevét, vagy találni néhány közös érdeklődési kört, amelyekről beszélgetni lehet, amikor a beszélgetés nem pusztán a munkával kapcsolatos kérdésekre összpontosít.Néha-néha hagyja el az irodát. Ha a munkatársaival a munkahelyi környezeten kívül is tud időt tölteni, az segíthet valódi barátságok kialakításában, ami őszintébb kommunikációt és sokkal támogatóbb és élvezetesebb munkakörnyezetet eredményezhet.
Ne hagyatkozzon a Slackre és más üzenetküldő eszközökre
Hacsak nem dolgozik minden alkalmazottja távolról, jó, ha szem előtt tartja, hogy a személyes kommunikáció hatékonyabb lehet, mint a Slacken keresztül csevegni vagy akár videohívásra ugrani. Olyan testbeszédet és egyéb finom jeleket vehetsz észre, amelyeket egyébként esetleg nem vennél észre.A személyes megbeszélések remek lehetőséget nyújtanak a hosszú csend művészetének gyakorlására. Kérje ki az emberek őszinte véleményét, és adjon nekik bőven időt a válaszadásra. Figyelje, hogyan reagálnak fizikailag. Védekeznek? Izgatottak? Érdektelenek? Ahelyett, hogy csak úgy végigmegy a dolgokon, figyeljen arra, hogyan reagálnak az emberek, és ásson mélyebbre, ha úgy gondolja, hogy van valami a felszín alatt.
Adjon lehetőséget arra, hogy az emberek névtelenül adjanak visszajelzést
Még egy tökéletes világban is vannak dolgok, amelyeket az emberek csak névtelenül szeretnének kifejezni.Ha lehetőséget biztosít a csapatának arra, hogy névtelenül adjon visszajelzést, akkor vezetőként lehetőséget kap arra, hogy feltárja a csapatot érintő rejtett problémákat. Kisebb szervezetek esetében olyan eszközt használhat, mint a SurveyMonkey, hogy rendszeresen összegyűjtse a dolgozók visszajelzéseit.
A jó kommunikáció következetes erőfeszítést igényel
A legtöbbünk tudja, hogyan kommunikáljon a barátaival, családtagjaival és fontos társaival, de miért olyan nehéz ugyanezt megtenni a munkahelyén?Gyakran az a lényeg, hogy olyan környezetet kell teremteni, ahol az emberek elég kényelmesen érzik magukat ahhoz, hogy kifejezzék, mit gondolnak valójában, megkérdőjelezzék az ötleteket és feltegyenek olyan kérdéseket, amelyek esetleg hülyeségnek tűnhetnek. A vezetőknek példát kell mutatniuk csapatuknak azzal, hogy megmutatják, mit jelent jó kommunikátornak lenni. Ez azt jelenti, hogy gyakorolni kell a jó hallgatási készségeket, lehetőséget kell adni a csapattagoknak, hogy megszólaljanak, világos elvárásokat kell megfogalmazni, és rendszeres visszajelzést kell adni.Mit tesz most a munkahelyi kommunikáció javítása érdekében?