5 fő különbség az ERP és a számviteli szoftverek között
A számviteli szoftverek jellemzően olyan területek kezelésére szolgálnak, mint a pénzügyi jelentések, a kötelezettségek és követelések, a banki ügyintézés, az alapvető bevételek/eladások rögzítése és így tovább. Másrészt az ERP-megoldások több modult tartalmaznak, amelyek közül a könyvelés az egyik. Más modulok közé tartozik az ellátási lánc, a tervezés, a készletgazdálkodás, a raktárkezelés, a termelés, a HR, az értékesítés, a beszerzés stb. is.
Mégis sokan vannak, akik a “számviteli szoftver” és az “ERP szoftver” kifejezéseket felváltva használják. Ebben a blogban végigvezetjük Önt a számviteli szoftverek és az ERP megoldások közötti különbségeken.
A globális ERP-piac 2020-ra 42 milliárd dollárra fog nőni
A kutatások szerint1 az egyre növekvő versenypiac arra kényszeríti a szervezeteket, hogy ERP-megoldásokat alkalmazzanak, hogy lépést tartsanak versenytársaikkal.
Mivel a kis- és közepes méretű gyártók (és a vállalkozások általában) az irányíthatatlanná vált üzleti folyamatokkal küzdenek, amelyeket részben a könyvelés és az üzemi műveletek közötti kapcsolat hiánya okoz, a szervezeti folyamatok egységes áttekintésének igénye ösztönzi az ERP-megoldások bevezetését. Az ERP-szoftverek iránti kereslet várhatóan gyorsan növekszik.
Magyarázzuk el részletesen a számviteli szoftver és az ERP közötti különbséget:
Mivel a világ egyre összetettebbé válik a gyorsabb átfutási időkkel, a termékek személyre szabásával kapcsolatos vevői elvárásokkal és a minden eddiginél több kezelendő adattal, az alapvető üzleti folyamatok működési hatékonyságát támogató szoftverek elengedhetetlenek. A vállalatoknak olyan releváns funkciókra is szükségük van, amelyek kiszolgálják az iparágspecifikus igények és kihívások dinamikáját. Ez vonatkozik az önálló számviteli és pénzügyi menedzsment szoftverekre is, mivel ezek csak korlátozott igényeket elégítenek ki egy végponttól végpontig ERP-megoldáshoz képest.
Az emberek néha tévesen felcserélve használják a számviteli szoftver és az ERP szoftver kifejezéseket. A valóságban a számviteli és pénzügyi jelentési szoftver az ERP-rendszer egy részhalmaza. Fontos megérteni a különbséget. Nézzük meg közelebbről:
A számviteli szoftver, mint például a QuickBooks, nem elég
Majdnem minden vállalkozás használ számviteli és pénzügyi menedzsment szoftvert. Tehát, mitől jobb egy ERP könyvelőszoftver, mint egy önálló könyvelőszoftver?
Nem is olyan régen a QuickBooks, a Sage és a Dynamics GP voltak a kis- és középvállalkozások könyvelőszoftverének vitathatatlan vezetői. Ahogy a vállalkozások egyre erősebb versennyel szembesültek, és ügyfeleik gyorsabb átfutási időt és több testreszabást vártak el, nyilvánvalóvá vált az ERP-szoftverek iránti igény.
A különálló könyvelőszoftverek képesek ellátni a szokásos könyvelési funkciókat, a banki ügyintézést és a korlátozott jelentéstételt. A kis- és középvállalkozások által évek óta használt szabványos könyvelési csomagok azonban nem képesek a holnapra vonatkozó előrejelzésre.
Az ERP-megoldásokban rejlő számviteli és pénzügyi irányítási funkciók és képességek viszont egyetlen, valós idejű és teljesen integrált információforrást biztosítanak a különböző részlegek között a jobb döntéshozatal érdekében. Az egész vállalatra kiterjedő valós idejű átláthatóság betekintést nyújt a beszerzésbe, a termelésbe, a készletmozgásokba és a raktárkezelésbe.
A számviteli szoftverek, mint például a QuickBooks, nem tudnak skálázódni a vállalat növekedésével, mivel saját adatbázison működnek. Az ilyen önálló megoldásokat nem arra tervezték, hogy összekapcsolják a vállalat egészére kiterjedő folyamatokat, és valós idejű betekintést nyújtsanak e folyamatok állapotába. Ennek eredményeképpen olyan információs silókba kerül, amelyek nem tudnak átlátható és teljes képet nyújtani az üzleti műveletekről.
Mi az ERP-rendszer?
Az ERP-rendszer egyetlen átfogó rendszerben egyesíti a pénzügyi menedzsment, az ellátási lánc, a CRM és egyes esetekben az iparágspecifikus megoldásokat, segítve a vállalkozásokat a teljes átláthatóság és ellenőrzés megszerzésében, a méretgazdaságosságban és a versenyben való helytállásban az egyre növekvő versenykörnyezetben.
Az ERP-megoldások egyetlen, átfogó információs rendszert biztosítanak, amely lehetővé teszi az adatok pontos feldolgozását és elemzését az egész vállalatra kiterjedő funkciókban. Az ERP számviteli szoftver racionalizálja az értékesítést és a készletezést, feltárja a folyamatok hiányosságait és növeli a termelékenységet.
Az ERP-szoftver tehát alapvetően a számviteli szoftverek funkcióival rendelkezik, plusz még többel is.
Az ERP-megoldás kiválasztásának fő mozgatórugója az általános működési hatékonyság, a skálázhatóság és az átláthatóság növelése a vállalkozáson belül.
A könyvelési szoftver vs. ERP-szoftver
A számviteli szoftver és az ERP összehasonlításakor 5 dolgot érdemes figyelembe venni.
Az ERP-megoldás egy Lego-gyűjteményhez hasonlít
Az ERP-szoftver messze túlmutat azon, amit a könyvelési szoftver nyújt. Az ERP-rendszeren belüli számviteli és pénzügyi irányítási képességek 360 fokos vállalati szintű áttekintést nyújtanak, többek között olyan funkciókkal, mint például: Pénzügyi irányítás és jelentéskészítés, értékesítés, beszerzés és készletgazdálkodás, raktár- és minőségirányítás, CRM, HR, mobilitás és még sok más.
A különálló számviteli szoftverek nem az iparágspecifikus igényekhez készültek
A különálló számviteli szoftverek például csak korlátozottan képesek nyomon követni a gyártási és forgalmazási vállalkozások készleteit, és nehézkes, harmadik féltől származó kiegészítőkre támaszkodnak. Míg egy ERP-megoldás valódi, funkciógazdag készletgazdálkodási eszközöket biztosít a gyártók és forgalmazók számára. Egy gyártóipari ERP-vel viszont proaktívan kezelheti a készleteket, hogy csökkentse a készletezési költségeket, gyorsabb és pontosabb döntéseket hozhasson, és csökkentse a munkaerőköltségeket. Még jobb, ha az ERP-megoldások zökkenőmentesen kezelik a teljes üzemi végrehajtási rendszert. Egy ERP-megoldás lehetővé teszi a darabjegyzékek, a gyártástervezés, az ellátási lánc kezelése, a termelési erőforrások, a beszállítások és még sok más dolog kezelését is. Míg a számviteli szoftverek nem nyújtanak gyártásirányítási képességeket.
A számviteli szoftverek és ERP-megoldások nem mindig felelnek meg a GAAP-nak
Néhány önálló számviteli és ERP-megoldás, köztük néhány népszerű megoldás nem felel meg a GAAP-nak, vagy megnehezíti a GAAP-szabványoknak való megfelelést – ez olyan szoftverhiba, amelyet sok növekvő kis- és középvállalat nem engedhet meg magának. Mindig kérdezze meg a szállítót, hogy a szoftvere hogyan segít a GAAP-szabványoknak, az adótörvényeknek és a pénzügyi előírásoknak való megfelelésben.
A könyvelési szoftver nem tartalmaz értékesítési vagy ügyfélkapcsolat-kezelést
Az ERP-megoldás biztosítja az értékesítés kezelését és a rendelések feldolgozását. Az ERP-megoldások gyakran rendelkeznek egy zökkenőmentes CRM-modullal, amely lehetővé teszi a frissített kapcsolattartási adatok elérését és a korábbi kommunikáció előzményeinek megtekintését. Míg az önálló könyvelőszoftverek nem rendelkeznek ezekkel a képességekkel.
A könyvelőszoftverek csak korlátozottan nyújtanak valós idejű adatokat és mobilitást
Az ERP integrálja az összes pénzügyi információt egyetlen adatbázisban. Azáltal, hogy integrált megoldást nyújt az üzleti folyamatok széles skálájához, az ERP-rendszerek kiküszöbölik a különböző részlegek követelményeinek kezeléséhez szükséges különböző eszközök szükségességét. Ráadásul az egész vállalatra kiterjedő adatok a felhőben állnak rendelkezésre, így mobileszközzel bárhol és bármikor hozzáférhetünk a valós idejű információkhoz. Az ERP-rendszerek összekapcsolják az üzlet minden részét, így minden döntés valós idejű információkon alapul.
Mi vár az önálló könyvelőszoftverek jövőjére?
A könyvelési szoftvercsomagok piaca az utóbbi időben némi visszaesést szenvedett el. A vezető könyvelőszoftver-szolgáltatókat, a Sage-et és az Iris-t kritizálta az ICA Informatikai Karának felmérése alapján az IT-használat a könyvelőirodákban2 . A kar megállapította, hogy a könyvelők 24%-a tapasztalt idő- és díjveszteséget egy könyvelőszoftver meghibásodása miatt. Mivel egyre több vállalkozás igényli műveleteinek jobb integrációját, úgy tűnik, hogy az ERP gyorsan meghódítja a könyvelési szoftverek piacát, különösen a növekvő vállalkozások körében. Ahogy a vállalkozások kinövik a QuickBooks-ot, olyan megoldást keresnek, amely számviteli funkciókat és működési funkciókat kínál a különféle üzleti folyamatok kezeléséhez. És ez teszi az ERP-megoldást nagyszerű választássá az Ön vállalkozása számára.
