A fizetendő számlák osztályának fontossága – Egyszerű számviteli szoftver vállalkozóknak
Minden vállalkozásnak vagy szervezetnek alapvetően két pénzügyi forgalma van – bevételek és kiadások. Ezt leegyszerűsítve is nézhetjük, és úgy is definiálhatjuk őket, hogy a pénz bejön, és a pénz kimegy.
A bejövő pénz nyilvánvalóan az, ami egy vállalkozást a felszínen tart, és lehetővé teszi, hogy hosszabb ideig működjön. Ha azonban egyszer a pénz beérkezik egy szervezetbe, akkor szükség van egy biztos módszerre a kiadások nyomon követésére, valamint a költségek minimálisan és kezelhetően tartására. Itt jön a képbe a kintlévőségek osztálya.
Mi a kintlévőség?
A kintlévőségek az általános könyvelési osztály részei, és konkrét feladatuk a “fizetendő számlák”, vagyis a vállalkozásból kiáramló pénz kezelése és felügyelete. A marketinggel és az értékesítéssel ellentétben ezen az osztályon nem sok olyan akció vagy tevékenység zajlik, amelyet izgalmasnak lehetne nevezni, de ez nem változtat azon a tényen, hogy ez egy sikeres vállalkozás rendkívül fontos része.
Amint az várható volt, a fizetendő számlák rendszerének hatékonysága közvetlenül kapcsolódik a szervezet pénzügyi stabilitásához és hírnevéhez. Ha cége túl sokáig – vagy túl lassan – fizeti ki ügyfeleit és szállítóit, az rossz fényt vet márkája hírnevére.
Ez a másik irányba is megy. A követelések idővel veszítenek értékükből, különösen, ha már késedelmesek. Mire sok követelés 90 napos vagy annál is hosszabb késedelembe esik, már csak az eredeti értékük 20 százalékát érik. Érdemes gondoskodni arról, hogy minden számlát a lehető leghamarabb kifizessenek és kezeljenek.
A kintlévőségek zökkenőmentes működéséhez kulcsfontosságú az a rendszer vagy szoftver, amelyet az osztály a pénzügyek kezelésére használ. Még ha a legtehetségesebb csapat is áll rendelkezésére, a nem megfelelő hatékonyság nemcsak problémákat okoz, hanem a szervezet többi részére is kihat.
Ezért a kiadások és a pénzügyi teljesítmény kezelésében a fizetendő számlák osztályának és csapatának szervezettsége és hatékonysága az első számú prioritás.
Miért olyan fontosak a kintlévőségek?
A nyilvánvaló ponton kívül, hogy valakinek kezelnie kell a vállalkozásból kiáramló pénzt, számos oka van annak, hogy egy kintlévőségi osztályra szükség van.
Először is, a számlázás az a folyamat, amellyel a legtöbb ügyfelet és szállítót kifizeti egy vállalkozás. Jönnek a számlák, és valakinek ki kell fizetnie a számlát. Ezután a számlát fel kell dolgozni és rendszerezni kell a későbbi megfelelő tároláshoz és hivatkozáshoz.
A kézi számlakövetési, szerkesztési és jóváhagyási folyamat általában lassú és hosszadalmas. A fejlett szoftvereszközöknek köszönhetően sokkal egyszerűbbé és gyorsabbá tehető egy automatizált rendszer bevezetésével. A kevéssé vagy egyáltalán nem automatizált számlák feldolgozásának átlagos költsége 20-szor nagyobb lehet, mint a magas szintű automatizálási szolgáltatások telepítésével.
De még egy automatizált rendszer esetén is valakinek szemmel kell tartania a rendszeres műveleteket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a dolgok rendben vannak. Találd ki, ki kezeli ezt a szervezet egésze számára? Igen, a könyvelési osztály, pontosabban a könyvelési csapat.
Másrészt a könyvelési csapat az ügyfelekkel és az ügyfelekkel való kapcsolattartás csatornája. Bármikor, amikor valakinek problémája van a fizetésekkel, zavarban van a pénzügyi folyamatokkal kapcsolatban, vagy csak egy számla megrendelésének teljesítésére van szüksége, kapcsolatba lép és kapcsolatba lép a számlafizetési osztállyal. Gondoljon rájuk úgy, mint a pénzügyi interakciók PR-csapatára. Azt szeretné, ha a csapata professzionálisnak tűnne az ügyfelek és a potenciális ügyfelek számára, és azt szeretné, ha a folyamat zökkenőmentes és hatékony lenne.
Ezek a célok elérése azt jelenti, hogy jól felszerelt, tapasztalt munkavállalókból álló csapatot kell fenntartania, akik speciális készségekkel és a pénzügyi műveletekkel kapcsolatos ismeretekkel rendelkeznek. Ennél is fontosabb, hogy ismerik a szükséges szoftverek és eszközök minden csínját-bínját, és segíthetnek a partnerektől a potenciális ügyfelekig bárkivel való zökkenőmentes interakciók elősegítésében.
Kifizetendő számlák minden vállalkozásban
Naná, hogy egy nagyobb szervezet és vállalkozás esetében a fizetendő számláknak sok értelme van. Mi a helyzet egy kisebb, kevesebb erőforrással rendelkező vállalkozással? Ez még mindig hasznos és szükséges részleg a kis- és középvállalkozások számára, és többféleképpen lehet úgy megszervezni és felépíteni a részleget, hogy az működjön.
Végeredményben nem lehet figyelmen kívül hagyni, hogy szükség van egy fizetendő könyvelői csapatra, és biztosítani kell számukra a megfelelő szoftvereket és eszközöket a munkájuk elvégzéséhez. Ha azt szeretné, hogy vállalkozása sikeres legyen, ez egy olyan kulcsfontosságú folyamat, amelyet nem hagyhat figyelmen kívül.