Amit az értékesítési és használati adómentességi igazolásokról tudni kell
Az állami és helyi adó (“SALT”) szakembereként segítek az ügyfeleknek abban, hogy eleget tegyenek a több államot érintő értékesítési és használati adóval kapcsolatos megfelelési kötelezettségeiknek. Ez természetesen kiterjed a képviseletre is, amikor bejelentéseik (vagy be nem nyújtásuk) ellenőrzés alá kerülnek. Az ügyfelek által leggyakrabban feltett kérdések közé tartozik a mentességi igazolások megszerzése a jogosult ügyfelektől. Minden vállalkozónak foglalkoznia kell a mentességi tanúsítványokkal, és meg kell értenie, hogy mikor és miért kell beszereznie azokat, hogy minimalizálni tudja a forgalmi adónak való kitettséget, ha a vállalkozást ellenőrzik.
Miért van szükség mentességi tanúsítványokra?
A forgalmi adó mentességi tanúsítványokra akkor van szükség, ha az eladó adóköteles termékek vagy szolgáltatások értékesítését végzi, és nem szed forgalmi adót olyan joghatóságban, ahol erre kötelezett. A tanúsítványt a vevő állítja ki ahhoz, hogy adómentesen vásárolhasson, ami normál esetben forgalmi adóköteles lenne. A legtöbb állami forgalmiadó-mentességi igazolás nem jár le, és az eladónak mindaddig fenn kell tartania a mentességi igazolásokat, amíg a vevőnek továbbra is történik értékesítés, és nem szednek forgalmi adót. Azokra a tételekre, amelyek a törvény szerint nem adókötelesek, nincs szükség mentességi tanúsítványra.
Létezik olyan globális mentességi tanúsítvány, amely több államban is használható?
Nem, sajnos nincsenek globális szabályok a mentességi tanúsítványokra vonatkozóan. Minden államnak megvan a saját mentességi bizonyítványkészlete, valamint a használatukra vonatkozó szabályok és előírások. azonban néhány általános szabály érvényes. Például a legtöbb államban a mentességeknek széles kategóriái vannak – viszonteladás, kormányzat, gyártás, mentesített szervezetek, távközlés, mezőgazdaság stb. Mivel nem minden államban létezik minden mentesség, figyelembe kell venni a helyi szabályokat és a helyi megfelelési követelményeket.
Az államok eltérnek a mentességet élvező szervezeteknek és kormányzati szerveknek történő értékesítés kezelésében?
Igen, az államok eltérnek a mentességet élvező szervezeteknek (501 (c) (3) státusz a jövedelemadó szempontjából) és kormányzati szerveknek történő értékesítés kezelésében. Általános szabályként elmondható, hogy a szövetségi kormányzat beszerzései minden államban adómentesek, de a dokumentációs követelmények eltérőek. Néhány állam megadóztatja az állami és helyi kormányzati beszerzéseket, köztük MN, SC, WA, CA, AZ és HI. Azok az államok, amelyek mentesítik az állami és helyi kormányzati szerveket, általában megkövetelik, hogy a beszerzéseknek a mentesített szervezet kizárólagos használatára kell irányulniuk, és a mentesített szervezetnek kell lennie a nyilvántartott fizetőnek.
A legtöbb ügyfél úgy gondolja, hogy a nonprofit 501(c)(3) szervezeteknek történő összes értékesítés automatikusan mentes. Ez egy költséges vélelem lehet. Ahhoz, hogy egy nonprofit szervezet adómentes legyen, a szervezetnek kérelmeznie kell és el kell nyernie az adómentes forgalmi és használati adó státuszt abban az állam(ok)ban, ahol üzleti tevékenységet folytat. Ne hagyja magát megtéveszteni a szervezet adómentesnek hangzó nevétől, győződjön meg arról, hogy megfelelően kitöltött mentességi tanúsítványt szerez be, ha nem számítanak fel adót, különben büntetés terhelheti a forgalmi adó beszedésének elmulasztása miatt.
Eladóként honnan tudom, hogy melyik mentességi tanúsítvány vonatkozik egy ügyletre?
Amint fentebb említettük, nincsenek gyors és egyszerű szabályok a mentességi tanúsítványokkal kapcsolatban. A különböző mentességekhez különböző tanúsítványok vonatkoznak, és lehetnek egyedi tanúsítványok a speciális ingatlanokhoz vagy szolgáltatásokhoz. A különböző adóhivatali weboldalakon kell kutatni, vagy konzultálni kell a SALT-tanácsadóval annak meghatározásához, hogy melyik forma alkalmazandó. Például New York állam adó- és pénzügyminisztériumának honlapján található egy nagyon hasznos adóbeszámoló, az ST-240 Mentességi igazolások a forgalmi adóhoz című, amely elmagyarázza, hogy ki használhat mentességi igazolásokat, hogyan kell azokat megfelelően használni, és hogy az adótörvényben szereplő általános forgalmi adómentességek alapján melyik igazolást kell használni. A közlemény a következő címen érhető el: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/
exemption_certificates_for_sales_tax.htm.
Miért nem állíthat ki az eladó egyszerűen a Multi-Jurisdiction Certificate (MJC), ahogyan azt a Multi-State Tax Commission előírja, vagy az Streamlined Sales Tax Agreement Exemption Certificate, amelyet az Streamlined Sales and Use Tax Governing Board fejlesztett ki?
Amint azt fentebb említettük, a forgalmi és használati adó szabályai államonként eltérőek. Annak érdekében, hogy segítsék az eladókat a több joghatóságot érintő kötelezettségeik teljesítésében, számos állam csatlakozott a Multi-State Tax Commission-hoz vagy az Streamlined Sales Tax Project-hez.
A Multistate Tax Commission egy kormányközi állami adóhatóság, amely az államok és az adófizetők nevében dolgozik a több államra és a multinacionális vállalatokra vonatkozó adójogszabályok méltányos és hatékony igazgatása érdekében. A Bizottság kidolgozott egy egységes értékesítési és használati adóigazolást, amelyet 38 állam fogad el “általános” viszonteladói igazolásként (ennek az igazolásnak a használata nem érvényes New York államban és több más államban). Az államok azonban eltérően szabályozzák a viszonteladói mentességre vonatkozó követelményeket. Egyes államok megkövetelik, hogy a viszonteladó (vásárló) abban az államban, ahol a viszonteladó a vásárlást végzi, forgalmi adó beszedésére bejegyzett legyen. Más államok elfogadják a tanúsítványt, ha egy másik állam (pl. a vevő lakóhelye szerinti állam) azonosító számát adják meg. A megfelelő állammal kell egyeztetni, hogy megfelel-e az adott állam követelményeinek ahhoz, hogy viszonteladónak minősüljön, és hogy az MJC-t használhatja-e a forgalmi adó alóli mentesség igénylésére.
A Streamlined Sales and Use Tax Project (“SSTP”) 44 állam és az üzleti közösség együttműködése a kiskereskedők és az államok forgalmi és használati adó beszedési adminisztrációjának egyszerűsítése érdekében. Annak érdekében, hogy a több államban működő kiskereskedők és távértékesítők számára megkönnyítsék, hogy tisztességes és versenyképes környezetben folytassák üzleti tevékenységüket, az SSTP igazgatótanácsa kidolgozott egy több államot érintő mentességi tanúsítványt, az egyszerűsített forgalmiadó-megállapodás mentességi tanúsítványt. A tanúsítvány számos mentességet biztosít, és nem korlátozódik a viszonteladás típusú ügyletekre. Nem minden állam engedélyezi az ezen a nyomtatványon felsorolt összes mentességet, és olyan államok, mint például New York, nem fogadják el ennek a tanúsítványnak a használatát érvényes mentességi igazolásként. A vásárlók felelősek annak megállapításáért, hogy jogosultak-e adómentességet igényelni abban az államban, ahol egyébként adót kellene fizetniük az eladás után. Így az adott joghatóság szabályaitól és az MJC-ben vagy SSTP-ben való részvételük szintjétől függően különböző mentességek és benyújtási követelmények vonatkozhatnak.
Mit jelent a “megfelelően kitöltött” igazolás?
A legtöbb államban a megfelelően kitöltött mentességi igazolás azt jelenti, hogy az igazolást a vevő teljes egészében kitöltötte, azaz az igazolást kiállító vevő minden kitöltendő sort kitöltött. A legtöbb állam megköveteli, hogy a megfelelően kitöltött tanúsítványt az eladástól számított 90 napon belül be kell szerezni, és hogy az eladó “jóhiszeműen” fogadja el a tanúsítványt. Az igazolás jóhiszemű elfogadása azt jelenti, hogy az eladónak nincs oka feltételezni, hogy a vevő által az igazoláson feltüntetett adatok nem felelnek meg a valóságnak.
Mi történik, ha az eladó nem kapott megfelelően kitöltött mentességi igazolást, és nem találja a vevőt, hogy új igazolást szerezzen be, mert az már nem működik
A legtöbb ellenőrzési helyzetben a megfelelően kitöltött mentességi igazolással nem alátámasztott adómentes értékesítést elutasítják, és a forgalmi adót az eladó ellen fogják kivetni, annak ellenére, hogy a forgalmi adó általában “fogyasztói adó”. A helyzetet tovább rontja, hogy mivel a legtöbb nem adóköteles értékesítést “tesztidőszakos ellenőrzési módszerrel” vizsgálják (egy korlátozott időszakot “tesztelnek”, és kialakítanak egy hibaarányt, amelyet az ellenőrzési időszakra vetítenek ki), az egyes elutasított értékesítések után fizetendő forgalmi adót az egész ellenőrzési időszakra “vetítik ki”. Egy hiányzó vagy hiányos mentességi igazolás szükségtelen kitettséget okozhat az ellenőrzés során a hibaarány matematikai összetétele miatt:
- Tegyük fel, hogy az ellenőr egy hónapos időszakra összesen 525 000 dollár értékű nem adóköteles értékesítést vizsgál. Ebből az összegből a könyvvizsgáló 12 000 $ értékű nem adóköteles értékesítést nem engedélyez a vizsgálati időszakban a megfelelően kitöltött mentességi igazolások hiánya miatt. Feltételezve egy 8%-os forgalmiadó-kulcsot és 36 hónapot az ellenőrzési időszakban, a könyvvizsgáló 34 560 USD (12 000 USD x 8% = 960 USD x 36 hónap) további fizetendő forgalmi adót vetít előre, mivel a vizsgálati időszakban csak 960 USD további adót találtak fizetendőnek.
Amellett, hogy a vállalkozást a hiányzó vagy hiányos mentességi igazolások miatt forgalmi adóval sújtják, a legtöbb állam a “felelős személyeket” (a vállalkozás nevében eljárni köteles személyeket) személyesen felelőssé teszi, ha a vállalkozás nem fizeti meg teljes mértékben az ellenőrzés eredményeként esedékes adót, büntetést és kamatot. Következésképpen, a fenti példát felhasználva, és feltételezve, hogy a vállalkozás nem ért egyet, vagy nem fizeti meg teljes mértékben az ellenőrzés során esedékesnek talált adót, a vállalkozás tulajdonosa személyesen kapja meg a 34 560 USD esedékes adó, valamint a büntetés és a kamatok összegét. A személyes adómegállapítások súlyosan befolyásolhatják a hitelminősítést, és minden bizonnyal szükségtelen pénzügyi nehézségeket okoznak.
Mit tehetünk annak érdekében, hogy elkerüljük vagy minimalizáljuk az ellenőrzéseknek való kitettséget a mentességi igazolások megszerzésekor?
Az alábbi bevált gyakorlatok segíthetnek minimalizálni vagy kiküszöbölni a vállalkozás nem adóköteles értékesítéseinek ellenőrzésével kapcsolatos kitettséget:
- Ismerje meg a mentességi tanúsítványokat azokban az államokban, ahol üzleti tevékenységet folytat, és dolgozzon ki egy mentességi tanúsítványokra vonatkozó politikát, amelyet a vállalkozásában mindenkinek be kell tartania, kivételek nélkül.
- Az első értékesítéskor szerezzen be egy megfelelően kitöltött mentességi tanúsítványt. Túl gyakran fordul elő, hogy az eladónak azt mondja a vevője, hogy “adómentes vagyok, ne számítson fel nekem adót, elküldöm a mentességi igazolást”, és természetesen a vevő soha nem küldi el azt. Minden adóköteles értékesítési ügylet után forgalmi adót kell felszámítani mindaddig, amíg nem kapja meg a megfelelően kitöltött mentességi igazolást.
- Gondoskodjon arról, hogy a mentességi igazolásokat az előírt ideig megőrizzék, hogy alátámasszák a mentesített értékesítések adómentes státuszát. Az aktáját esetleg addig kell megőrizni, amíg Ön továbbra sem számít fel forgalmi adót egy bizonyos vevőnek, vagy amíg az elévülési idő tart abban az államban (államokban), ahol üzleti tevékenységet folytat, attól függően, hogy melyik alkalmazandó. És ne feledje, nem elég csupán beszerezni a tanúsítványt; azt meg is kell őriznie, és rendelkezésre kell bocsátania egy ellenőrzés során.
- Központosítsa az összes mentességi tanúsítvány átvételét és tárolását. A decentralizált iktatási rendszer hiányosságokat okozhat a mentességi tanúsítványok megfelelő belső ellenőrzésében. A tanúsítványok decentralizált megőrzése gyakran vezet elveszett vagy hiányos tanúsítványokhoz. Ne terjessze szét a felelősséget a vállalaton belül. Gyakran fordulnak elő költséges hibák, amikor a mentességi tanúsítványokat olyan eladók, üzletvezetők, bolti eladók stb. szerzik be, akik esetleg nem rendelkeznek megfelelő képzéssel annak felismerésére, hogy mi a megfelelően kitöltött tanúsítvány vagy a helyes tanúsítvány.
- Azokban a vállalkozásokban, ahol sok mentességi tanúsítvány van iktatva, jó ötlet a tanúsítványok elektronikusan történő megőrzése. Kapható olyan speciális szoftver, amely a mentességi tanúsítványok kezelésének központosításával csökkentheti az ellenőrzési kockázatot és növelheti a termelékenységet.
Akár adóköteles termékeket vagy szolgáltatásokat értékesít, és nem szed forgalmi adót, akár forgalmi adó megfizetése nélkül vásárol termékeket, ismernie kell a tevékenységének forgalmi és használati adóval kapcsolatos következményeit minden egyes államban, ahol üzleti tevékenységet folytat. Mindenképpen szerezzen mentességet azokban az államokban, ahol a nexus megállapításra került, majd összpontosítson az igényelt mentesség típusára, hogy biztosítsa a helyes mentességi igazolás beszerzését.
Kérje a Marcum SALT szakemberének tanácsát, hogy elkerülje, vagy legalábbis minimalizálja a mentességi igazolással kapcsolatos problémák miatt a nem adóköteles értékesítés vagy vásárlás ellenőrzése során felmerülő felesleges adóterheket.