Egy döntéshozatali keretrendszer használata: mélymerülés a RAPID®-ba
Az utóbbi időben sokat gondolkodtam a működési hatékonyságról és arról, hogyan lehet hatékonyabb szervezeteket építeni. Egy szervezetben a döntéshozatal sebessége áll annak középpontjában, hogy összességében mennyire hatékony az adott szervezet. Ha a döntéshozatal sebességét a döntéshozatali folyamat során szükséges egyértelműséggel és elszámoltathatósággal kombináljuk, akkor a végén gyorsabban hozhatunk több jó döntést.
Minél többet gondolkodtam ezen, annál többet kutattam a megbeszélések lebonyolításának, a dokumentumok megírásának, az üzleti ritmus meghatározásának stb. különböző módjait. Az egyik terület, ami érdekes volt számomra, hogy egy kicsit többet tudtam meg a döntéshozatali keretekről. Ezek célja, hogy átláthatóvá tegyék a döntések mögött álló embereket. A döntéshozatali keretek olyan környezetben működnek a legjobban, ahol több érdekelt fél van, és ahol egyensúlyra van szükség a részvételi döntéshozatali folyamat és a gyors és egyértelmű döntéshozatal képessége között.
A döntéshozatali keretek célja, hogy a döntések tulajdonosai és az érdekelt felek már a kezdetektől fogva egyértelműek legyenek. Bármely projekt életciklusa során néha nem egyértelmű, hogy ki a végső döntés tulajdonosa, ki a kritikus érdekelt fél, és ki az, aki csak inputot ad. A megbeszélések során mindenki véleménye egyformán érvényessé válik, még akkor is, ha nem mindenkinek ugyanaz a felelőssége.
Amint átnéztünk számos döntéshozatali keretrendszert – és ezekből nagyon sok van -, a VMware tervezési szervezetén belül a RAPID® használatára jutottunk. Jelenleg az egész szervezeten belüli bevezetésének kezdeti szakaszában vagyunk. Más döntéshozatali keretrendszerek is ugyanolyan érvényesek, és lehet, hogy jobbak az Ön szervezetének. Ennek ellenére egy következetes keretrendszer használata kritikus fontosságú annak biztosításához, hogy a szervezet egy oldalon álljon, amikor a projekteket csapatokban építik.
A RAPID® rövidítése: Recommend, Agree, Perform, Input és Decision. Ez egy olyan döntéshozatali keretrendszer, amely meghatározza az egyes területek kulcsembereit, és biztosítja, hogy minden érintett tisztában legyen a szerepével, tisztában legyen a hatásával, és tisztában legyen a saját felelősségével és elszámoltathatóságával, valamint a projektben részt vevő mások felelősségével és elszámoltathatóságával.
A RAPID® meghatározása a következő:
- Döntés vagy cselekvés ajánlása: ez az a személy vagy személyek csoportja, akik részt vesznek egy cselekvés ajánlásában a várható eredmény részeként.
- Egyetértés a döntéssel vagy intézkedéssel: ez az a személy vagy személyek csoportja, akinek egyet kell értenie a döntéssel, vagy az ő álláspontjuknak – ha nem ért egyet teljes mértékben – tükröződnie kell a végső javaslatban és/vagy eredményben.
- Az intézkedési elem végrehajtása: ez az a személy vagy személyek csoportja, aki vagy amely felelős az intézkedés végrehajtásáért.
- Input: ez az a személy vagy személyek csoportja, aki vagy amely inputot ad. A bemenet tükröződhet vagy nem tükröződhet a végleges javaslatban
- Döntés meghozatala: ez az egyetlen személy, aki a döntés gazdája ebben a kérdésben. Nagyon fontos, hogy egyetlen döntéstulajdonos legyen, és ne a döntéstulajdonosok csoportja. Ha úgy érzi, hogy hajlik arra, hogy itt több személyt adjon hozzá, akkor valószínűleg ki kell értékelnie a projektjeit, és hasznos lehet, ha ezeket a projekteket ennek megfelelően felosztja.
Hogyan kezdem használni
A RAPID®-t számos különböző kontextusban kezdem használni. Például, mivel nagyobb, végponttól végpontig tartó, több különböző termékre és szolgáltatásra kiterjedő és sok különböző érdekelt felet magában foglaló tapasztalatokat készítünk, a RAPID® meghatározása segít abban, hogy az érdekelt felek egyértelműen be legyenek osztva a RAPID® különböző szintjeibe, miközben egyértelmű döntéshozójuk van.
Ezt szem előtt tartva, rendkívül hasznos volt annak meghatározása, hogy ki milyen megbeszéléseken vesz részt, és ki szükséges az egyes beszélgetésekhez. Például egy döntéshozó dönthet úgy, hogy együttműködik azokkal, akik az érdekeltek “Egyetértek” csoportjába tartoznak, hogy biztosítsa, hogy részt vesznek a kontextus meghatározásában és a megfelelő ajánlások megtételében, miközben a végeredményt csak az inputot adó emberek csoportjának mutatja meg.
A RAPID® egyes részeit kisebb feladatokhoz is megfelelően használom. Például, ha egy személyzeti megbeszélésen folytatott beszélgetésből adódik egy feladat, akkor a RAPID® szükséges, az adott feladatnak megfelelő részeit a használt betű kiemelésével vázoltuk fel.
Például egy projektet dolgoztunk fel, és szükségünk volt egy egyértelmű döntéstulajdonosra és egy egyértelmű listára arról, hogy kinek kell hozzájárulnia a döntéshez. Azt tettük, hogy a RAPID® szükséges betűit félkövérrel írtuk be a tárgyalási jegyzeteink részeként, ahol a RAPID® a döntés tulajdonosát jelentette, a RAPID® pedig azoknak a személyeknek a listáját, akiknek bele kell egyezniük a döntésbe, vagy akiknek a véleményét tükröznie kell a döntésben.
Tippek a RAPID® használatához
A RAPID® döntéshozatali keretrendszer használata fegyelmet és gyakorlatot igényel. Ahhoz, hogy hatékony legyen, minden egyes megfelelő projekt kezdetén ki kell építeni a RAPID® átgondolásának izomerejét és fegyelmét. Nem minden döntéshez szükséges a RAPID® minden szempontjának egyértelmű azonosítása.
Megjegyzünk néhány tippet a RAPID® használatához:
- Ha úgy dönt, hogy a RAPID®-ra szükség van, vagy ha például egy állapotfrissítés részeként van rá szükség, győződjön meg arról, hogy a RAPID® minden szempontját azonosítja, mielőtt döntést hoz vagy döntésre van szükség. Fontos, hogy az emberek azonosítása már a projekt kezdeti szakaszában megtörténjen.
- Gondoskodjon arról, hogy az ajánlások, a bemenetek és a megállapodások egyértelműen körvonalazódjanak. Valaki, akinek bele kell egyeznie egy döntésbe, szintén tehet ajánlást vagy adhat inputot. Világosnak kell lennie, hogy milyen szintű inputot adnak, és milyen összefüggésben.
- A RAPID® hasznos nagyobb szervezetek és projektek esetében. Vannak olyan döntések, amelyek számára előnyösek lehetnek a RAPID® egyes részei (mint például a döntési tulajdonosi rész), de minden egyes döntéshez való használata túlzás, ami esetleg ellenkező hatást válthat ki.
Források
- A döntési stílus és viselkedés alakítása – egy jó cikk a különböző döntési stílusokról és arról, hogy mikor érdemes a RAPID®-t használni
Ha ezt hasznosnak találta, akkor itt követhet engem a Twitteren, ahol továbbra is megosztom az utamat arról, hogyan növeljük a hatékonyságot a döntéshozatal és a vezetés terén az egész szervezetünkben.
Követhet a Twitteren.