Elszámoltathatóság vs. felelősség a projektmenedzsmentben
El kellett telnie egy kis időnek a projektmenedzseri pályafutásom során, hogy felismerjem és logikusan elfogadjam azt a tényt, hogy a projektmenedzsment területén belül világosan meg kell érteni az elszámoltathatóság és a felelősség közötti különbséget.
Az alapvető kérdés, amire ez a vita megpróbál válaszolni, az a “mikor és hol áll meg a felelősség?” kérdése.”
És még konkrétabban: ha a projekt megvalósítása során bármilyen probléma merül fel, akkor alapesetben a projektmenedzser az, akinek a végső árat meg kell fizetnie a kudarcért, vagy ez a kérdés ennél egy kicsit bonyolultabb?
A “Mi a projektmenedzser?” című bejegyzésünkben talál némi betekintést abba, hogy mi tartozik ebbe a szerepkörbe.
Vizsgáljuk meg a következő egyszerű forgatókönyvet:
Ön egy nagy integrációs projektet irányít, amelyben 10 különböző technológiai csoport vesz részt. Nyilvánvaló, hogy nem ismerheti és nem veheti kézbe az integrációs folyamat minden egyes aspektusát.
Kétségtelen, hogy sok más projektvezetőhöz hasonlóan hősiesen állítja, hogy minden, ami a projektben történik, az ön felelőssége, de vajon tényleg így van-e?
Van-e olyan pont, amikor olyan dolgok történhetnek az ön felügyelete alatt, amelyekért nem tudná és nem akarná vállalni a felelősséget?
Az elszámoltathatóság és a felelősség közötti különbség
Mi a különbség tehát az elszámoltathatóság és a felelősség között?
A szakirodalmi keresés rávilágít arra, hogy úgy tűnik, nincs egyértelmű és egyöntetű definíció az egyes kifejezésekre. Valójában egy felületes pillantás a dictionary.com-on világosan mutatja a zűrzavart, ahol az elszámoltathatóság definícióját a felelősség fogalmával is magyarázzák, és fordítva.
Az Oz-elv: Getting Results Through Individual and Organizational Accountability (Eredmények elérése egyéni és szervezeti elszámoltathatóság révén) című könyv szerzői szerint:
“A felelősséget lehet adni, de az elszámoltathatóságot vállalni kell. Más szóval, felelősséget lehet adni vagy kapni, sőt vállalni is, de ez nem garantálja automatikusan a személyes felelősségvállalást. Ami azt jelenti, hogy lehetséges, hogy felelősséget viselünk valamiért vagy valakiért, de mégsem vagyunk elszámoltathatóak.”
Ezt az értelmezést szem előtt tartva arra lehet következtetni, hogy a projektcsapat minden tagja lehet felelős (megbízás alapján), de az ő elszámoltathatósága attól függ, hogy mennyire elkötelezett és vállalja az elszámoltathatóságot.”
Nem vagyok elégedett ezzel a meghatározással, mivel kissé lazává teszi a dolgokat. Kaphatnak-e a projektvezetők “szabadulj a börtönből kártyát” arra az érvre alapozva, hogy a csapatuk nem élt az elszámoltathatóság elfogadásának jogával? Nekem nem tűnik helyesnek, ezért egy kicsit mélyebbre kell ásnunk.
Does Accountability Live at the Top of an Organization?
A Michael L Smith és James Erwin által készített “Role & Responsibility Charting (RACI)” című jó összefoglaló dokumentum biztosítja az általam keresett áttörést.
A szerzők a következő kiváló megállapítást teszik:
A vezetők és a felettesek nem felelősek mindenért a szervezetükben. A felelősségtérképezés biztosítja, hogy a felelősséget az a személy kapja, aki valóban elszámoltatható a konkrét munkáért.
Ez gyakran azt eredményezi, hogy a tevékenységekért való elszámoltathatóság lefelé kerül a legmegfelelőbb szintre.
Ez egy fontos pont. Az elszámoltathatóság nem feltétlenül a legfelsőbb szinten él, hanem a legmegfelelőbb szinten, annál a személynél helyezkedik el, aki elszámoltatható a munkáért.
A végső definíciók
A szerzők a következőképpen részletezik tovább a felelős és az elszámoltatható definícióit:
A felelős személy az a személy, aki végső soron felelős a tevékenységért vagy döntésért. Ez magában foglalja az “igen” vagy “nem” hatalmat és a vétójogot. Egy tevékenységhez csak egy felelős személy rendelhető.
A felelős személy az a személy(ek), aki(k) ténylegesen elvégzik a feladatot. A felelős személy felelős a cselekvésért/végrehajtásért. A felelősség megosztható. A felelősség mértékét a “felelős személy” határozza meg.”
A fenti meghatározások sokkal nagyobb fokú egyértelműséget biztosítanak, és könnyen érthetőek egy projektkörnyezetben. De ha visszavezetjük gondolatainkat a bejegyzésben korábban bemutatott forgatókönyvre, vajon most már jobban meg tudnánk állapítani, hogy kinek a hibája, ha a projekt nem teljesít?
A projekt szerepének és felelősségi körének egyértelmű meghatározása (egy részletes RACI-diagram közzétételével) nagyban hozzájárulhat a félreértések és félreértések kiküszöböléséhez.
A felelősségi körök és felelősségek előzetes meghatározása csak a kezdet, és ezt a szerepek és felelősségek egyértelmű kommunikációja és elfogadása kell, hogy kövesse a megbízottak részéről.
A hibáztatás és a hibák felosztása csak olyan környezetben virágozhat, ahol soha nem volt egyértelmű, hogy ki a felelős és ki a felelős. Ha ezeket nem kommunikálják megfelelően, akkor jó eséllyel Ön, a projektmenedzser lesz az, akitől a projekt szponzorának “kérem, magyarázza meg” megjegyzésére kell majd válaszolni.
Gondoljon bele!
Shim Marom
Shim Marom a quantmleap.com szerzője. Blogja arra tesz kísérletet, hogy a projektmenedzsment területét unortodox és szokatlan szemszögből vizsgálja, felhasználva a tudomány, a művészet és a filozófia legújabb eredményeit, hogy megvizsgálja és megmagyarázza a projektmenedzsment szakmában széles körben használt feltételezéseket és módszereket.
Ez a cikk Shim Marom tollából származik a quantmleap.com oldalról.