Hogyan rendezzük a papírmunkát | 8. rész:

Hogyan rendezzük a papírmunkát | 8. rész:

A nyár elején elindítottam egy blogsorozatot, amelynek célja, hogy segítsek leküzdeni az otthoni papírzűrzavart. Eddig a háztartási iratokat, a kézműves papírokat, a fontos dokumentumokat, a gyerekek iskolai papírjait, a konyhai papírokat, a bevásárlási papírokat és a szentimentális papírokat dolgoztuk fel. Ha követte a sorozatot és lépést tartott, akkor mostanra az otthonában lévő összes papírt szét kellene válogatnia, ki kellene tisztítania, értékelnie és tökéletesen megfelelő tárolórendszerekbe kellene foglalnia. Tudnod kellene, hol van minden, hogyan van rendszerezve, mi van rajta a címkén, és hogyan férhetsz hozzá… és a maradék papírokat már régen ki kellett volna dobnod vagy meg kellett volna aprítanod. Az összes papír az otthonában most már rendezett… vagy mégis? Azóta, hogy elkezdted ezt az utat, érkeztek új papírok? Van egy halom levél a pulton? Az idei iskolai tevékenységekről szóló regisztrációs papírok az asztalodon halmozódnak? Egy recept, amit épp most téptél ki egy magazinból, kiragasztva a hűtőre? Valószínűleg. Mert bár alaposan átnéztük az otthonában lévő összes papírt, arról még nem beszéltünk, hogyan kezelje a minden egyes nap érkező új papírokat. Ahhoz, hogy valóban kézben tartsd a papírmunkádat, és beilleszkedj a rendszerekbe, amelyek létrehozásán oly keményen dolgoztál, fel kell állítanod egy rendszert a háztartási papíráramlás kezelésére… vagyis arra, hogyan kerül egy papír az ajtótól oda, ahová végül is tartozik. Hadd mutassam meg neked a “Háztartási postaláda” rendszerünket, és végigvezetlek egy hasonló rendszer felállításán a saját otthonodban!

Ez a bejegyzés affiliate linkeket tartalmaz. A közzétételi & adatvédelmi szabályzatomat itt olvashatod el.

Az évek során némileg “ismert” lettem a parancsközpontjaimról. Az évek során felállítottam néhány nagyon klasszat, és még jó esély van rá, hogy ma azért olvasod a blogomat, mert a parancsközpontjaim funkcióit valahol máshol a weben találod. A “parancsnoki központokat” mindig úgy terveztem, hogy a családunk központi helye legyen, ahol nem csak a kalapok, táskák és cipők, hanem a fontos papírmunkák, teendők, családi naptárunk és egyebek is elférnek. Minden egyes központban mindig felállítottam egy szuper aranyos levél-/papírszervezési rendszert, amelyben általában mappák vagy elválasztók voltak az egyes családtagok számára, valamint más fontos kategóriák, mint például iratmegsemmisítés, szemét, irattár, katalógusok, nyugták stb.

Kansas Command Center | North Carolina Command Center 1 | North Carolina Command Center 2

De elárulhatok egy titkot? A legjobb szándékom ellenére, hogy lépést tartsak a szuper imádnivaló aktáimmal, sosem sikerült. Vagy a beérkező papírok (a postából, iskolatáskából stb.) kerültek a megfelelő mappákba, és aztán ott is maradtak, vagy a papírok eleve nem kerültek be a túl fáradságos rendszerbe (és ennek következtében csak felhalmozódtak a pulton). Végül ezek a rendszerek sosem jelentettek sokkal többet, mint szép képeket és kihasználatlan rendetlenséget az otthonunkban.

Amikor visszatekintek ezekre a rendszerekre, nem arról van szó, hogy a felépítésük vagy a funkcionalitásuk annyira nem volt megfelelő. Inkább csak bonyolultabbak voltak a kelleténél. Túl sok lépcsőfokot helyeztem az ajtó (ahol a papírok bejöttek) és a végső helyük (irattartó szekrény, szemetes, iratmegsemmisítő stb.) közé. Ahelyett, hogy a papírokat közvetlenül a szemetesbe tettem volna, a “Szemét” vagy az “Aprítás” mappába kerültek. Mivel a mappák annyira specifikusak voltak, sosem tudtam igazán megjegyezni, hogy Henry iskolai beiratkozása a “Henry” mappába vagy az “Irat” mappába került-e! Ennek eredményeképpen a papírok csak halmozódtak ezekben a parancsnoki központokban, ahelyett, hogy valóban foglalkoztak volna velük, és végül rendszerezték és hozzáférhetővé tették volna őket.

Ez ismerősen hangzik önnek? Valahol az út során vettél valami aranyos levélrendező rendszert, de soha nem tudtad működésre bírni? Van benne egy tucatnyi egy évvel ezelőtti papír, és semmi más? Vagy talán üres? Semmi baj… én is ezt csináltam… többször is! Csináljunk belőle egy olyan rendszert, ami működik, és amit használni is fog!”

Visszaszorítsuk a papírt

Mielőtt belemennénk a házba kerülő papír kezelésének apró részleteibe, hadd beszéljek először röviden a papírmennyiség csökkentéséről, amivel foglalkoznia kell. Egyre több dolog válik elérhetővé digitális formátumban, és javaslom, hogy amikor csak lehet, fogadja el ezeket. A bankszámlakivonatoktól és a számláktól kezdve az iskolai szórólapokon és a tevékenységekre való regisztráción, az utazási dokumentumokon és foglalásokon át a nyugtákig és a tranzakciótörténetig… ha lehetősége van papírmentes számlázásra vagy elektronikus kommunikációra jelentkezni, tegye meg egyszerűen azért, hogy csökkentse a papír mennyiségét, amelyet végül kezelnie kell.

1. lépés: Hozzon létre egy egységes háztartási postaládát

Még akkor is lesznek papírok, amelyek bejönnek a házba, és ki kell találnia, hogyan tud velük a legjobban bánni. Mindannyian tudjátok, hogy nagyon-nagyon vegyes érzéseim voltak Marie Kondo A rendrakás életmódváltó varázslata című könyvével kapcsolatban. De az egyik koncepció, ami igazán megfogott, és amit azóta is teljes szívemből elfogadok, az az egyetlen “háztartási postaláda” koncepciója, mindössze két szuper egyszerű kategóriával: “Cselekedni” és “Iktatni”. Amikor a lényegre térünk, minden olyan papírt, amelyet valóban meg kell őrizni, vagy örökre el kell iktatni (például az egyik rendszerbe, amelynek létrehozásán olyan keményen dolgoztunk), vagy rövid időn belül cselekedni kell (például egy számlát, amelyet vissza kell küldeni). Ezen a ponton tényleg nincs szükség további alkategóriákra. Azzal, hogy minden papírmunkát az otthonod egyetlen központi helyére irányítasz (és onnan elrakod), időt és fejfájást takarítasz meg azzal, hogy mindig pontosan tudod, hol vannak az új papírok egy adott pillanatban.

A jelenlegi otthonunkban felhagytam a “hagyományos” parancsnoki központ rendszerrel, mert, mint mondtam, sok olyan rendszert, amelyre korábban támaszkodtam, soha nem használtam (a jelenlegi házi elrendezésünket itt láthatod). Azonban a bejárati ajtó mellett van az irodám, ami tökéletes hely a “Háztartási bejövő dobozunknak”. Egyszerűen parancscsíkokat használtam, hogy két ilyen akasztós irattartó dobozt rögzítsek az IKEA Kallax tároló polcom oldalához. Vinillel és a Cricut Explore-ommal felcímkéztem őket, hogy jelöljem a két egyszerű kategóriát.

2. lépés: Tedd elérhetővé a szemetest

Ami a fenti képen nem látható, közvetlenül a két akasztós mappa alatt, az a szemetes. Ez olyan kézenfekvő megoldásnak tűnik, de fiam, ez sokat számít abban, hogy ne halmozódjon fel a papír. Ahelyett, hogy félretennénk a szemétbe kerülő papírokat, azonnal kidobhatunk mindent, ami nem tartozik az “Intézendő” vagy az “Iktatandó” kategóriába. #gamechanger

Az iratmegsemmisítésre váró papírokat is szerettük volna egy kicsit közelebb vinni a végső rendeltetési helyükhöz. Így kb. 4 lépésre az irattartó/szemétgyűjtő berendezéstől van az iratmegsemmisítőnk az íróasztalom egyik szekrényébe rejtve. Lassan, de biztosan egyre jobbak vagyunk abban, hogy a beérkező iratokat azonnal megsemmisítjük, de ha éppen nincs időnk (vagy nincs kedvünk kiüríteni az iratmegsemmisítőt!), akkor az iratmegsemmisítő mellett van egy irattartó doboz, amelyben mindent felfoghatunk a következő iratmegsemmisítésig.

Az, hogy a postaláda, a szemetes és az iratmegsemmisítő közel van egymáshoz, biztos módszer arra, hogy a papírhalmok ne halmozódjanak fel nem kívánt helyeken!

3. lépés: Gondoskodjon rendszeresen a postaládáról

Az irodám sarkában mostantól egyetlen háztartási postaláda van, ahová az összes beérkező papír összegyűlik, valamint a szemetes és az iratmegsemmisítő is a közelben van a papír azonnali megsemmisítéséhez. De mint minden más szervezési rendszer, ez is csak akkor működik és marad működőképes, ha rendszeresen gondozzák és karbantartják. Mint ilyen, a háztartási papíráramlás kezelésének következő lépése az, hogy a To Act és To File mappákat nagyon rendszeresen gondozza.

Hetente egyszer (javaslom, hogy ezt akkor tegye, amikor az étkezési tervet készíti vagy kitölti a heti tervezőjét), gondozza MINDEN Háztartási beérkező mappát. Kezdd az összes akcióköteles feladattal (mert azok általában időérzékenyebbek), és írj alá, postázz vagy küldj vissza mindent, ami a mappában van. Ezután távolítsa el az összes tartalmat az “Iktatandó” mappából, és helyezze át őket a végleges, állandóbb rendeltetési helyükre. Állandó rendeltetési hely? Tudod… mindazok a gyönyörű, racionalizált és funkcionális rendszerek, amelyeket már létrehoztunk, mint például a háztartási aktáink, az iskolai tárolódobozok, a fontos dokumentumokat tartalmazó mappa, a konyhai mappa stb. Mivel most már elvégezted a nehéz munkát, hogy tökéletes tárolórendszereket hozz létre mindenféle papír számára, így bármit, amit az “Iktatandó” papírok halmában találsz, elteszel, csak néhány percet vesz igénybe hetente!

Azzal érvelhetsz, hogy a “Iktatandó” mappára a Háztartási beadványok között egyáltalán nincs is szükség, így csak egy “Intézendő” mappa marad. A háztartástól függően ez nagyon is igaz lehet. Ha az Ön állandóbb papírrendszerei gyorsan és könnyen hozzáférhetőek, akkor minden bizonnyal megkerülheti az “Iktatni” mappát, és a megőrzendő dolgokat azonnal elrakhatja, amint azok a házba kerülnek. De a valóban működő háztartási papíráramlási rendszer kialakításának része az is, hogy ismerd önmagad. Én tudom… biztosan… hogy nem fogok minden egyes nap felszaladni és elrakni a megőrzendő papírokat. Persze, Henry engedélykérő lapja valószínűleg a Családi tevékenységek mappába kerül, amint hazaérkezik. De általában minden, amit meg kell őrizni, újra át kell nézni vagy tartósabban el kell helyezni, csak heverészni fog valahol, hacsak nem adok neki egy külön otthont. Azzal, hogy van egy központosított Háztartási bejövő dobozom, amelyben van egy “iktatásra” és egy “cselekvésre” komponens, képes vagyok arra, hogy a fontos papírokat távol tartsam a konyhapultomtól anélkül, hogy úgy érezném, hogy nap mint nap állandóan papírokat kell elszállítanom.

A lényeg… tartsd egyszerűnek… nagyon egyszerűnek… de azt is tedd, ami a legésszerűbb neked, az otthonodnak és a családodnak!

4. lépés: Építs szokásokat az új rutin köré

Bár a korábbi papírgyűjtési rendszereim kicsit túl bonyolultak voltak, azt is bevallom, hogy kihagytam az utolsó és legfontosabb lépést: építs új szokásokat a papíráramlási rutin köré. Ezt az utolsó lépést nem lehet figyelmen kívül hagyni, mert még egy központi postaláda esetén is a papírok előbb-utóbb kicsúsznak a kezünkből, ha nem foglalkozunk velük rendszeresen. Mint ilyen, ahhoz, hogy valóban kézben tartsa a papírokat otthonában, és végleg legyőzze a papírzűrzavart, be KELL építenie ezeket az új iktatási/szemétgyűjtési/aprítékolási/gondozási lépéseket a heti háztartási rutinjába. Ehhez: ütemezd be a határidőnaplódba, állíts be ébresztőt a telefonodon, hozz létre vizuális kiváltó okokat (például ha a dosszié túlságosan tele van, akkor egy délutánt azzal kell töltened, hogy kiürítsd). Bármi is működik neked… szoktasd hozzá magad ahhoz, hogy nagyon rendszeresen áthelyezd a papírjaidat a Háztartási bejövő dobozodból a végleges tárolási megoldásaidba. Ezenkívül, ha van családod, akkor be kell tanítanod őket az új rendszeredre, és együtt kell dolgoznotok rajta, amíg mindenki kiveszi a részét az iktatásból, a szemétbe dobásból, az aprításból és a tárgyak szükség szerinti elrakásából.

Milyen a háztartási papíráramlásunk?

Amikor levelek vagy más véletlenszerű papírok kerülnek ki a táskámból vagy Greg táskájából, azonnal az irodába kerülnek. A szemétbe dobható papírokkal azonnal foglalkozunk, a többit pedig elrakjuk “Iktatásra” vagy “Intézkedésre”. Henry iskolai papírjait kissé másképp kezeljük. Minden fontos dolog valóban a háztartási postaládánkba kerül, de az elkészült iskolai munkái azonnal a saját, külön erre a célra szolgáló “postaláda” kosarába kerülnek, hogy külön válogassák és rendszerezzék őket (itt láthatod bővebben, hogyan csinálom). Minden vasárnap, miközben összeállítom az étkezési tervünket, megrendelem az élelmiszereket és frissítem a naptárunkat az előttünk álló hétre, mindkét fájlt a Household Inboxban tartom. Először az akcióelemekkel foglalkozom, és utána teszek el mindent a “To File” mappába. Ahogy vasárnap estére az összes szennyest elpakolom, a célom mindig az, hogy a hétfőt frissen, üres postaládával kezdjem!

Household Inbox termékek, amelyeket szeretek

Ezeket a termékeket használtam (és szeretem!) a háztartási postaládánk összeállításához!

Itt van még néhány termék, amit érdemes figyelembe venned, amikor kialakítod a papíráramlást otthonodban!