Mit jelent a CC az e-mailben, és mikor kell használni
Amikor az e-mail felváltotta az irodai kommunikáció hagyományos formáit, átvette a papír alapú memorandumok meglévő nyelvezetét. Az irodai asszisztensek régebben a levelezést szénpapírra gépelték, így automatikusan készült egy szénmásolat, amelyet aztán el lehetett küldeni egy második címzettnek. Ez kiküszöbölte, hogy ugyanazt a dokumentumot többször kelljen begépelni.
A szénmásolat – vagy ismertebb nevén a “CC” – kifejezés ma már az e-mail szaknyelv szerves része. És bár nincs kézikönyv arról, hogyan és mikor kell használni, van néhány bevált gyakorlat, amelyet érdemes szem előtt tartani, mielőtt kitölti a CC mezőt és a “küldés” gombra kattint.”
Hogyan használja a CC-t a Gmailben
A CC használata a jelenlegi e-mail nyelvben azt jelenti, hogy nemcsak a “Címzett” mezőben szereplő elsődleges címzettnek, hanem egy vagy több másodlagos címzettnek is elküldi az e-mailt. A Gmailben egy e-mailben akár 100 címzettet is CC-zhet.
A CC-mező kitöltéséhez a Gmailben:
- Kattintson az Összeállítás gombra egy új üzenet megnyitásához.
- Töltse ki a Címzett mezőt az elsődleges címzett e-mail címének beillesztésével.
- Kattintson a CC-re az e-mail-összeállító jobb felső sarkában.
- Töltse be a másodlagos címzettek e-mail címét.
Amint a Küldés gombra kattint, az e-mail elküldésre kerül mind az elsődleges címzettnek a Címzett mezőben, mind a CC mezőben szereplő e-mail címzetteknek. Minden címzett láthatja az összes többi e-mail címet, ezért győződjön meg róla, hogy rendelkezik a kapcsolattartók adatainak megosztásához szükséges hozzájárulással.
Mikor használja a CC-t egy e-mailben
Míg a CC hasznos eszköz mind az időmegtakarítás, mind a kommunikáció javítása szempontjából, gyakran túl nagyvonalúan használják, néhány alapvető kommunikációs etikett megfelelő figyelembevétele nélkül. Ezért a mi listánk arról, hogy mikor érdemes a CC-t használni, viszonylag rövid:
Ha a címzetteket folyamatosan tájékoztatni szeretné
Az emberek “tájékoztatása” során óvatosan járjon el. Ha túlzásba viszi a használatát, akkor azt kockáztatja, hogy túl sok e-maillel árasztja el a címzetteket, amelyeket egyszerűen nem fognak elolvasni.
Gondolja át, hogy minden egyes címzettnek valóban szüksége van-e a másolatra. Olyan információt tartalmaz-e az e-mail, amelyre szüksége van, vagy csak egy újabb e-mailt teszel a postaládájába?
Általános szabályként azt javasoljuk, hogy a következő személyeket kell tájékoztatni:
- Azokat a vezetőket vagy kollégákat, akik kifejezetten kérik, hogy minden vagy bizonyos kommunikációról kapjanak CC-t.
- A csapat azon tagjai, akiket folyamatosan tájékoztatni kell egy projektről.
Ha bemutat egy kapcsolatot
Ha valakinek e-mailt küld, hogy bemutassa egy másik kapcsolatnak, azt szeretné, ha mindkét fél látná az e-mailt, hogy utána folytatni tudják a beszélgetést. Önön múlik, hogy itt a Címzett vagy a CC mezőben adja hozzá az új kapcsolatot, bár a CC használata teljesen elfogadható.
Mikor ne használja a CC-t egy e-mailben
A zsúfolt postaládák valódi problémát jelenthetnek a hatékonyság szempontjából, és természetes, hogy az emberek a sürgősebb e-maileket előnyben részesítik azokkal a levelezésekkel szemben, amelyekre csupán CC-t kaptak. Ha rutinszerűen CC-vel látja el az egyik kapcsolattartóját a szélesebb körű levelezésben, akkor nemsokára az illető egyáltalán nem fogja elolvasni az e-maileket. Ez azt eredményezheti, hogy közben fontos információkról maradnak le.
Legyen óvatos ezzel a funkcióval, nehogy feleslegesen CC-zze az embereket, és több levéllel árassza el őket, mint amennyire szükségük van.
Ha nincs meg a megfelelő beleegyezés
A CC’ing nagyvonalú és meggondolatlan használata nem kívánt problémákat okozhat.
Tegyük fel, hogy egy kollégával e-mailben kommunikál, majd hirtelen úgy dönt, hogy egy másik kollégának is hasznos lehet, ha bekapcsolódik a témába. Mielőtt egyszerűen CC’ing-elné őt a következő válaszában, előbb kérje ki mindkét fél engedélyét. Lehet, hogy a meglévő szál mélyén olyan érzékeny információk vannak, amelyeket az új kapcsolatnak nem lenne szabad látnia.
Ha választ vagy cselekvést vár
Figyeljen arra, hogy csak olyan címzetteket küldjön CC-be, akiktől nem vár választ vagy közvetlen cselekvést – valójában a legtöbb e-mail címzett automatikusan azt feltételezi, hogy nincs szükség semmilyen cselekvésre a részéről, ha csak CC-be küldte őket. Ha azt szeretné, hogy a címzett válaszoljon vagy cselekedjen, akkor technikailag a Címzett mezőbe kell írni.
Mielőtt megnyomja a küldés gombot, nézze meg a CC mezőt, és gondolja át, hogy mit vár az egyes címzettektől. A válaszoktól függően fontolja meg, hogy a megfelelő kapcsolatokat inkább a Címzett mezőbe helyezi át.
Ha zavarba akar hozni valakit, vagy be akar bizonyítani valamit
Nem szokatlan, hogy az emberek cinikus okokból használják a CC mezőt.
Elképzelhető, hogy kapott már dühös e-mailt egy kollégájától, amelybe a főnökét is belemásolta. Vagy lehet, hogy a főnöke szólította fel egy intézkedése miatt, és kísértésbe esett, hogy bebizonyítsa, hogy már be volt másolva a vonatkozó levelezésbe.
A CC mező passzív-agresszív vagy pontgyűjtő céllal történő használata nem jó gyakorlat, és hagyja békén.
Ha sok címzettet szeretne bemásolni
A CC-mező túlnépesítése rendkívül zavaró lehet bármelyik címzett számára, aki megnyit egy új e-mailt, ezért ideális esetben a CC-mezőt legfeljebb három vagy négy címzettre korlátozza. Ha ennél több, akkor érdemes megfontolnia az egyesített levelezést vagy hírlevélszoftver, például a Mailchimp használatát.
Kiegészítő olvasmányok:
Miért csökkenti a bizalmat, ha minden e-mailben CC-t ír a főnökének
Sok alkalmazottnak előfordult már, hogy az aznapi e-mailjeiken dolgozva CC-t írt a főnökének egy kollégának küldött üzenethez. Ez nem rosszindulatból történik – csak próbálnak mindenkit tájékoztatni.
Mi a baj ezzel?
Egy 584 ember bevonásával készült tanulmány szerint 345 ember azt mondta, hogy kevésbé bízik a munkatársában, ha az CC’d a főnökét egy e-mailben. A tanulmány arra is rámutatott, hogy a szervezeti kultúrán belüli bizalom valószínűleg alacsony, ha ez gyakran előfordul.
Ezt szem előtt tartva, még ha jó szándékkal is, gondolja meg, mielőtt másolja a főnökét egy munkatársának küldött e-mailben. Hacsak nem kérték, vagy nem feltétlenül szükséges, a kolléga nem biztos, hogy értékelni fogja.
Mindig duplán ellenőrizze a korábbi válaszok szálait
Az utolsó dolog, amit egy e-mail-láncban tenni szeretne, hogy duplán válaszol, vagy olyan pontokat hoz fel, amelyeket már felvetettek és megvitattak. Ez bevallottan gondot okozhat, különösen azért, mert a CC szálak nevetségesen hosszúra nyúlhatnak.
Ezzel együtt, egy gyors átfutás a korábbiakról értékes időt takaríthat meg a későbbiekben. Már így is rengeteg időt töltünk naponta az e-mail postaládánkban, ezért fontos, hogy Ön is és a kollégái is tegyenek azért, hogy csökkentsék az ismétlődő e-maileket.
A CC típusok, amelyeket el kell kerülnie
A CC-knek több típusa is van, amelyeket érdemes elkerülnie – íme egy bontás:
A szociális lustaság
A típust ismeri. Olyan e-maileket küldenek neked, amelyeknek alig van értelme, és csak néhány szót tartalmaznak. A szociális lajhár azt sem tudja, hogy létezik CC. És itt van a probléma: a kérdésekre kontextus nélkül válaszolnak vagy kérdeznek. Ez a kommunikációs minta rendkívül hatástalan, és mindenki idejét pazarolja. Ne legyen ilyen ember. Ha pedig ismer egy Social Sloth-ot, próbálja meg finoman oktatni őt a CC-zés legjobb gyakorlataira, és ragaszkodjon hozzá, ha nem érti meg azonnal.
A nagyfőnök
A nagyfőnök nem a valódi főnök – csak azt hiszi, hogy az. Gyakran csak magukra figyelnek, és fegyverként használják a CC-t azzal, hogy mindenkit bemásolnak minden e-mailbe – így biztosítva, hogy mindenki mindent lásson. Ismétlem, ez nem a legjobb gyakorlat, és kerüld a CC ilyen módon történő használatát. Használd bölcsen, és csak akkor, ha produktív.
A legjobb barát főnök
A legjobb barát főnök valójában a főnök, de a barátod akar lenni, és azt akarja, hogy tudd, hogy ők csak a csapat részei. Ez akkor válik problémássá, ha mindenkit minden e-mailbe belevesznek, hogy ezzel próbálják erősíteni a csapatszellemet, és biztosítsák, hogy senki sem marad ki. A valóságban ez ahhoz vezet, hogy a csapatban mindenki felesleges e-maileket kap, és időt pazarol arra, hogy átválogassa őket. Bizonyára vannak hatékony módszerek az együttműködésen alapuló munkakultúra előmozdítására, de a túlzott CC’ing nem tartozik ezek közé.
Takarékosan használd
A legtöbbünk anélkül folytatja a mindennapi e-mail levelezést, hogy túl sokat gondolkodna rajta. Rendszeresen használjuk a CC-t, hogy fedezzük magunkat, és hogy mindenki “képben legyen”, akár szükség van rá, akár nem.
De legközelebb, amikor megír egy e-mailt, szánjon rá egy percet, hogy átgondolja, hasznos vagy szükséges-e a CC-zés. A CC egy nagyon hasznos eszköz, de csak akkor, ha takarékosan és megfontoltan használja. Olvassa el a BCC e-mailben való használatáról szóló bejegyzésünket, ha egy másik fontos e-mail küldési funkciót szeretne megérteni.
Kiegészítő olvasmányok:
Upgrade Your Gmail Account with Right Inbox
Amilyen jó is a Gmail – és ne értsen félre minket, mi szeretjük a Gmailt -, vannak dolgok, amiket egyszerűen nem tud a dobozból kivéve. Itt jön a képbe a Right Inbox. A Right Inbox segítségével a Gmail felületét termelékenységi erőművé alakíthatja olyan funkciókkal, mint az e-mail nyomon követés, az e-mail sablonok és az e-mail emlékeztetők.
Az e-mail nyomon követés például lehetővé teszi, hogy megtudja, ki és mikor nyitotta meg az e-mailjeit, míg az e-mail sablonok funkcióval sablonokat állíthat be, amelyeket bármikor könnyedén beilleszthet egy e-mailbe, így nem kell aggódnia amiatt, hogy újra és újra ugyanazokat az e-maileket írja meg.
Jól hangzik? Kattintson ide a Right Inbox for Gmail telepítéséhez.