Mit jelentenek a változó kiadások?

Mit jelentenek a változó kiadások?

Minden üzleti költségvetésben talál bizonyos kiadásokat, amelyek hónapról hónapra drámaian változhatnak. Ezek a változó kiadások, és ezek teszik ki a kisvállalkozások kiadásainak nagy részét (ellentétben a fix költségekkel, amelyek minden hónapban ugyanazok maradnak). A változó kiadások mögött álló ingadozó összegek miatt nehéz – de nem lehetetlen – tervezni velük a vállalkozás költségvetésében.

A változó kiadások tervezése nem egzakt tudomány, de van néhány trükk, amellyel biztosíthatja, hogy ezek nem siklatják ki vállalkozása pénzügyeit. Mielőtt azonban belemennénk a hogyanokba, szerezzünk egy szilárd változó költségdefiníciót, és tisztázzuk a különbséget a vállalkozás költségvetését befolyásoló három költségtípus között: a változó költségek, a diszkrecionális költségek és a fix költségek.

Példák az egyes típusú üzleti költségekre

Azért, hogy jobban megértse a különbséget a változó költségek és az egyéb típusú üzleti költségek között, nézzünk néhány példát. Ez segít tisztázni, hogy mik a fix költségek, a változó költségek meghatározása, és lehetővé teszi, hogy megértse a diszkrecionális költségeket is:

Fix költségek:

• Bérleti díj
• Biztosítási kifizetések
• A legtöbb kölcsön kifizetése
• Díjak és előfizetések
• Éves fizetések

Változó költségek:

• Közüzemi díjak
• Autóhasználati költségek, mint például üzemanyag és karbantartás
• Irodaszerek
• Professzionális szolgáltatások óradíja
• Az órabéres alkalmazottak bérszámfejtése

Diszkrecionális kiadások:

• A legtöbb étkezési és reprezentációs költség
• A kliensek ajándékai
• Munkatársi partik és bónuszok

Egyszerűen fogalmazva, a változó kiadások definíciója olyan költségek, amelyek változnak; egy fix költség hosszú időn keresztül ugyanaz marad; a diszkrecionális kiadásokra pedig úgy gondolhatsz, mint a “nice-to-haves”.”

A változó költségek többet jelentenek, mint a működési költségek

Az egyik megjegyzendő dolog, hogy a fenti listák a működési költségekre összpontosítanak, de a változó költségek általában mindennél jobban befolyásolják az eladott áruk költségét. Ha vállalkozása terméket állít elő, tisztában kell lennie az előállítás változó költségeivel.

Miért fontos ez? Az előállítás változó költségei közvetlen hatással vannak a nullszaldópontodra. A vállalkozásod nullszaldópontja az, hogy mennyi pénzt kell keresned ahhoz, hogy fedezd a havi költségeidet. Amiről üzlettulajdonosként tudod, mennyire fontos, hogy többet keress, mint amennyit elköltesz.

Hogyan befolyásolják a változó költségek az üzleti költségvetésemet?

Most, hogy jól megértettük a változó költségek definícióját és az üzleti költségek egyéb típusait, nézzük meg, hogyan befolyásolják a változó költségek az üzleti költségvetését.

A változó költségekben az a jó, hogy könnyen módosíthatja a termelés változó költségeit az értékesítés vagy a termelés visszaesésére reagálva… valójában általában maguktól alkalmazkodnak, mert amikor a termelés lelassul, megszűnnek ezek a költségek. Az általános változó költségeket – mint például a fent felsoroltakat – nehezebb kiigazítani. Ez azt is jelenti, hogy nehezebben tervezhetőek a költségvetésben.

Nézzünk egy olyan példát a változó költségekre, amely mindannyiunknak ismerős lehet: a villamosenergia-költségek. Attól függően, hogy hol lakik, és milyen lehetőségei vannak a fűtési forrásokra, a villanyszámlája az év enyhébb hónapjaiban 100 dollár/hó körül mozoghat, a nyár és a tél legzordabb időszakaiban pedig 300 dollár/hó fölé emelkedhet.

A változó éghajlati viszonyok szintén hatással vannak ezekre az amúgy is változó kiadásokra. Előfordulhat, hogy egy-két évig nagyon enyhe téli időjárás van, hogy aztán a semmiből egy véget nem érő tél csapjon le rá.

Bár tehet lépéseket – például intelligens termosztátot használhat -, hogy csökkentse az áramért fizetett összeget, ezt a változó kiadást nagyrészt nem tudja befolyásolni. Ez frusztráló, hiszen egy váratlanul nagy villanyszámla pusztítást végezhet a költségvetésében, különösen, ha egybeesik egy bevételi visszaeséssel. (És ha például hőmérséklet-érzékeny árut gyárt, nem olyan, mintha egyszerűen fűtés vagy hűtés nélkül tudna pénzt megtakarítani – és biztosak vagyunk benne, hogy a dolgozói egyetértenének ezzel, függetlenül attól, hogy milyen munkát végez.)

Hogyan lehet ezt orvosolni?

5 mód arra, hogy csökkentse a változó kiadások hatását a költségvetésére

A fenti példában néha úgy csökkentheti a változó kiadások hatását, hogy megkéri a szolgáltatóját, hogy havonta egy fix összeget fizessen. (Megtévesztően egyszerű, de valóban hasznos.) Ez a fix összeg az előző 12 hónap számláinak átlagán alapul. Sok közüzemi szolgáltató kínálja ezt a lehetőséget, hogy segítse ügyfelei költségvetését, de az átlagos fizetési lehetőség nem lesz elérhető minden változó kiadásra az Ön költségvetésében.

Az átlagos fizetési koncepciót azonban továbbra is használhatja arra, hogy csökkentse a változó kiadások hatását a költségvetésére. Íme, hogyan:

• Meghatározhatja a költségvetésében szereplő minden egyes változó kiadás éves átlagát. Amikor egy változó kiadás éves átlagát határozza meg, kerülje a kísértést, hogy csak az elmúlt 12 hónapot nézze. Szánjon időt arra, hogy három év változó kiadásainak átlagát vizsgálja meg. Ez segít figyelembe venni azokat a rendellenességeket, amelyek hatással lehetnek egy adott kiadás átlagára. Hacsak nem tett lépéseket egy változó kiadás tartós csökkentésére, akkor az óvatosság oldalára álljon, és használja a legmagasabb átlagos összeget.

• Adjon hozzá egy puffert. Miután meghatározta az egyes változó kiadások átlagát, adjon hozzá egy puffert. Egy 3-5%-os puffer bőven elegendőnek kell lennie az áremelkedések és a legtöbb olyan anomália fedezésére, amely a kiadás tekintetében kiugró évet eredményez. Ha igazán óvatos akar lenni – és ha a költségvetése elbírja -, számoljon be egy 10%-os puffert.

• Kövesse nyomon a tényleges kiadásait. Minden hónapban hasonlítsa össze az egyes változó kiadások tényleges kiadásait a költségvetésben szereplő összeggel. Jegyezze meg, hogy az egyes kiadási kategóriák esetében a költségvetésen felül vagy alul teljesített-e. Ha üzleti könyvelőszoftvert használ, keressen egy eredmény és költségvetés összehasonlító jelentést. Ez a jelentés általában testre szabható úgy, hogy elvégezze Ön helyett a dollárösszeg növekedésének vagy csökkenésének kiszámítását, így egy pillantással láthatja, hogy a költségvetés felett vagy alatt volt-e, anélkül, hogy magának kellene a matematikát elvégeznie.

• Hozzon létre egy megtakarítási számlát a változó kiadásokra. Ez a folyamat döntő fontosságú lépése. Minden hónapban, amikor valamelyik változó kiadás tekintetében a költségvetés alatt marad, a többletet helyezze át a változó kiadásokra szolgáló üzleti megtakarítási számlájára. Ezáltal egy olyan tartalékot hoz létre, amelyből azokban a hónapokban is meríthet, amikor a kiadásaid magasabbak a szokásosnál. Tegyük fel például, hogy a villanyszámlája átlagosan 375 $/hó. Enyhe tél van, így a tényleges villanyszámlája 355 dollár volt januárban és 325 dollár februárban. A március azonban bejön, mint az oroszlán, és egy váratlanul fagypont alatti hőmérsékletű hét eredményeképpen a márciusi villanyszámla 445 $ lesz, miközben a márciusi számla általában közelebb van a 245 $-hoz. A legtöbb vállalkozó az előző évi tényleges kiadások alapján tervezi változó kiadásait. Mivel azonban Ön átlagosan 375 $/hó áramköltséget tervez (130 $-ral többet, mint a szokásos márciusi villanyszámlája), és mivel a januárban (20 $) és februárban (50 $) a villanyszámlára betervezett többletpénzt a változó kiadásokra szolgáló megtakarítási számlájára tette át, elegendő pénze van a váratlanul magas márciusi villanyszámlára. Ha márciusra csak a “normál” villanyszámlára szánt 245 dollárt tervezte volna be a költségvetésbe, akkor gyorsan kellett volna előteremtenie további 200 dollárt. Egy nagyon kisvállalkozás, vagy egy olyan vállalkozás esetében, ahol a bevételek visszaesése tapasztalható, ez nagyon nehéz lehet.

Nyisson most üzleti megtakarítási számlát, ha még nincs

• Évente értékelje újra változó kiadásait. Lehet, hogy kísértésbe esik, hogy minden évben ugyanazokat a változó kiadásokra vonatkozó előrejelzéseket használja a költségvetésében, különösen akkor, ha tisztességes összeget takarított meg a változó kiadások megtakarítási számláján. Kerülje ezt a kísértést. Minden évben újra kell értékelnie változó kiadásait. Különösen azokban a kiadási kategóriákban, ahol a közüzemi szolgáltatásoknál kicsit nagyobb a kontrollja – mint például az autóhasználat költségei -, van lehetőség arra, hogy stratégiai változtatásokat hajtson végre a kiadások ellenőrzésére.

Hasznos tipp: Az összes változó kiadás rögzítése a költségvetésben

A legtöbb költségvetési sablon úgy van kialakítva, hogy megfeleljen egy tipikus vállalkozás számlakeretének. Ez azt jelenti, hogy a fix költségek, a változó kiadások és a diszkrecionális kiadások szétszóródnak a sablonban. Ez az elrendezés nagyon megkönnyíti a tényleges számok összehasonlítását a költségvetésben szereplő számokkal (emlékszik a korábban említett eredmény és költségvetés összehasonlító jelentésre?), de azt is megkönnyíti, hogy a változó és diszkrecionális kiadásokat “átnézze” a költségvetési számok meghatározásakor.

Amikor először állítja össze üzleti költségvetését, kezdje a kiadások típusonkénti (fix, változó és diszkrecionális) felsorolásával. Miután meghatározta az egyes kiadások megfelelő összegét, ezeket az összegeket beillesztheti a költségvetési sablonjába, így minden hónapban készen áll a költségvetés és a tényleges számok összehasonlítására.

Röviden, a legjobb módja annak, hogy felkészüljön a változó kiadások hatásának mérséklésére, az, hogy figyelmet fordít a múltban felmerült költségekre, és felkészüljön egy pufferrel vagy némi megtakarítással, hogy a jövőben gondoskodjon róluk. Az átlagok jó mutatói annak, hogy hová juthatsz, így nem érhet meglepetés – és folyamatosan figyelj, hogy ne sokkoljanak a változások.

Tényleges változó kiadások csökkentése

Fentebb a változó kiadások költségvetésre gyakorolt hatásának csökkentésére összpontosítottunk, de mi van akkor, ha olyan helyzetben vagy, hogy csökkentened kell a tényleges változó kiadásaidat? Ha vállalkozása a kiszámíthatóság hiányával küzd, vagy költségcsökkentésre van szüksége, akkor a teljes változó költségeit csökkentheti.

Míg fent a villamos energia példáját használtuk, a legtöbb változó költségét a termék tényleges előállítása körül találja. A munkáról és a felhasznált anyagokról van szó, és ha csökkenteni kell a költségeket, akkor elemeznie kell ezt a folyamatot, és meg kell vizsgálnia, hogy van-e mód arra, hogy a költséghatékony változtatások után is hasonló teljesítményt tudjon előállítani. Példák:

1. Munkaerő. Van-e olyan dolog, amit automatizálni vagy kiszervezni lehet, ami nem befolyásolná a minőséget? Tudja-e növelni a munkaerő hatékonyságát, nagyobb teljesítményt elérve, ha bizonyos eszközöket vagy szolgáltatásokat biztosít számukra?
2. Anyagok. A legköltséghatékonyabb anyagokat használja? Tud-e ömlesztve vásárolni? Ha jobb anyagokat vásárolna, kevesebb problémája lenne a termékével a későbbiekben?
3. A termék vagy szolgáltatás értékelése. Sok vállalat kínál különböző termékeket és szolgáltatásokat. Lehet, hogy csomagban árulja a dolgokat, de a csomagnak csak egy része az, ami valóban bevételt termel. Ki kellene iktatnia bizonyos funkciókat? Van-e mód arra, hogy a terméket vagy szolgáltatást gyorsabban nyújtsa?

Ne feledje, hogy csak azért, mert valamit mindig is egy bizonyos módon csináltak, még nem jelenti azt, hogy ez a helyes út. Ahogy a vállalkozások növekednek, túlterheltté válhatnak, és általában nincs időnk arra, hogy a jelenlegi rendszereket és folyamatokat annyira szétszedjük, amennyire szeretnénk. Tekintettel azonban arra, hogy a piac mennyit változhat és a költségek mennyit fejlődhetnek, ez tényleg segíthet vállalkozásának azonosítani azokat a területeket, ahol a változó kiadásokon spórolhat.

A változó kiadások befolyásolják a költségvetését… de nem szabad, hogy tönkretegyék

Fusztráló, ha kialakítunk egy tervet, és aztán az Ön által nem befolyásolható körülmények eltérítik a tervünket. Ez az egyik oka annak, hogy sok kisvállalkozó teljesen elkerüli a költségvetés készítését. Különösen, ha a legtöbb üzleti kiadása változó – ahogy ez gyakran előfordul a nagyon kisvállalkozásoknál -, lehetetlennek tűnhet egy pontos költségvetés összeállítása.

Most, hogy van egy világos változó kiadásdefiníciója, egy kis tervezéssel még a legingadozóbb változó kiadásokat is könnyedén figyelembe lehet venni a költségvetésben. Ha puffert épít egy üzleti megtakarítási számlán, hogy átvészelje azokat a hónapokat, amikor a változó kiadásai magasabbak a tervezettnél, akkor a költségvetése a terveknek megfelelően alakul, és megvédi a pénzforgalmát. A változó kiadásokra vonatkozó költségvetésének évenkénti újraértékelése segít a megtakarításokra és egyéb fejlesztésekre alkalmas területek azonosításában.