Számlák vs. nyugták vs. számlák: Mi a különbség?
A számlák, a nyugták és a számlák csak néhány olyan számviteli dokumentumtípus, amelyet vállalkozása rendszeresen használhat. Van egy sor más, például proforma számlák, jóváírási számlák, előlegszámlák, becsült számlák és még sok más. Ebben a cikkben azonban a számlákra, nyugtákra és számlákra fogunk összpontosítani, mivel sok felhasználó összezavarodik a különbségek miatt, és hogy melyiket küldje ki.
Mi az a számla?
Egyszerűbben fogalmazva, a számla egy olyan dokumentum, amelyet egy vállalkozás állít ki az ügyfélnek. Ez tartalmazza az eladott termékeket vagy szolgáltatásokat és a fizetendő pénzösszeget. A számlák fizetési felszólításként szolgálnak, és azt megelőzően küldik el, hogy az ügyfél fizetést teljesítene. Arra szolgálnak, hogy hatékonyan nyomon kövessék az eladott tételeket, azok árát, az adókat és a tranzakcióval kapcsolatos egyéb információkat. Általában a számlákat a szolgáltatás vagy az áru leszállítása után állítják ki, miközben a fizetés még nem történt meg. A számlákat régebben széles körben nyomtatták ki és küldték el postán vagy faxon. Azonban 2021-ben és azon túl az e-mailben pdf formátumban küldött online számlák költséghatékonyabb, kényelmesebb és környezetbarátabb megoldást jelentenek. A számlák nyomon követése egyetlen egységes számlázási rendszerrel segít csökkenteni a könyvelés és a jelentéstétel körüli adminisztrációt.
Mi az a számla?
A számla az ügyfél által fizetendő esedékes összeget tartalmazza. Amikor egy vállalkozás számlát küld az ügyfélnek, az ügyfélnek a számla adatait számla formájában kell beírnia a foglalási rendszerébe. A számla a kifizetések előtt jön létre.
Mi az a nyugta?
A nyugta a fizetés visszaigazolása. Ez a dokumentum igazolja, hogy az ügyfél átvette az árut vagy a szolgáltatást. A vásárló a nyugtát az áruk vagy szolgáltatások teljesített kifizetésének bizonyítékaként használhatja. A nyugtákat a fizetés teljesítése után digitális vagy papír formátumban adják át az ügyfeleknek. Ez a dokumentum a hagyományos és az e-kereskedelmi vállalkozásoknál egyaránt gyakori, és fontos bizonyíték arra az esetre, ha a termékkel kapcsolatban bármilyen probléma merülne fel. Az eladó a nyugtával ellenőrzi, hogy az áru cseréjére vagy visszaküldésére vonatkozó követelések megalapozottak-e.
Számlák, számlák és nyugták: a legfontosabb különbségek
A számla és a számla közötti fő különbség attól függ, hogy ki küldi a dokumentumot. Ha a dokumentumot egy vállalkozás vagy magánszemély (például egy szabadúszó) küldi ki egy másik vállalkozásnak, amelytől ellenszolgáltatást kér, akkor az számla. A számla címzettjei vagy a számlát kapó vállalat azonban a számlát számlának nevezi, vagy külön számlát készíthet a tranzakciót bemutató és a könyveiben rögzítő számláról.
A másik fő különbség a két kifejezés között az, hogy amikor a számlát kiküldik, a vállalat vagy a magánszemély fizetést kér, és gyakran határidőt vagy fizetési feltételeket ad az ügyfélnek a számlán. Ezzel szemben a számlát közvetlenül a fizetés után vagy közvetlenül előre, a szolgáltatás vagy termék igénybevétele és a fizetés feldolgozása során rögzítik.
Gondoljunk csak arra, hogy elmegyünk vásárolni, és kapunk egy számlát egy üzletből. Az üzlettulajdonos inkább azonnal szeretne fizetni, minthogy számlát állítson ki, és egy későbbi időpontban várjon fizetést.
A nyugta viszont a fizetés bizonyítéka. Nem számla a fizetésről vagy számla, ahol a fizetés egy későbbi időpontban esedékes, hanem annak bizonyítéka, hogy az előzetesen megtörtént (a fizetés). Tehát hasonlít a számlához és a számlához is, de a fizetés már megtörtént.
Mint látja, könnyű összekeverni mindhárom kifejezést, de van néhány egyértelmű különbség, amire érdemes odafigyelni. Érdemes azt is észben tartani, hogy rendszerünk mindhárom lehetőséget kínálja Önnek, ha úgy dönt.
Hogyan kell számlát kiállítani?
Ha számlázószoftverrel kíván számlát kiállítani, akkor néhány adatot ki kell töltenie.
Itt vannak a főbb részletek:
- Az eladó adatai (Az Ön cégének neve, ÁFA-azonosító (ha van), az Ön cégének címe, bankszámla és SWIFT, amelyre a fizetést kell teljesíteni)
- A vevő adatai (Az Ön ügyfelének cégneve, ÁFA-azonosító (ha van), az ügyfél címe)
- Számla bejegyzések (termék neve, mennyiség, nettó árak, adókulcs
- Fizetési adatok (fizetési típus, esedékesség, rendelésszám)
- Pénz, árfolyam (egyéni vagy nemzeti banki árfolyam)
Azért, hogy időt takarítson meg a jövőben ugyanazon ügyfelek számára történő számlakészítésnél, létrehozhat egy ügyfelet a számlázó szoftverben, és előre kitöltheti a számlaadatokat.
Az egyszeri számlák mellett létrehozhat ismétlődő számlákat is, és azokat a hónap egy adott napján küldheti el.
