Távmunka szabályzat munkáltatóknak (PDF mintával)
Az otthonról történő munkavégzés terjedésével egyre fontosabbá válik, hogy az egyes felek megállapodásait, követelményeit és felelősségét írásban rögzítsük egy távmunka szabályzat vagy “Otthoni munkavégzés” megállapodás részeként. De mit kell tartalmaznia egy ilyen szerződésnek, és miért van rá szükség?
Mi az a távmunka szabályzat?
A távmunka szabályzat lehet egy, az egész szervezetre kiterjedő dokumentum, amely rögzíti a távmunkával kapcsolatos szabályokat és előírásokat, vagy egy meglévő munkaszerződés kiegészítése, amely felsorolja az új követelményeket és felelősségeket, ha egy munkavállaló távmunkába áll.
Különösen a második eset aktuálisabb, mint valaha, mivel a COVID-19 és annak a munkaerőre gyakorolt hosszú távú hatásai miatt szervezetek ezrei térnek át a távmunkát támogató munkakörnyezetre.
A hivatalos távmunkapolitika részeként átnézné a munkaidő módosításait, a munkamegállapodás hatályát, a távmunkás feladatait, amelyeket az irodán kívüli munkavégzéssel töltött napjaik során be kell tartaniuk, és ami még fontosabb, szabályozza a szürke területeket, például azt, hogy mi történik a vállalati eszközökkel, vagy ki felel az irodával kapcsolatos költségekért.
Ezek gyakran egy karcsú, két teljes oldalnál ritkábban terjedő, aláírandó szerződés, ezért gyakran figyelmen kívül hagyják őket. Lehet, hogy nincs rá szükség, de jobb a biztonság kedvéért.
Miért van szükség írásbeli távmunka szabályzatra?
Míg a távmunka szabályzat egyik nagy része az elvárások kezeléséről és a hatáskör tisztázásáról szól – amit potenciálisan egy belső feljegyzésben is meg lehet tenni, nem pedig egy hivatalos szerződésben -, a másik fele a jogi fedezetet is szolgálja.
Az ilyen esetekben például fontos írásban rögzíteni az áthelyezések és a kompenzációs tervek mögötti szabályzatot. Az embereknek be kell tartaniuk a biztonsági intézkedéseket annak érdekében, hogy a belső adatok ne szivárogjanak ki, és a szellemi tulajdon mögötti szervezetet is szabályozni kell, amikor valaki szigorú munkaidő nélkül, otthonról dolgozik.
Emellett sok meglévő munkaszerződésben a munkavégzésre és a szellemi és fizikai tulajdon védelmére csak az irodában van fedezet. Mindezeknél az eseteknél a távmunkára vonatkozó kivételt is fel kell venni, mint lehetséges utat.
Mit kell tartalmaznia az otthonról történő munkavégzésről szóló megállapodásnak?
A legtöbb esetben könnyen el lehet utasítani az otthonról történő munkavégzésről szóló megállapodást. Ha meg akarja védeni magát és alkalmazottait a károktól, ezeknek a részeknek be kell kerülniük a szabályzatba.
Kiterjedés & Időtartam
A távmunkának tucatnyi változata létezik. Lehet vegyes modellje, ahol az emberek hetente néhány napot otthon töltenek. Lehet olyan otthoni munkavégzésre vonatkozó szabályzata, amely lehetővé teszi, hogy az emberek bizonyos számú otthoni irodai napot vegyenek ki. Lehet, hogy részben távmunkában dolgozik, néhány ember az irodában, egy másik csoport pedig távolról, vagy végül lehet, hogy teljesen távmunkában dolgozik, egyáltalán nincs iroda.
Egy másik lehetőség, különösen a világjárvány idején, hogy egy időre korlátozottan átáll a távmunkára. Lehet, hogy meg akarod határozni, hogy az emberek nyáron teljesen távmunkában dolgozhatnak, hogy elkerüljék a forró irodát, ahol nincs légkondi. A lehetséges konfigurációknak nincsenek határai.
A szabályzatának részét kell képeznie annak, hogy milyen távmunkát szeretne végezni, ennek milyen korlátai vannak, és milyen felelősséget társít hozzá.
Áthelyezés & Kompenzáció
Ha teljesen távmunkát folytat, több mint ésszerű, hogy az alkalmazottak úgy döntenek, hogy máshová költöznek, ahol jobban tetszik nekik. Az Ön feladata munkáltatóként az, hogy kialakítson egy áthelyezési stratégiát, és eldöntse, hogy a teljes kompenzáció összekapcsolódik-e a munkavállaló tartózkodási helyével. Elkezdhet gondolkodni a nemzetközi szerződéseken és a megfelelésen is.
Egyébként gyakran elvárják, sőt törvényben szabályozzák, hogy Önnek mint munkáltatónak meg kell térítenie az irodával kapcsolatos költségeket. Ahogy otthonaink irodává válnak, hol húzza meg a határt? Gyakori, hogy fedezi az internetet és a villanyáramot, de esetleg a bérleti díj egy részét vagy az irodában lévő fix íróasztalt is fedezni szeretné?
Ha elvárja, hogy az alkalmazottak évente néhányszor elutazzanak a főhadiszállásra, ezt is írásba kell foglalni. Megemlítené például, hogy az adott utazási időszak alatt mennyit fedez, és mit kell a munkavállalónak fedeznie.”
Távmunkára vonatkozó követelmények
A távmunka nem egyenlő a távmunkával. Tisztában kell lennie azzal, hogy mit vár el az újonnan átállt távmunkásoktól, és hol van a határ. Például, míg korábban munkaidő-nyilvántartást használhatott a munkaidők rögzítésére, ez otthoni munkavégzés esetén már nem kivitelezhető. Végül is néha nehéz meghúzni a határt a munka és az élet között, és a dolgok elkezdenek egymásba folyni.
Mindenesetre meg kell határoznia a minimális követelményeket ahhoz, hogy ez a felállás működjön: Az alkalmazottaknak olyan helyen kell dolgozniuk, ahol nem vonják el a figyelmüket – a tévé előtt vagy a tengerparton többnyire nem kivitelezhető hely a koncentrált munkához. A stabil internetkapcsolat elengedhetetlen, ezért ezt vagy otthon, vagy egy közös irodában kell megoldani.
A szünetek még mindig elengedhetetlenek a feltöltődéshez, ezért akadályozza meg, hogy az emberek órákon át, éjszaka vagy hétvégén folytassák a munkát. Hacsak nem veszik ki egyébként a szabadnapokat, ez általában nem hosszú távú megoldás. Végül győződjön meg arról, hogy a kommunikáció úgy van kialakítva, hogy mindenkinek megfeleljen. Vagy a Zoomon és a Slacken való elérhetőség munkaidőben, vagy az aszinkron kommunikáció teljes körű megvalósítása.
A meglévő irányelvek módosítása
Ha az irodai munkáról a távmunkára áll át, előfordulhat, hogy már több olyan irányelv van érvényben, amely akadályozza a távmunkára való átállást. Egy gyakori házirend például a jelenléti idő. Ha korábban olyan házirendje volt, hogy az alkalmazottaknak egy munkanapon bizonyos időpontok között az irodában kell lenniük, ez most már nem lehetséges. Ugyanez vonatkozik bizonyos juttatásokra vagy öltözködési szabályokra is.
Azt is meg kell adnia, ha egy új házirend egy régit vált fel. Például a szellemi tulajdonra vonatkozó szabályzata általában felülírja a munkaszerződésben már elfogadottat. Lehet, hogy új biztonsági intézkedések lépnek életbe, és új szabályok vonatkoznak a berendezések hazavitelére.
A berendezések & Biztonság
Végül a távmunkára való áttéréssel megváltozik a berendezések kezelésének módja is. Hagyományosan az a helyzet, hogy az irodai gépeken végzett munka a vállalat tulajdonát képezi, de mivel az emberek otthonról dolgoznak, és esetleg keverik a magánéletet a munkával, ez gyakran visszaüthet.
Egyébként több biztonsági intézkedésre van szükség. Gyakran jó ötlet megkövetelni, hogy az irodai forgalmat VPN-en keresztül bonyolítsák le, bizonyos szabványos jelszavakat használjanak, és írásos irányelvekkel rendelkezzenek a lopásra vagy adatvesztésre vonatkozóan.