Venngage
Tutti facciamo del nostro meglio per garantire una forza lavoro felice e sana. Ecco perché, in un mondo perfetto, non si dovrebbe mai creare un rapporto sugli incidenti.
Ma poiché gli incidenti accadono, non è mai una cattiva idea essere preparati per qualsiasi situazione, specialmente per l’inaspettato.
Piccoli imprenditori, team di risorse umane e primi soccorritori di emergenza sul posto di lavoro: questo è l’articolo per voi!
In questa guida passo dopo passo, condivideremo i nostri migliori consigli sulla creazione di rapporti sugli incidenti che vi aiuteranno a svolgere indagini efficaci e a fare in modo che incidenti simili (o più gravi) non si ripetano. Includeremo anche i nostri modelli migliori per portare a termine il lavoro.
Tabella dei contenuti:
- Che cos’è un Incident Report?
- Esempi di rapporto di incidente, Modelli e suggerimenti per il design
- Semplice modello di rapporto d’incidente
- COVID-19 Modelli di rapporto d’incidente per dipendenti
- Come scrivere un rapporto d’incidente
Utilizza questo modello gratuito
Tutti i modelli in questo post possono essere personalizzati utilizzando il nostro semplice strumento online per creare rapporti d’incidente. L’iscrizione è gratuita e anche molti dei nostri modelli sono gratuiti.
Cos’è un Incident Report?
Un rapporto di incidente è un modulo per documentare tutte le malattie sul posto di lavoro, gli infortuni, i quasi incidenti e gli incidenti. Un rapporto sugli incidenti deve essere completato nel momento in cui si verifica un incidente, non importa quanto sia lieve la lesione.
Ecco un esempio:
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Ogni malattia o lesione che ha un impatto sulla capacità lavorativa di un dipendente deve essere annotata. Le specifiche di ciò che è richiesto dalla legge per essere incluso in un rapporto di incidente variano a seconda della legislazione federale o provinciale che riguarda il tuo posto di lavoro.
Se non sei sicuro, puoi dare un’occhiata al sito web del tuo governo per maggiori dettagli. In alcuni casi, ci sono eccezioni che possono esentare le piccole imprese dal rispettare tale legislazione.
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Esempi di rapporti sugli incidenti e suggerimenti per la progettazione
Qui ci sono alcuni esempi di rapporti sugli incidenti per aiutarti ad iniziare. Ho anche incluso alcuni suggerimenti per la progettazione dei rapporti per aiutarti a presentare le informazioni in modo efficace. Abbiamo anche una guida completa al design generale dei report se vuoi approfondire l’argomento.
Incorpora il tuo branding nel design del tuo report
Come per ogni documento che crei per la tua azienda, è buona pratica incorporare il tuo branding nei tuoi report sugli incidenti. (Psst-Venngage’s Brand Kit rende facile aggiungere il tuo branding con un solo click!)
Includete i colori del vostro marchio nel vostro design. Puoi farlo usandoli nell’intestazione del report, nel piè di pagina, nella barra laterale e in qualsiasi immagine.
Potresti usare i colori del tuo marchio sullo sfondo del tuo rapporto sull’incidente:
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Potresti anche voler includere il tuo logo, come in questo modello di rapporto sull’incidente:
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Organizza le tue informazioni in sezioni usando i box
Per rendere le tue informazioni più leggibili possibile, organizzale in sezioni. Uno dei modi più semplici per farlo è usare i box.
Per esempio, dai un’occhiata a come questi modelli di rapporto sull’incidente usano le caselle per sezionare le informazioni:
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Questo esempio di rapporto sull’incidente usa anche rettangoli per indicare le intestazioni delle sezioni:
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Colora le sezioni del tuo report sull’incidente
I colori non sono solo ottimi per rendere i tuoi report, presentazioni e grafici più interessanti da guardare. Puoi anche usare il colore per organizzare le sezioni del tuo rapporto e per attirare l’attenzione sulle informazioni chiave.
Per altri consigli sull’uso del colore nei tuoi progetti, leggi la nostra guida su come scegliere i colori per comunicare efficacemente.
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Aggiungi un’intestazione visiva al tuo rapporto sull’incidente
Come parte del tuo marchio aziendale, potresti voler aggiungere un’intestazione visiva ai tuoi rapporti. Per esempio, questo modello di rapporto di incidente usa una foto neutra con un filtro di colore per creare un’intestazione professionale:
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Lo puoi fare in Venngage sovrapponendo una foto su uno sfondo di colore e regolando l’opacità della foto:
Puoi usare lo stesso effetto anche per le barre laterali:
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Fare un modulo finto da offrire ai membri del team delle notizie come esempio
Se stai facendo una transizione nello staff o succede qualcosa quando la persona che si occupa dei report degli incidenti è assente, è molto importante che ci sia un processo documentato. Questo assicurerà che se qualcuno è messo sul posto, può compilare il rapporto sull’incidente correttamente.
Può anche essere utile aggiungere brevi descrizioni del tipo di informazioni da includere in ogni campo. Guarda come questo esempio di rapporto sull’incidente offre un breve testo per guidare la persona che lo compila:
Utilizza questo modello di rapporto
Utilizza le icone per visualizzare i concetti
Le icone sono immagini piccole e compatte che possono essere usate per rafforzare le informazioni nei tuoi rapporti. Puoi anche usarle per attirare l’attenzione su campi specifici e informazioni importanti.
Per esempio, questo modello di rapporto di incidente usa icone per indicare lo scopo di ogni campo:
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Come scrivere un Incident Report
E’ importante stabilire un metodo sistematico per indagare sugli incidenti.
E’ altrettanto importante preparare un rapporto che ti permetta di registrare ogni aspetto rilevante dell’incidente – questo è il primo passo essenziale nel processo di segnalazione di un incidente.
Dopo aver creato il modulo di segnalazione dell’incidente, è possibile:
- Iniziare la tua indagine con l’accertamento dei fatti
- E terminare la tua indagine con la determinazione delle raccomandazioni per prevenire sia un aumento della gravità dell’incidente che la possibilità di una ripetizione.
Per scrivere i rapporti sugli incidenti, segui il formato base descritto qui sotto.
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Agire immediatamente
I dipendenti della tua organizzazione devono informare il loro manager o un altro membro del comitato di direzione dell’azienda non appena si verifica un incidente, indipendentemente dalla natura dell’evento (sia esso un incidente, una malattia, un infortunio o un quasi incidente).
Detto questo, ci devono essere canali di comunicazione chiaramente definiti per promuovere la pratica dei dipendenti che si fanno avanti in queste situazioni e l’importanza di ciò.
Una volta che un incidente è stato segnalato, la prima responsabilità del membro della leadership è quella di garantire che il trattamento appropriato, se necessario, sia somministrato a coloro che sono stati colpiti dall’evento.
Su questa nota: se il pericolo esiste ancora, il dirigente a cui è stato segnalato l’evento deve eliminare il pericolo controllandolo. Ogni azienda dovrebbe avere una procedura definita per realizzare questo in base alla natura del loro lavoro.
Per esempio, se c’è stata una perdita che ha causato una caduta. Si dovrebbe assistere la vittima e prontamente far ripulire la fuoriuscita e identificare l’area come pericolosa usando un cartello.
Raccogliere i fatti
Una volta che l’azione immediata che include la risposta all’evento e l’eliminazione del pericolo dall’ambiente è stata condotta, è il momento di determinare e registrare i fatti relativi all’incidente.
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I fatti relativi all’incidente includono:
Le basi
Identificare il luogo specifico, l’ora e la data dell’incidente. Questa informazione è fondamentale per l’indagine e la più ovvia da raccogliere.
Gli interessati
Raccogli i dettagli delle persone coinvolte e/o interessate dall’incidente. Questo comporterebbe la registrazione del nome della/e persona/e coinvolta/e, il suo/i titolo/i di lavoro, il/i dipartimento/i in cui opera, il/i manager delle persone coinvolte.
I testimoni
Parla con tutti i testimoni dell’evento per raccogliere la loro prospettiva dell’evento. Registra le loro dichiarazioni nel modo più dettagliato e accurato possibile nel modulo.
Per assicurare l’accuratezza, è meglio rivedere i tuoi appunti con il testimone per assicurarsi che sia d’accordo con il modo in cui l’evento è ritratto nel rapporto. È anche importante includere i nomi dei testimoni nel rapporto, nel caso in cui sia necessario un ulteriore interrogatorio.
Il contesto
Considera e documenta gli eventi che hanno preceduto l’incidente. Chiedi:
- Cosa stava facendo il dipendente?
- Chi gli ha chiesto di completare il compito? Come si sentiva il dipendente prima dell’incidente? …ecc.
È importante identificare quali fattori sono stati un risultato dell’incidente e quali fattori erano presenti prima dell’incidente e potrebbero essere un potenziale fattore che ha contribuito al verificarsi dell’incidente.
Le azioni
Nel rapporto, devi specificare le azioni delle persone coinvolte al momento dell’incidente. Cosa ha fatto il dipendente che ha portato all’incidente?
Per esempio, se un dipendente si è ferito alla schiena sollevando una scatola al lavoro, è importante determinare come quel dipendente ha sollevato la scatola per decidere se questo ha contribuito all’incidente. Se sì, allora chiedete se questo dipendente è stato addestrato correttamente per questo compito e da chi o da quale fonte?
L’ambiente
Identifica e registra le condizioni ambientali che hanno contribuito all’evento. C’era un’illuminazione inadeguata? Un’attrezzatura non funzionava correttamente? La visibilità dei dipendenti era ostruita da un bagliore o da un punto cieco? Ecc.
Le lesioni
Registra le descrizioni dettagliate delle lesioni specifiche e valuta la loro gravità nel rapporto. Questa descrizione dovrebbe includere la parte o le parti del corpo ferite, la natura e l’estensione delle lesioni.
Il trattamento
È anche importante documentare nel rapporto sull’incidente il tipo di trattamento somministrato per le lesioni riconosciute. Questa informazione è importante da documentare per capire come il dipendente si riprende quando si rivedono le specifiche dell’evento.
I danni
Registra un resoconto di qualsiasi danno ad attrezzature, materiali, ecc che è stato colpito dall’incidente. Questo sarà utile per fare riferimento durante l’analisi dell’evento al fine di considerare un piano d’azione correttivo e per determinare quali elementi dovranno essere riparati o sostituiti.
3. Analizzare e riflettere
Raccogliere e registrare i fatti relativi al verificarsi dell’incidente aiuterà a determinare come è avvenuto l’incidente. Analizzare i fatti raccolti relativi all’incidente aiuterà a determinare perché l’incidente si è verificato.
Analizzare e determinare come e perché l’incidente si è verificato è essenziale per sviluppare un efficace piano di azione correttiva.
Potenziali cause per incidenti o infortuni che si sono verificati sul posto di lavoro potrebbero includere:
- Cause primarie (per esempio, una chiazza di ghiaccio non salata su una serie di scale che ha causato una scivolata e una caduta).
- Cause secondarie (per esempio, un dipendente che non indossa un adeguato equipaggiamento di protezione personale, come un casco rigido o occhiali).
- Altre cause che contribuiscono (per esempio: una lampadina bruciata nella zona che causa scarsa visibilità).
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Eseguire un Piano di Azione Correttiva
Un Piano di Azione Correttiva fornirebbe raccomandazioni come mezzo per ridurre la possibilità che il problema continui e/o si ripeta. Le raccomandazioni risulterebbero da un’analisi efficace dei fatti raccolti e documentati nel rapporto dell’incidente.
Gli elementi di un piano d’azione correttivo efficace potrebbero includere:
- Salute occupazionale &Formazione sulla sicurezza per i dipendenti
- Processi di manutenzione ordinaria preventiva che assicurano che le attrezzature siano in condizioni di lavoro adeguate
- Una revisione delle pratiche e procedure di lavoro con una raccomandazione per i cambiamenti per ridurre il rischio di incidenti
- Condurre un’analisi dei rischi sul lavoro per determinare se altri potenziali pericoli sono associati al compito e/o all’ambiente e poi formare i dipendenti su questi pericoli in base ai risultati della valutazione
- Engineering, modifiche/aggiornamenti delle attrezzature o dei DPI per assicurare che il compito o il processo di completamento di tale compito ponga meno rischi
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Esempi di rapporto di incidente
COVID-19 Modello di rapporto di incidente per dipendenti
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Modello di rapporto di incidente critico per dipendenti sanitari
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Conclusione
Anche se essere preparati agli imprevisti è spesso difficile, le misure preventive sono la chiave di volta per mantenere un ambiente di lavoro felice e sano per te e la tua forza lavoro.
I rapporti sugli incidenti non sono solo un pezzo fondamentale nel protocollo di risposta agli incidenti di qualsiasi azienda, ma forniscono un mezzo per evitare incidenti ricorrenti e/o ispirare il cambiamento.
E’ per questo che è fondamentale avere un modulo di rapporto di incidente pertinente e completo preparato e a portata di mano per qualsiasi incidente che possa verificarsi. Aderendo alla legislazione della vostra giurisdizione e considerando i quattro componenti prescritti sopra, sarete ben preparati a gestire gli incidenti in modo efficace.
L’effetto di rispondere agli incidenti sul posto di lavoro in modo tempestivo e attento ai dettagli non solo garantirà un luogo di lavoro sicuro, ma anche: