クライアントへの完璧なフォローアップメールを作成する6つのメールスクリプト
あなたがフリーランス、請負業者、または中小企業の経営者なら、クライアントとの仕事はあなたの仕事の中で最も難しい部分の1つになることができます。 これは、クライアントが不思議なことに応答しなくなった場合に特に当てはまります。 このような場合、あなたはフォローアップの電子メールを送信するために警戒する必要があります。 そして、これはいくつかの便利な電子メールスクリプトが遊びに来るところです。
少し考えと先見の明で書かれた場合、右のフォローアップ電子メールは、迅速な結果を生成することができます。
これを行う方法がわからない場合は、心配しないでください! この記事では、反応のないクライアントを含む、6つの一般的な状況を紹介する予定です。
それぞれについて、フォローアップメールのサンプルを提供し、なぜそれが結果を生む可能性が高いのかを説明します。
メールスクリプトとテンプレート：
👉 1. 企画書提出後のフォローアップ
👉 2. 回答待ちのリマインド
👉 3. 新規業務の勧誘
👉👉 4． しばらく音信不通の後の連絡
👉👉 5. 延滞金の支払い依頼
👉👉 6. 最後のメール
Why it pays to design a carefully-worded follow up email
E メールスクリプトの作成に関しては、慎重に設計することは十分に価値があることである。 急いで送信したメールは、良いことよりも悪いことをする可能性があるので、戦略的でありたいと思うことでしょう。 受信者に取って欲しい行動と、その方向に優しく（しかししっかりと）促す方法について考える必要があります。 また、言葉のひとつひとつに気を配ることも大切です。 特に、反応の悪いクライアントや気難しいクライアントを相手にする場合は、内容だけでなく、トーンや意図も重要です。
結果を出すためのしっかりとしたメールスクリプトを書くには練習が必要です。
結果を出すためのしっかりとしたメールスクリプトを書くには、練習が必要です。
長年にわたり、多くの困難なクライアントと仕事をしてきましたが、次のようなタイプのメールが最も効果的であることがわかりました。 これらのメールを使用する（そしておそらく少し調整する）ことで、成功する接続のチャンスを大幅に増やすことができます。
重要性や関連性の順序はありませんので、最初に気になったものを自由に利用してください！
Follow up after a proposal submission
新しいプロジェクトのために詳細な提案を送り、何も返事がないということよりフラストレーションを感じるものはほとんどありません。 開始する準備はできていて、1日遅れるごとに、プロジェクトが終了した後の支払いを待たなければならない日が増えていきます。 それどころか、通常はすぐに知らせてくれるはずです。 OMH CommunicationsのMercedes Cardona氏の言葉を借りると、「誰もが毎日、読み切れないほどのメールを受け取っており、スパムを積極的に排除している」のです。 時には、有用なリードが誤って捨てられてしまうこともあります。
それでも、このクライアントには必ずフォローアップをお願いします。 あなたは彼らの心の最前線にとどまり、あなたの提案にふさわしい注意を払うために彼らのスケジュールの時間を取ることを思い出させる必要があります。 通常、穏やかな後押しが必要です:
こんにちは、私たちの最新の提案書に目を通す機会がまだあったかどうか疑問に思っています。 私たちはあなたの考えを聞き、このプロジェクトに着手することを切望しています。
このメッセージは、クライアントがいかに忙しいか、そして、あなたの提案をまだ十分に検討できていないかもしれないことを理解した上で、丁寧に謝辞を述べることから始まります。 それから、提案書の焦点を簡単に思い出させ、方向性を決めるために前のメールに戻る必要がないようにします。
ここでは2番目の段落が重要な要素です。 たとえフラストレーションを感じていたとしても）プロジェクトに興奮していることをクライアントに伝えるとよいでしょう。 この熱意が、クライアントの背中を押すことができるのです。 さらに、質問を募集することで、あなたの提案をすぐに承認したり拒否したりする必要はなく、まずは自由に疑問や懸念を口にすることができることを伝えます。
もちろん、フォローアップメールの最後には、お気に入りの署名文とあなたの名前を添えたいと思います。 また、このようなメッセージでは、「急ぐことはない」といった表現は避けるべきです。
Reminder that you’re waiting on a response
これは、応答のないクライアントに対処する際に最もよく見られる状況かもしれません。 何らかのプロジェクトの途中で、クライアントが重要な質問に答えたり、特定のリソースを提供したりするまで、先に進むことができないのです。
このような状況で迅速にフォローアップすることは、あなたとクライアントの双方にとって最善の利益となります。 結局のところ、どちらもプロジェクトを円滑に進め、時間の浪費を避けたいのです。
このフォローアップメールは、プロジェクトの緊急性に応じて、事前のコミュニケーションから数日～1週間後に送信できます：
Hi ,I wanted to follow up, and see if you had a chance to review my previous email. 回答があれば、すぐに次の段階に進むことができます。 私たちが必要とするものについて、さらに明確に説明できることがあれば教えてください！
最初の段落は、前回の例と同様の方法で構成されていますが、これは意図的なものです。 ここでも、クライアントがいかに忙しいかを認識し、焦りや不満が感じられないようにすることが重要です。
さらに、あなたのクエリを簡単に思い出すことで、あなたが探しているものを正確に知ってもらうことができます。 同時に、クライアントが前の電子メールに戻り、あなたの完全な要求に目を通すことができるため、ここであまり詳しくなりすぎないようにします。
次の文は、クライアントにこの特定のメッセージの重要性を（丁寧に）知らせるように設計されています。 言い換えれば、彼らは応答の欠如があなたの側の障害につながったことを認識していないかもしれません。
そして、明確化を提供するという申し出は、あなたがあなたの元のメッセージで不明な点を議論する準備ができていると待っている（したがって、彼らの応答を遅らせる）ことを明確にしながら、この短いフォローアップメールをラップアップします。 しかし、プロジェクトが終了した直後ほど、それが不可欠なときはありません。 クライアントがあなたのことを忘れ、次のことに移ってしまうのは、この時点ではあまりにも簡単です。 このメールに対する最適なアプローチは、特定の状況によって多少異なりますが、効果的なメッセージの例を以下に示します：
Hi ,ご存知のように、私たちは最近、.NETを完成させました。 我々はあなたが結果に満足していることを願っています！我々は次のプロジェクトに進むことを熱望している - ここに我々はあなたから必要とするすべてのものです： - 我々はこの違反があれば、我々は次のフェーズに進むことができます。 もちろん、私が答えられる質問があれば教えてください。
このフォローアップメールは、あなたとクライアントの両方があなたの通常のプロセスを知っていて、過去に複数のプロジェクトに取り組んだことがあるという前提に、いくらか依存しています。 あなたが取り組んでいるプロジェクトの種類を反映させるために、少しパーソナライズする必要があるかもしれませんが、それでもしっかりとしたフレームワークを提供しています。
最初の段落は、（単にメールの紹介であることに加えて）2つの目的を果たします。 それは、最近完了したプロジェクトと、その品質に対するクライアントの（できれば）好意的な反応を思い出させることです。
自分自身の始めたいという気持ちを表現することは、常に良いタッチです。 しかし、ここでのショーの本当の主役は、質問/要求の箇条書きリストです。 クライアントから必要なものをリストアップすることで、（段落形式ですべてを書き出すのではなく）あなたの要求が明確になります。
前方への後押しと、クライアントが持つかもしれないあらゆる質問のリクエストですべてを包み、あなたの手にシンプルで効果的なフォローアップメールがあります。
Touching base after a while of inactivity
前のフォローアップメールは、クライアントと連絡を取り合い、次々と連続プロジェクトを獲得しようとしました。 このメールテンプレートは、長い期間を経てクライアントと再びつながることを目的としています。
この段階では、クライアントが私たちのことを正確に覚えているか、過去にどのようなプロジェクトを一緒に完成させたかを想定するべきではありません。 ある程度の親しみはあるものの、まずはそれをいわば再燃させる必要があるのです。
このメールテンプレートはその助けとなります：
Hi ,I made a note in my calendar to contact you right about now.今すぐあなたに連絡するよう、カレンダーにメモしました。 念のためですが、私たちが一緒に行った最後のプロジェクトは.でした。 連絡を取り合い、また一緒に仕事をする機会があるかどうかを確認したかったのです。 過去に一緒にやったことを考えると、同じような足跡をたどって、.NETに取り組むことができると思うのですが、何か変わったことはありますか？ もし、これが具体的にどのように機能するかの詳細をお知りになりたい場合は、私にお知らせください。私はより詳細な提案を送り、ステップバイステップで物事を分解します。
最後の点は特に重要です。 人は忙しいものです。 あなたがクライアントに来て、あなたが彼らのために実行することができる正確なアイデアを提案することができれば、それは契約を着陸のあなたのチャンスを増加させます。 すでに確立された関係を持っているという事実は、あなたが提供する能力があることを証明する必要がなくなるので、その助けとなります。
Request for an overdue payment
これは少し厄介です。 特に、ビジネスの財務的要素とは無縁でいたいクリエイターの場合、お金の話をするのはストレスになることがあります。 これは、支払いが滞っている難しいクライアントをフォローすることになると、さらに適切です。
何よりもまず、このコミュニケーションには、できるだけ丁寧に臨みたいと思うでしょう。 クライアントが怠慢であることをほのめかしたり、脅しをかけ始めたりしないことです。 その代わり、クライアントが単に支払いを忘れたという前提で話を進めましょう。
Hi ,I wanted to touch base, and remind you about the payment due on ...（こんにちは、私はベースに触れたいと思い、支払期日についてあなたに思い出させるために）。 まだ、あなたの支払いを受け取っていません。
このようなフォローアップのメールは、簡潔にまとめるのが一番です。 重要なメッセージが見落とされないようにしたいものです。 さらに、修飾語の束を投げる理由はありません。 単に支払いの期限を思い出させる – 丁寧に – 多くの場合、トリックを行います。 ただし、請求書番号や請求書送付先のメールなど、適切な情報はすべて伝えるようにしましょう。
このメールは、基本的に何度でも繰り返して構いません。 しかし、それでも反応がない場合は、最終的にはもっと強引にやる必要があるかもしれません。
Hi ,We are still not received your payment for . さもなければ、この問題を債権回収会社に照会することになります。
これは、支払いにも応答にも失敗しているクライアントに対して適切な、堅実でわかりやすいメッセージです。 支払額と新たな支払期限のリマインダーを与えることは、最終的にアクションにそれらを駆り立てるかもしれません。 もちろん、実際にあなたのためにフォローアップするためにコレクションエージェンシーを雇うことができます – しかし、関係する手間や手数料は、借りている法案が非常に大きい場合を除き、これはあまり望ましくないオプションになります.
最終メール
これまでのフォローアップメールは、可能な限り応答を得るために設計されています。 しかし、時にはクライアントはあなたの最善の努力にもかかわらず、単に静かになる。
あなたがクライアントにいくつかのメッセージを送信し、彼らはちょうど（そして彼らはあなたにお金を借りていない）応答していない場合、それは1つの最後のフォローアップメールを送信する時が来たのです。 それは次のようなものかもしれません:
Hi ,It's been some time since we've heard from you. この時点で、私たちはあなたの優先順位が変わったか、またはあなたが別の方向にあなたのビジネスを取っていると仮定する必要があります。私たちがさらに支援することができる場合は、将来的に連絡すること自由に感じなさい！
このメッセージは、いくつかのことを達成することができます。 一つは丁寧で理解力があり、クライアントが返事をしなかったことに対して悪意がないことを示すことができます。 たとえ今連絡がなくても、できるだけ良好な関係を維持したいと思うでしょう。
さらに、この方法で移動することを明らかにすることで、クライアントの欠落に対する恐怖（FOMO）を利用することができます。 あなたのサービスの恩恵を受け続けたいなら、早く行動する必要があることを認識するはずです。
最後に、今後の連絡にオープンであることを明確にしたことです。 昔のクライアントから、優先順位や担当者が変わった数ヶ月後、数年後に突然返事をもらうことはよくあることです。
Conclusion
残念ながら、コンピュータの画面を通してクライアントに重要なメッセージを返信させる方法は（まだ！）存在しません。
この記事では、反応のないクライアントを追いかけるために使える6つのメールスクリプトを紹介しました：
- 提案書提出後のフォローアップ。
- 返答を待っていることを思い出させる。
- 新しい仕事の勧誘。
- 時間が経ってからのタッチベース。
- 滞納金の請求。
- 最後のメール。
あなたはこれまで、応答のないクライアントから話を引き出すことに成功したことがありますか？ いくつかの簡単な修正で、読み込み時間を 50 ～ 80% 短縮できます。
