売上税および使用税の免税証明書について知っておくべきこと
州および地方税（「SALT」）の専門家として、私はクライアントが複数州での売上税および使用税の順守義務を果たすための支援を行っています。 もちろん、その申告（または未申告状態）が監査対象となった場合の代理も含まれます。 クライアントから最もよく聞かれる質問は、適格な顧客からの免税証明書の取得に関するものです。
なぜ免税証明書が必要なのでしょうか。
売上税の免税証明書は、売り手が課税対象の商品やサービスを販売し、売上税を徴収する必要がある管轄区域では徴収しない場合、必ず必要とされます。 この証明書を発行することで、通常であれば売上税の課税対象となる買い物を非課税で行うことができます。 ほとんどの州の売上税免税証明書には有効期限がなく、販売者は、購入者に販売が継続され、売上税が徴収されない限り、免税証明書を維持することが要求されます。
複数の州で使用できるグローバルな免税証明書はありますか？
いいえ、残念ながら免税証明書に関するグローバルなルールはありません。 しかし、いくつかの一般的なルールが適用されます。 例えば、ほとんどの州では、転売、政府、製造、免税組織、通信、農業など、免税の大まかなカテゴリーがあります。
免税団体や政府機関への販売の扱いは、州によって異なりますか？
はい、免税団体（所得税法上の501（c）（3）ステータス）や政府機関への販売の扱いは、州ごとに異なります。 一般的な経験則では、連邦政府による購入はどの州でも免除されますが、文書化の要件はさまざまです。 MN、SC、WA、CA、AZ、HIなど、州や地方政府による購入に課税する州もあります。
ほとんどのクライアントは、非営利の 501 (c) (3) 組織への販売はすべて自動的に免除されると考えています。 これは高価な推定となり得ます。 このような場合、「employee.com」にて、「employee.com」の「employee.com」の「employee.com」の「employee.com」の「employee.com」の「employee.com」をご確認ください。
売り手として、どの免税証明書が取引に適用されるかを知るにはどうしたらよいですか？
前述のように、免税証明書に関する簡単な規則はありません。 異なる証明書は異なる免除に適用され、特殊な財産やサービスには独自の証明書がある場合もあります。 どの書式が適用されるかは、さまざまな税務署のウェブサイトを調べたり、SALT アドバイザーに相談したりする必要があります。 例えば、ニューヨーク州税務局のウェブサイトには、ST-240 Exemption Certificates for Sales Tax という非常に役に立つ Tax Bulletin があり、免税証明書を使用できる人、正しい使用方法、税法上の一般的な売上税の免税に基づ いてどの証明書を使用すべきかが説明されています。 この公報は、以下の場所で見ることができます。 http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/
exemption_certificates_for_sales_tax.htm.
なぜ売り手は、Multi-State Tax Commissionが定めるMulti-Jurisdiction Certificate（MJC）やStreamlined Sales and Use Tax Governing Boardが策定するSales Tax Agreement Exemption Certificateを発行するだけではいけないのか
上述の通り、売上・使用税規則は州によって異なっています。
マルチステート税制委員会は、州や納税者を代表する政府間税務機関であり、多国籍企業に適用される税法を公平かつ効率的に管理するために活動しています。 この委員会が作成した統一売上税・統一使用税証明書は、38 の州で「包括的な」再販証明書として認められています（この証明書の使用は、ニューヨーク州や他のいくつかの州では有効ではありません）。 しかし、再販業者免税の要件に関する規則は、各州で異なります。 州によっては、再販業者（購入者）が、購入した州において売上税を徴収するために登録されていることを要求しているところもあります。 また、他の州では、他の州（例えば、購入者の本国）の ID 番号が記載されていれば、証明書を受理します。
Streamlined Sales and Use Tax Project（「SSTP」）は、小売業者と州による売上税と使用税の徴収管理を簡素化するために、44州とビジネスコミュニティが協力する取り組みです。 複数の州で事業を行う小売業者や遠隔地の販売者が、公正で競争力のある環境で事業を行うことを容易にする手段として、SSTPの運営委員会は、複数州の免税証明書であるStreamlined Sales Tax Agreement Exemption Certificate（合理化された売上税協定免税証明書）を開発しました。 この証明書は、様々な免除を提供し、再販タイプの取引に限定されるものではありません。 全ての州がこの書式に記載された全ての免税を認めているわけではなく、ニューヨークなどの州は、この証明書の使用を有効な免税証明書として認めていません。 購入者は、売却時に課税されるはずの州での免税を申請する資格があるかどうかを判断する責任があります。
「適切に記入された」証明書とはどういう意味ですか？
ほとんどの州で、適切に記入された免税証明書とは、購入者によって証明書が完全に記入されていること、すなわち、証明書を発行する購入者によって記入すべきすべての行が記入されていることを指します。 多くの州では、適切に記入された証明書を売却日から90日以内に取得し、売主が「誠意を持って」証明書を受理することを要求しています。
売り手が適切に記入された免税証明書を取得せず、顧客がもうビジネスをしていないため、新しい免税証明書を取得するために顧客を見つけられない場合はどうなるのでしょうか。 さらに悪いことに、ほとんどの非課税売上は、「テスト期間監査法」（限られた期間を「テスト」し、監査期間を通して予測されるエラー率を作成する）で審査されるため、否認された各売上に対する売上税は、監査期間全体を通して「予測」されることになるのです。
- 例えば、監査人が1ヶ月間、合計525,000ドル相当の非課税売上をテストしたとします。 このうち、監査人は、適切に記入された免税証明書がないため、テスト期間中の非課税売上高のうち12,000ドル相当を不許可としました。 消費税率を8％と仮定し、監査期間を36ヶ月とすると、監査人は、テスト期間中に960ドルの追加税額が見つかった結果、34,560ドル（12,000ドル×8％＝960ドル×36ヶ月）の追加税額を予測することになります。
免税証明書の紛失や不備により事業者が売上税を課せられることに加え、ほとんどの州では、監査の結果、事業者が税金、ペナルティ、利息を完全に支払わない場合、「責任者」（事業者のために行動する義務を負う者）が個人的に責任を負うと定めています。 従って、上記の例で、事業者が監査の結果、納付すべき税額に同意しないか、全額を納付しないと仮定すると、事業者は、納付すべき税額 34,560 ドル、および罰金と利子について、個人的に査定を受けることになります。
免税証明書を取得する際に、監査にさらされない、または最小限に抑えるためにできることは何でしょうか？
以下のベストプラクティスは、あなたのビジネスの非課税売上高の監査における露出を最小化または排除するのに役立ちます：
- あなたがビジネスを行う州の免税証明書に精通し、あなたの会社の誰もが例外なく遵守しなければならない免税証明書ポリシーを設計します。 売り手が顧客から「私は免税だから税金を請求しないでくれ、免税証明書を送るから」と言われ、もちろん顧客はそれを送らないことがあまりに多いのです。 正しく記入された免税証明書を受け取るまで、すべての課税売上取引に対して売上税を請求してください。
- 免税売上の非課税状態を裏付けるために、免税証明書が必要な期間維持されていることを確認してください。 このファイルは、あなたが特定の顧客に売上税を課さないことを続ける限り、またはあなたがビジネスを行う州（複数可）の時効期間、どちらか該当する方の期間保持する必要があるかもしれません。 また、証明書を取得するだけでは不十分で、それを維持し、監査の際に利用できるようにする必要があります。
- すべての免税証明書の受領と保管を一元化する。 分散されたファイリングシステムは、免責証明書に関する適切な内部統制にギャップを生じさせる可能性があります。 分散された証明書の保管は、しばしば証明書の紛失や不完全な証明書につながります。 ビジネス全体に責任を分散させないようにする。
- 多くの免除証明書が保管されているビジネスでは、証明書を電子的に管理することが良いアイデアです。
課税製品やサービスを販売し、売上税を徴収しない場合でも、売上税を支払わずに商品を購入する場合でも、ビジネスを行う各州での活動から生じる売上税や使用税の影響を知っておく必要があります。 マーカムのSALT専門家によるアドバイスを受けることで、免税証明書の問題による非課税売上または購入の監査による不必要な課税を回避し、少なくとも最小限に抑えることができます。