書類整理の方法｜第八回目。 家庭の紙の流れを管理する
夏の初め、私は、家庭内の紙の乱雑さをすべて克服するためのブログシリーズを立ち上げました。 今日までに、家庭用ファイル、クラフト用紙、重要書類、子供の学校書類、キッチン用紙、買い物用紙、感傷的な書類などを処理してきました。 もしあなたが、この作業を続けているのであれば、今ごろは家の中のすべての紙類が分類され、整理され、評価され、ぴったりと合った収納システムに収まっているはずです。 あなたは、すべてのものがどこにあり、どのように整理され、ラベルに何が書かれていて、どのようにアクセスするのか知っているはずです…そして、残りのすべての紙はとっくにゴミ箱かシュレッダーで処分されているはずなのです。 あなたの家の書類はすべて整理されましたか…？ この旅を始めてからしばらくして、新しい書類が入ってきましたか？ カウンターの上に郵便物の束が置かれていませんか？ 今年の学校行事の登録書類が机の上に積まれていませんか？ 雑誌から切り抜いたばかりのレシピが冷蔵庫に貼ってありますか？ おそらくそうでしょう。 なぜなら、あなたの家にあるすべての書類を徹底的に調べましたが、毎日入ってくる新しい書類をどう管理するかについては、まだ話していないからです。 せっかく作ったシステムで書類を管理するためには、家庭内の紙の流れを管理するシステムを構築する必要があります。 私たちの「Household Inbox」システムをお見せしながら、ご自宅でも同様のシステムを構築する方法をご紹介します！
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長年にわたり、私は私のコマンドセンターのために多少 “知られている “されています。 今日、あなたが私のブログを読んでいるのは、Web 上のどこかで私のコマンド センターが紹介されているからかもしれません。 我が家の「コマンドセンター」は、帽子やバッグ、靴だけでなく、重要な書類やToDo、家族のカレンダーなど、家族の中心的な場所になるようにいつもデザインしています。 それぞれのセンターで、私はいつも超キュートな郵便物／紙類の整理システムをセットアップして、通常は家族一人ひとりのファイルや仕切り、さらにシュレッダー、ゴミ箱、ファイル、カタログ、レシートなどの重要なカテゴリーを備えていました。 超可愛いファイルを維持しようと最善を尽くしていたにもかかわらず、私は決してそうしませんでした。 郵便物やランドセルなどから入ってきた書類を正しいフォルダに入れてそのままにしておくか、そもそも面倒なシステムに書類を入れなかった（その結果、カウンターの上に山積みになってしまった）のです。 結局、これらのシステムは、きれいな絵と、家の中で使われない散らかった状態以上のものにはなりませんでした。
これらのシステムを振り返ると、その設定や機能性がすべて的外れだったというわけではありません。 むしろ、必要以上に複雑だっただけなのです。 ドア (書類が入ってくる場所) と最終的な場所 (ファイリング キャビネット、ゴミ箱、シュレッダーなど) の間に多くのステップを設置しすぎました。 書類をそのままゴミ箱に入れるのではなく、「ゴミ箱」や「シュレッダー」のフォルダーに入れるようにしました。 フォルダがあまりにも特殊だったため、ヘンリーの学籍を「ヘンリー」フォルダに入れたのか、「ファイル」フォルダに入れたのか、まったく思い出せませんでした その結果、書類は、本当に処理され、最終的に整理されてアクセスできるようになるのではなく、これらのコマンド センターにただ積み重なっている状態になっていました。 どこかで、かわいい郵便物の仕分けシステムを買ったものの、うまく機能させることができなかったということはありませんか？ 1年前の書類が12枚ほど入っていて、他は何も入っていない状態でしょうか。 あるいは、空っぽになっていませんか？ 大丈夫です、私もそうでした。 うまくいく、使ってもらえるシステムに直していきましょう！
Reduce the Paper
家の中に入ってくる紙の管理の細かい話に入る前に、まずは紙の量を減らすことについて簡単に説明します。 デジタル形式で利用できるものがどんどん増えてきているので、可能な限りそれを取り入れることをお勧めします。 銀行の明細書や請求書、学校のチラシや活動登録、旅行書類や予約、領収書や取引履歴など、ペーパーレス請求や電子通信に登録するオプションがある場合は、最終的に管理しなければならない紙の量を減らすために登録しましょう。
ステップ1：単一の家庭用受信箱を作る
ペーパーレス化に最善の努力をしても、家に入ってくる紙はあり、それをどう扱うか最善の方法を考えなければならないでしょう。 近藤麻理恵さんの著書『人生が変わる片づけの魔法』には、本当に、本当に複雑な思いがあったことは、皆さんもご存知でしょう。 しかし、私の心に響いたコンセプトがあり、それ以来、心から受け入れています。それは、たった2つの超シンプルなカテゴリーを持つ、1つの「家庭の受信箱」というコンセプトです。 「行動すること」と「ファイルすること」です。 結局のところ、本当に保管する必要のある紙は、永久にファイルするか（一生懸命作ったシステムの1つに入れるなど）、すぐに処理するか（返却する必要のある請求書のように）、どちらかにすべきなのです。 この時点で、さらに細かく分類する必要はないのです。 すべてのペーパーワークを家の中の一箇所に集中させる（そして、そこから片付ける）ことで、新しいペーパーがどこにあるのかを常に正確に知ることができ、時間と頭痛を減らすことができます。
現在の家では、私が言ったように、以前頼っていたシステムの多くは使われなかったので、「伝統的な」コマンドセンター方式を放棄しました（現在の家の設定はここで見られます）。 しかし、玄関を入ってすぐのところに私のオフィスがあり、”Household Inbox “を置くには絶好の場所なのです。 このハンギングファイルボックスを2つ、IKEAのKallax収納シェルフの側面にコマンドストリップで固定しました。 2つのシンプルなカテゴリーを示すために、ビニールとCricut Exploreでラベルを貼りました。
ステップ2：ゴミ箱をアクセスしやすくする
上の写真で見えないのは、2つのハンギングフォルダーのすぐ下に、ゴミ箱がある点です。 当たり前のことのように思えますが、これがあるのとないのとでは、紙がたまりません。 ゴミ箱に入れる書類を決めておく代わりに、「行動する」「ファイルする」のカテゴリーに入らないものは、すぐにゴミ箱に入れることができるのです。 #gamechanger
同じように、シュレッダーが必要な書類も最終目的地に少しでも近づけるようにしたいと考えました。 そのため、ファイル/ゴミ箱のセットアップから約 4 歩のところに、私の机のキャビネットに収められた私たちのシュレッダーがあります。 少しずつ、しかし確実に、入ってきたものをすぐにシュレッダーにかけるようになりましたが、どうしても時間がないとき（あるいはシュレッダーを空にしたいとき！）には、シュレッダーの横にファイルボックスを置き、次のシュレッダーにかけるものをキャッチするようにしています。
インボックス、ゴミ箱、シュレッダーが近くにあることは、紙の山が不要な場所に積み重なるのを防ぐ、確実な方法です!
ステップ 3: 定期的に受信箱を管理する
私のオフィスの一角には、すべての受信紙が流れ込む「家庭用受信箱」と、紙をすぐに処分できるゴミ箱とシュレッダーが近くにあります。 しかし、他の整理整頓システムと同じように、定期的に手入れをして維持しなければ機能しませんし、機能し続けることはできません。 ですから、家庭の紙の流れを管理する次のステップは、「To Act」と「To File」フォルダを定期的に管理することなのです。
週に1回（食事の計画を立てるときや、その週のプランナーを記入するときに行うことをお勧めします）、「家庭の受信箱」フォルダの両方を手入れします。 実行可能な項目（これらは通常、より時間的制約があるため）から始め、そのフォルダの中のものに署名、郵送、返却します。 次に、「To File」フォルダの中身をすべて取り出し、最終的により永続的な目的地に移動させます。 永続的な行き先？ 家庭用ファイル、学校用収納ボックス、重要書類バインダー、キッチンバインダーなど、すでに作った美しく、合理的で機能的なシステムのことです。 あなたは今、あらゆる種類の紙のための完璧なストレージ システムを作成するすべてのハードワークをすでに行っているので、「ファイルする」紙の束の中から見つけたものを片付けるのに、毎週数分しかかからないはずです！
Household Inbox の「ファイルする」フォルダはまったく必要ないと主張でき、「行動」フォルダだけを残します。 あなたの家庭によっては、それは非常に正しいかもしれません。 もし、より永続的な紙のシステムが素早く簡単にアクセスできるものであれば、「ファイルする」フォルダーをまったく使わずに、保存可能なものは家に入ってきたらすぐに片付けてしまうこともできます。 しかし、本当に効果のある家庭用ペーパーフローシステムを作るには、自分自身を知ることも大切です。 私は…確かに…毎日毎日、保存可能な書類をファイルするつもりはないことを知っています。 もちろん、ヘンリーの許可証は、家に帰ったらすぐにファミリー・アクティビティ・バインダーに入れることになるだろう。 しかし、一般的に、保管したり、再検討したり、より恒久的にファイルする必要があるものは、私が専用の家を与えない限り、どこにでも横たわっているだけです。 To File」と「To Act」の両方の要素を持つHousehold Inboxを一元化することで、私は、毎日毎日、書類を移動させているように感じることなく、重要な書類をキッチンカウンターに置かないようにすることができました。
ステップ 4: 新しいルーチンの習慣を築く
以前の紙の収集システムは少し複雑すぎましたが、最後の最も重要なステップである、紙の流れのルーチンの新しい習慣を築くことを飛ばしてしまったことも認めます。 この最後のステップは見過ごせません。なぜなら、たとえ一元化された受信箱があっても、定期的に手入れをしなければ、書類は結局手に負えなくなるからです。 家の中の紙をきちんと管理し、紙の乱雑さを永久に克服するためには、この新しいファイリング／ゴミ捨て／シュレッダー／手入れを、毎週の家事のルーティンに組み込む必要があります。 そのためには、手帳に予定を入れる、携帯電話にアラームをセットする、視覚的なきっかけを作る（ファイルがいっぱいになったら、午後はそれを空にする必要があるなど）。 どんな方法でもいいので、ごく定期的に書類を「家庭の受信箱」から「最終保管場所」に移動することに慣れましょう。 さらに、家族がいる場合は、新しいシステムを教え、全員が必要に応じてファイル、ゴミ箱、シュレッダー、片付けなどの役割を果たすまで、一緒に取り組む必要があります。
我が家の紙の流れはどうなっていますか？
私の財布やグレッグのバッグから郵便物やその他の書類がランダムに出てきたら、すぐにオフィスに持っていきます。 ゴミになる書類はすぐに処理し、残りは “To File “または “To Act “としてファイリングします。 ヘンリーの学校の書類は、少し違った扱いになります。 重要なものは確かに「家庭の受信箱」に入れますが、校了したものはすぐに彼専用の「受信箱」バスケットに入れ、別に分類・整理します（その方法はこちらで詳しく紹介しています）。 毎週日曜日、私は食事の計画を立て、食料品を注文し、向こう1週間のカレンダーを更新している間に、Household Inboxにある両方のファイルに手を入れています。 まずアクションアイテムを処理し、それから「To File」フォルダーにあるものを片付けます。 日曜日の夜までにすべての洗濯物を片付けるのと同じように、私の目標は常に、空のInboxで新鮮な月曜日を迎えることです！
私が愛するHousehold Inbox製品
これらは、我が家のInboxを組み立てるために私が使った（そして大好きな！）製品たちです！
私が愛するHousehold Inbox製品
これらは、我が家のInboxを組み立てるために私が使った。
その他、ご家庭の紙の流れを構築する際に検討したい製品をご紹介します!
その他、家庭でのペーパーフロー確立のための方策をご紹介します。 紙の流れをコントロールするためのニーズや要件は、家庭ごとに異なります。 そこで、友人やブロガー仲間から見つけたベストな記事とヒントをいくつかまとめてみました。 もしあなたが紙の流れを管理するためのより多くのアイデアが必要な場合は、以下のこれらの記事をチェックしてください。
- A really great overview of all papers… from coming in the door to finding their forever storage by Kaitlin at The Simply Organized Home.
- A system similar to mine but simplified even more by Jenn at Clean and Scentsible.
- If you need a dedicated place to track and pay bill.
- If you need a dedicated place to pay bills:
- I Heart OrganizingのJenによるシンプルなボックス。
- A Bowl Full of LemonsのToniによる豪華な請求書払い「センター」。
- その他のDIY壁掛け式ファイルホルダーをご紹介します。
- 私の友人Karen at a House Full of Sunshineの簡単なバスケットが大好きです。
- Build BasicのJennによる豪華な木製バージョン。
- あらゆるものを分類するシンプルなカウンターステーション by Becky at Clean Mama.
ホームワーク（Homework）。 今すぐにでも始めたいという方も多いと思いますので、毎週「宿題」のようなものを出します。 これから6日間で、ここで説明したことをすべて達成し、紙の整理の旅を完成させてください！
今週：
- 自宅ですでに設定している紙の整理システムを調べてみてください。 それらはどこにあるのでしょうか？ それらは機能していますか？ 何をキャッチしていますか？ 何をキャッチしていないのでしょうか？ どのように改善できますか？
- 自宅のどこに、どのように紙が入ってくるか考えてみてください。 あなたの家のどこに、どのように紙が積み重なっているか考えてみてください。
- 家庭用ごみ箱を1つ設置するために、どこで、どのように設置できるか考えてみましょう。 また、ゴミ箱やシュレッダーをどこに置くかを検討します。
- 家の中で明確に定義された紙の流れを確立します。
- Household Inboxの手入れをする定期的な日付/時間を決め、リマインダーを作成してそれを守ります。
- Really CELEBRATE：あなたは今、自宅内のすべての紙を分類・整理し、新しい紙に対処するシステムを特定したからです。 あなたは正式にあなたの紙の乱雑さを征服しました！
HOW TO ORGANIZE PAPERWORK BLOG SERIES
Before You Go！ [ブログ] [ブログ] [ブログ] [ブログ] [ブログ] [ブログ] [ブログ] [ブログ] [ブログ] [ブログ] [ブログ] [ブログ] [ブログ] [ブログ
その前に、数週間後に開催される本当に素晴らしいオーガナイザーイベントについて、必ずお知らせしておきたいと思います! Get Organized HQ」と呼ばれるこのイベントは、1週間にわたるオンラインイベントで、生活や家を整理して合理化するためのソリューションを段階的に無数に紹介します。 食事計画、簡単な掃除、デジタル写真の整理、家庭管理、財政、家の整理など、あらゆる種類の役立つトピックについて、20人以上の「行ったこと、やったこと」の専門家から学ぶことができます！
私は「Taper the Paper」というクラスを教えることにしています。ここでは、過去8週間にわたって私が教えたすべてを、簡単に消化できるプレゼンテーションに要約します（クラスと一緒に行くための無料の印刷ワークブックもあります！）。
Get Organized HQは、あなたの秋を生産的かつ組織的にスタートさせるために本当に役立つ、たくさんの良い情報が詰まっているはずです!
さて、私の友人は、これはペーパーワークを整理する方法シリーズ（やったやったやった！！！）の最後の投稿です。 来週の金曜日に簡単なまとめをするつもりですが、その後は、パントリーの整理や、やっと終わったヘンリーの寝室の模様替えなど、他の楽しいことに移っていくつもりです! その間、火曜日には、最近の我が家の様子を紹介する楽しい記事を予定していますよ。 それではまた！
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