職場のコミュニケーションを改善する10の簡単な方法
良いコミュニケーションは、チームの全員が自分に期待されていることを理解するための最良の方法の1つです。 コミュニケーションがうまくいっていないと、組織のさまざまなレベルの間で混乱やフラストレーション、信頼の欠如を引き起こす可能性があります。 コミュニケーション不足は、最悪の場合、離職率の上昇や欠勤、顧客満足度の低下を招きます。良いニュースとしては、職場でのコミュニケーションを改善する方法は無数にあり、どれも実施に多くのお金や時間を必要としません。
定期的に1対1の時間を作る
たとえチームに「オープンドア」ポリシーがあったとしても、よりプライベートな環境で自分の考えを話す方が楽だと思う人もいます。 週1回でも月1回でも、カレンダーに定期的なイベントとして設定しておきましょう。時々ミーティングを欠席してもかまいませんが、まず相手にその旨を伝えてください。 1対1の予定を何度も変更したり、キャンセルしたりすると、社員の時間や意見を大切にしていないというメッセージを送ることになり、信頼が損なわれ、コミュニケーションの崩壊につながります。 また、チーム全体にとって価値のある新しいプロジェクトのアイデアを共有したり、抱えているかもしれない懸念を表明する場を設けることも重要です。
週1回のチームミーティングの予定
1対1は個人の懸念を理解するために重要ですが、チーム全体の足並みをそろえることも同じくらい重要です。 毎週のチームミーティングは、その週の目標を共有し、阻害要因を明らかにし、チーム内の他のメンバーが取り組んでいることを知るための絶好の機会です。 また、チームミーティングは、マネージャーが新しいプロジェクトやチーム目標の進捗状況、その他関連することを発表するのに最適な場でもあります。 ミーティングの最後には、チーム全体に質問や懸念を伝えることができるオープンなQ&Aの時間を設けています。Peakonでは、週の初めにチームミーティングを行い、全員が達成したい目標を1つ、現在取り組んでいる他のプロジェクトも含めて共有します。
メモと明確な期待値でフォローアップする
これはすべての会議の後に行う必要はありませんが、1対1の会議や特定のプロジェクトに焦点を当てた会議では特に有効です。 期限や責任について口頭で合意するのではなく、誰かがメモを取り、それを後で共有する方がはるかに効果的です。その目的は、目標に達しない人や期限に遅れる人を呼び出すことではなく、全員が自分に何が期待されているかを理解していることを確認することです。 そうすることで、チーム全員が明確な目標を持ち、それに応じて優先順位をつけることができるのです。 また、特定のタスクをさらに細分化する必要がある場合や、締め切りを調整する必要がある場合を把握するのにも最適です。公平性を保つために、メモを取る人と後で伝える人を交代させましょう。 また、簡潔にまとめることも大切です。 誰が何をいつまでにやるか。 誰がいつまでに何をするのか、他の人は関与する必要があるのか、完成日に影響を与えるような依存関係はあるのか。
チームが安心してコミュニケーションできる場を作る
チーム会議を効果的に行うには、まずチーム内に「心理的安全感」を作り出す必要がある。 それは、「自己イメージ、地位、キャリアなどの否定的な結果を恐れることなく、自己を見せ、採用できること」と定義されています。 Googleが行った2年間の調査でも、効果的なチームの中核的な要素の1つとして挙げられています。基本的には、人々が安心して自分のアイデアを表現し、批判を口にし、「くだらない」質問をできる環境を作ることが必要です。 心理的安全性を高める最善の方法の1つは、自ら模範を示すことです。 何か不明な点があれば、人に質問する。 自分がミスをしたとき、あるいは相手の質問に答えられないときは、それを認めることです。 また、マネージャーとして、会話の流れをコントロールすることも必要です。 仕事をより有意義なものにするためには、自分よりも大きなものに貢献しているという実感を持つ必要があります。 しかし、この仕事が、営業が四半期の目標を達成できるよう、新しいリードを充実させるための大きな取り組みの一部であると説明したらどうでしょう。 突然、意味のないタスクが、ビジネスにとって本当に価値のあるものに変わったのです。 しかし、いつも仕事に意味を持たせることができるわけではありません。時には、ただやらなければならないことがあると認めた方が良い場合もあります。 正直であることは、従業員の状況に共感できることを示し、従業員が力を合わせて普段より地味な仕事をする必要があるときの信頼構築に役立ちます。
フィードバックは建設的に
人は、自分が期待に応えているかどうかを理解するためにフィードバックを必要とします。 しかし、フィードバックが建設的であれば、社員は自分が何をしていて、何を改善する必要があるのかを理解することができます。
- 判断ではなく、観察と事実に基づいてフィードバックを行う。 可能な限り具体例を使用し、特定のシナリオを記述するために形容詞の代わりに動詞を使用してください。 例：「あなたは自分のアイデアを売り込むために、ジェームスの話が終わる前に割り込んだようですね」ではなく、「あなたは会議でかなり無礼になることがあり、いつも人が話し終わる前に割り込むようですね」
- チームの人にフィードバックに応答する機会を与えましょう。 その目的は、人々が自分自身を守ったり、自分の行動を正当化したりすることではなく、特定の状況について彼らの視点を得ることです。 フィードバックを可能な限り議論に発展させ、アドバイスを与えるだけでなく、解決策を一緒に考えることができるようにしましょう。 傷ついたり？ 怒っていますか? 防御的ですか？ それなら、おそらく自分の伝え方に工夫が必要でしょう。 フィードバックは成長の機会であり、受け取る側が幸せになれるかどうかを確認すること。 チームに達成してほしい具体的な目標や目的があるかもしれませんが、その目標を達成するための具体的な方法について個人と話し合うことで、自律性や責任感が高まります。 4436＞個人レベルで人と接する＜1581＞コミュニケーションとは、組織内の適切な人に適切な情報を提供することだけでなく、人と接することができるようになることだ。 会議の席上でコミュニケーションのすばらしさを讃え、その後すぐに隅っこのオフィスに閉じこもってしまうようではダメです。 チームのことをよく知りましょう。 週末の過ごし方を聞いたり、パートナーの名前を覚えたり、共通の趣味を見つけたりして、仕事以外の話題で盛り上がりましょう。
Slackなどのメッセージツールに頼らない
社員全員がリモートワークでない限り、Slackでのチャットやビデオ通話よりも、対面でのコミュニケーションの方が効果的であることを念頭に置いておくとよいでしょう。 また、対面でのミーティングは、長い沈黙を破る練習にもなります。 対面での会議は、長い沈黙を破る練習にもなります。 相手がどのように反応するかを観察してください。 彼らは防衛的ですか？ 興奮しているのか？ 興味がない？
匿名でフィードバックを提供する方法を提供する
完璧な世界であっても、人は匿名でしか表現できないことに抵抗があるものです。 小規模な組織では、SurveyMonkeyのようなツールを使って、従業員のフィードバックを定期的に収集することができます。
良いコミュニケーションには、一貫した努力が必要
私たちの多くは、友人や家族、大切な人とコミュニケーションをとる方法を知っていますが、なぜ職場で同じことをするのは難しいのでしょうか。多くの場合、それは、人々が本当に考えていることを表現し、アイデアに挑戦し、愚かだと思われるような質問をできるような環境を作ることに起因しています。 マネージャーは、良いコミュニケーターとはどういうものかを示すことで、チームのお手本となる必要があります。 つまり、聞き上手の練習をすること、メンバーに発言の機会を与えること、明確な期待値を設定すること、定期的にフィードバックを与えることです。