雇用主のためのリモートワークポリシー（PDFサンプルテンプレート付き）
在宅勤務の増加に伴い、各当事者の合意、要件、責任を、リモートワークポリシーまたは「在宅勤務」契約の一部として文書で書き出すことがますます重要となってきています。 しかし、これらの契約には何が含まれるべきで、なぜそれが必要なのでしょうか。
リモート ワーク ポリシーとは何でしょうか。
リモート ワーク ポリシーには、リモート ワークに関する規則や規制をまとめた組織全体の文書と、既存の雇用契約への追加事項があり、従業員のリモート化に伴う新しい要件と責任をリストします。
特に後者の場合は、COVID-19 とその労働力に対する長期的影響を受けて、何千もの組織が遠隔地にやさしい労働環境へ移行しており、これまで以上に関連性が高まっていると言えます。
公式のリモートワーク ポリシーの一環として、労働時間の変更、労働契約の範囲、オフィス外から働く日々に守るべきリモート ワーカーの責任、および会社の機器をどうするか、オフィス関連のコストを誰が負担するかといった、より重要なグレーゾーンを排除するルールについて確認します。
これらは署名する薄い契約書で、丸2ページを超えることはまずなく、したがって、見落としがちなのです。
なぜ書面によるリモートワーク方針を持つべきなのでしょうか？
リモートワーク方針の大きな部分の1つは、期待を管理し、範囲を明確にすることですが、これは正式な契約とは異なり、社内メモで行うことができる可能性があるものです。 また、既存の多くの雇用契約では、業務の遂行や知的財産・物理的財産の保護は、オフィス内でのみカバーされています。 これらのすべてのケースについて、リモートワークの例外も可能な手段として追加する必要があります。
在宅勤務契約の一部として必要なものは何ですか？
在宅勤務契約は、ほとんどの場合簡単に却下される可能性があります。
範囲 & 期間
リモートワークには何十種類ものバリエーションがあります。 また、「employee.com」でも、「employee.com」「employee.com」「employee.com」「employee.com」の3つのカテゴリーがあります。 在宅勤務のポリシーで、一定量のホームオフィス勤務を許可している場合もあります。 また、特にパンデミックの期間中は、しばらくの間、リモートワークへの移行を制限することもできます。 また、夏の間、空調のない暑いオフィスを避けるために、人々が完全にリモートで働くことができるように指定することもできます。
実行したいリモートワークの種類、その制限、およびそれに関連する責任をポリシーに含める必要があります。 雇用主としての仕事は、移転戦略を構築し、全体的な報酬が従業員の所在地とバンドルされているかどうかを決定することです。 また、国際契約やコンプライアンスについても考え始めるかもしれません。
さらに、雇用者としてオフィス関連の費用を払い戻すことが期待されていたり、法律で定められていることもよくあります。 自宅がオフィスになるにつれ、どこで線引きすればいいのでしょうか。 インターネットや電気代を負担するのが一般的ですが、家賃の一部やオフィスの固定デスクも負担したいと思うかもしれません。
従業員が年に数回、本社に出張するような場合は、そのことも書面に書いておく必要があります。 例えば、その出張期間中にいくら負担するのか、また、従業員が負担する必要があるものは何かについて言及します。
リモートワークの要件
リモートワークは、リモートワークと同じというわけではありません。 新しく移行したリモートワーカーに何が期待されているのか、どこに限界があるのかを明確にしておく必要があります。 たとえば、以前はタイムトラッキングを使って勤務時間を記録していたかもしれませんが、在宅勤務の場合、それはもう不可能です。 結局のところ、仕事と生活の間に線を引くのが難しく、物事がお互いに流れ始めることがあります。
少なくとも、この設定を機能させるための最低限の要件を指定する必要があります。 従業員は、気が散らない場所で仕事をする必要があります。テレビの前やビーチは、集中した仕事をするための場所としては適していないことがほとんどです。 安定したインターネット接続は必須なので、自宅かシェアオフィスのいずれかを手配する必要があります。
休憩時間はやはり充電するために重要なので、夜間や週末に何時間も働き続けることを防ぐことができます。 そうでなければ、休みを取らない限り、それは通常、長期的な解決策にはならない。 最後に、コミュニケーションが全員にとってうまくいくように設定されていることを確認してください。
既存のポリシーの変更
オフィスからリモートワークに移行する場合、すでに複数のポリシーがあり、リモートワークへの移行を邪魔している可能性があります。 一般的なポリシーは、たとえば、プレゼンス タイムです。 以前は、従業員は勤務日の特定の時間帯にオフィスにいなければならないというポリシーがあったとしても、もはやそれは不可能です。
また、新しいポリシーが古いポリシーに取って代わるかどうかを指定する必要があります。 たとえば、知的財産ポリシーは、通常、雇用契約ですでに合意されているものを上書きします。
機器 & セキュリティ
最後に、リモートワークへの移行に伴い、機器の扱い方も変わります。 従来は、オフィスの機械で行った作業はすべて会社のものでしたが、在宅勤務の場合、プライベートと仕事が混在する可能性があり、それが仇となることも少なくありません。
さらに、セキュリティ対策も必要です。 オフィスのトラフィックはVPNを経由するよう要求し、一定基準のパスワードを使用し、盗難やデータ損失に関するポリシーを文書化しておくとよいでしょう
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