電子メールにおけるCCの意味と使うべきタイミング

電子メールにおけるCCの意味と使うべきタイミング

電子メールが従来のオフィスコミュニケーションの形態に取って代わったとき、紙ベースの覚書という既存の言語を引き継いだのである。 かつて、事務員は通信文をカーボン紙の上にタイプし、自動的にカーボンコピーが作成され、それを2番目の受信者に送信することができました。

カーボン コピー、またはより一般的には「CC」という用語は、現在では電子メール用語の不可欠な一部となっています。 いつ、どのように使用するかのハンドブックがあるわけではありませんが、CC フィールドに記入して「送信」をクリックする前に覚えておくとよいベスト プラクティスがいくつかあります。

How to use CC in Gmail

現在のメール用語で CC を使用するとは、メールを「宛先」フィールドの主要受信者だけでなく、1 人以上の副受信者に対して送るということです。

GmailでCCフィールドを完成させるには：

• [作成]をクリックして、新しいメッセージを開きます。
• 受信者のメールアドレスを入力して、宛先フィールドを完成させます。
• メール作成画面の右上にある CC をクリックします。

• 受信者のメールアドレスを入力します。

送信ボタンを押すと、メールは To フィールドにある受信者と CC フィールドにある受信者の双方に送られます。 すべての受信者は他のすべてのメール アドレスを見ることができるので、連絡先の詳細を共有することに同意していることを確認してください。

When to use CC in a email

CC は時間の節約とコミュニケーションの向上の両方に役立つツールですが、基本的なコミュニケーションのエチケットを適切に考慮せずに自由に使われすぎることがあります。

受信者に常に最新情報を伝えたいとき

「最新情報」を伝えるときは、注意が必要です。

各受信者が本当にコピーする必要があるかどうかを考えてください。

一般的なルールとして、ループに入れる必要があるのは、

• マネージャーや同僚で、すべての連絡や特定の連絡にCCするよう明確に依頼した人です。

連絡先を紹介する場合

誰かにメールを送って別の連絡先を紹介する場合、その後会話を続けるために、両者にメールを見てもらいたいと思うものです。 新しい連絡先を To フィールドに追加するか CC フィールドに追加するかはあなた次第ですが、CC を使用してもまったく問題ありません。

メールで CC を使用しない場合

受信箱がいっぱいになると、効率性の面で本当に問題になり、人々は単に CC された通信よりも緊急のメールを優先させるのは自然なことです。 連絡先の 1 人に日常的に CC していると、いつの間にか、その人はメールをまったく読まなくなります。

この機能を使用して、不必要に CC を付けて、必要以上のメールが殺到しないように注意してください。

適切な同意が得られない場合

自由で無思慮に使用すると、CCは意図しない問題を引き起こす可能性があります。 次の返信で単に CC にする前に、まず両者の許可を得るようにしてください。

反応や行動を期待している場合

反応や直接的な行動を期待していない受信者だけにCCを付けることを検討してみてください。

送信する前に、CC フィールドを見て、それぞれの受信者に何を期待しているかを考えてみてください。

誰かを困らせたいとき、または自分の主張を証明したいとき

皮肉な理由でCCフィールドを使用する人は珍しくありません。 あるいは、自分がとった行動について上司に呼び出され、上司がすでに関連する通信にコピーされていたことを証明したくなったことがあるかもしれません。

消極的な理由や点数稼ぎでCCを使用することは良い習慣ではないので、そのままにしておくべきです。

多くの受信者をコピーしたい場合

CCフィールドが多すぎると、新しいメールを開いた受信者にとって非常に邪魔になるので、理想的にはCCフィールドは3～4人までにとどめておきましょう。 それ以上は、メールマージを行うか、Mailchimpなどのニュースレターソフトの使用を検討する必要があります。

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Why CC’s Your Boss on Every Email Erodge Trust

多くの社員は、その日のメールを処理しているときに、同僚へのメッセージに上司をCCすることがあります。 これは悪意があるわけではなく、全員に情報を行き渡らせようとしているのです。

それのどこが悪いんだ？

584人を対象にした調査によると、345人が、電子メールで上司にCCした場合、同僚の信頼度が下がると答えました。 また、このようなことが頻繁に起こっている場合、組織文化全体の信頼が低くなっている可能性が高いと指摘しています。

このことを念頭に置いて、たとえ善意であっても、同僚に送るメールに上司をコピーする前に考えてみてください。

Always Double Check Threads for Previous Replies

メールチェーンで一番やりたくないことは、返信を二重にしたり、すでに提起され議論されている点を持ち出したりすることでしょう。 これは確かに面倒なことで、特にCCスレッドはとんでもなく長くなってしまうことがあるからです。

そうは言っても、前に来たものをすばやくスキャンすれば、その後の貴重な時間を節約することができます。 私たちは毎日、メールの受信箱の中で長い時間を過ごしているので、自分自身と同僚のために、繰り返しのメールを減らすために自分の役割を果たすことが重要です。 彼らは、ほとんど意味をなさない、いくつかの単語だけを含むメールを送ってきます。 ソーシャル・ナマケモノはCCの存在すら知らない。 そして、ここに問題があります。質問は、文脈なしに回答されたり、質問されたりします。 このようなコミュニケーションパターンは非常に非効率的で、みんなの時間を浪費しています。 そのような人にならないようにしましょう。 そして、もしあなたがソーシャル・ナマケモノを知っているなら、CCのベスト・プラクティスを優しく教えてあげてください。

The Big Boss

The Big Bossは実際のボスではありません-彼らは自分がボスだと思っているだけです。 彼らはしばしば自分たちのことを考え、すべてのメールに全員をコピーすることでCCを武器として使い、全員がすべてを見ていることを確認するのです。 これはベストプラクティスではないので、このような使い方は避けるべきです。

親友上司

親友上司は、実際には上司なのですが、あなたの友人でありたいと思い、自分がチームの一員であることをあなたに知ってもらいたいと思っています。 これは、チームスピリットを育み、誰も取り残されないようにするために、すべてのメールに全員が含まれている場合に問題となります。 しかし実際には、チーム全員が不必要なメールを受け取り、それを整理するのに無駄な時間を費やすことになるのです。

Use it sparingly

私たちのほとんどは、あまり深く考えずに日々の電子メールのやりとりを行っています。 しかし、次にメールを作成するときは、CC を付けることが役に立つのか、必要なのか、少し考えてみてください。 CC は非常に便利なツールですが、控えめに、そしてある程度配慮して使用した場合に限ります。 もう 1 つの重要なメール送信機能を理解したい場合は、メールでの BCC の使用方法に関する記事をチェックしてください。

追加情報。 Gmail で非公開の受信者にメールを送信する方法

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