Venngage
Wszyscy robimy wszystko, co w naszej mocy, aby zapewnić szczęśliwych i zdrowych pracowników. Dlatego też, w idealnym świecie, nigdy nie będziesz musiał tworzyć raportu o incydencie.
Ale ponieważ incydenty się zdarzają, nigdy nie jest złym pomysłem być przygotowanym na każdą sytuację – zwłaszcza nieoczekiwaną.
Właściciele małych firm, pracownicy działów kadr i osoby odpowiedzialne za reagowanie w sytuacjach awaryjnych w miejscu pracy: ten artykuł jest dla Ciebie!
W tym przewodniku, krok po kroku, podzielimy się naszymi najważniejszymi wskazówkami dotyczącymi tworzenia raportów z incydentów, które pomogą Ci przeprowadzić skuteczne dochodzenie i upewnić się, że podobne (lub poważniejsze) incydenty już się nie powtórzą. Zamieścimy również nasze najlepsze szablony, aby wykonać pracę.
Spis treści:
- Co to jest raport o incydencie?
- Przykłady raportów o incydentach, Szablony i wskazówki projektowe
- Szablon raportu z wypadku
- Szablony raportów z wypadków pracowniczych
- Jak napisać raport z wypadku
UŻYJ DARMOWEGO SZABLONU
Wszystkie szablony w tym poście mogą być dostosowane przy użyciu naszego łatwego narzędzia online do tworzenia raportów z wypadków. Rejestracja jest bezpłatna, wiele z naszych szablonów jest również bezpłatnych w użyciu.
Co to jest raport o incydencie?
Raport z wypadku to formularz służący do dokumentowania wszystkich chorób, urazów, zdarzeń potencjalnie wypadkowych i wypadków w miejscu pracy. Raport z wypadku należy wypełnić w momencie wystąpienia zdarzenia, bez względu na to, jak niewielki jest uraz.
Oto jeden z przykładów:
UŻYJ DARMOWEGO WZORU
Każda choroba lub uraz, który wpływa na zdolność pracownika do pracy, musi zostać odnotowany. Specyfika tego, co jest wymagane przez prawo, aby zawrzeć w raporcie z wypadku, będzie się różnić w zależności od federalnego lub prowincjonalnego ustawodawstwa, które dotyczy twojego miejsca pracy.
Jeśli nie jesteś pewien, możesz zajrzeć na stronę internetową twojego rządu, aby uzyskać więcej szczegółów. W niektórych przypadkach istnieją wyjątki, które mogą zwolnić małe firmy z obowiązku przestrzegania takich przepisów.
UŻYJ TEGO WZORCA RAPORTU
Przykłady raportów o incydentach i wskazówki dotyczące projektowania
Tutaj znajduje się kilka przykładów raportów o incydentach, które pomogą Ci zacząć. Zamieściłem również kilka wskazówek dotyczących projektowania raportów, które pomogą Ci skutecznie zaprezentować informacje. Mamy również kompleksowy przewodnik po ogólnym projektowaniu raportów, jeśli chcesz zagłębić się w temat.
Włącz swój branding do projektu raportu
Jak w przypadku każdego dokumentu tworzonego dla firmy, dobrą praktyką jest włączenie brandingu do raportów o incydentach. (Psst-Venngage’s Brand Kit funkcja sprawia, że łatwo dodać markę za pomocą jednego kliknięcia!)
Włącz kolory swojej marki do swojego projektu. Możesz to zrobić poprzez użycie ich w nagłówku raportu, stopce, pasku bocznym i w każdej wizualizacji.
Możesz użyć kolorów swojej marki w tle raportu z wypadku:
UŻYJ TEGO SZABLONU RAPORTU
Możesz również dołączyć swoje logo, jak w tym szablonie raportu z wypadku:
USE THIS REPORT TEMPLATE
Organizuj swoje informacje w sekcje za pomocą ramek
Aby Twoje informacje były jak najbardziej czytelne, zorganizuj je w sekcje. Jednym z najprostszych sposobów, aby to zrobić jest użycie pudełek.
Na przykład przyjrzyj się, jak te szablony raportów o zdarzeniach używają pól do podziału informacji:
UŻYJ TEGO TEMATU RAPORTU
Ten przykład raportu o zdarzeniach również używa prostokątów do oznaczenia nagłówków sekcji:
USE THIS REPORT TEMPLATE
Kodowanie kolorem sekcji Twojego raportu z wypadku
Kolory są nie tylko świetne do uczynienia Twoich raportów, prezentacji i wykresów bardziej interesującymi do oglądania. Można również użyć koloru do organizowania sekcji raportu i zwrócić uwagę na kluczowe informacje.
Aby uzyskać więcej wskazówek na temat używania kolorów w swoich projektach, przeczytaj nasz przewodnik o tym, jak wybierać kolory, aby skutecznie komunikować się z innymi.
UŻYJ TEGO SZABLONU RAPORTU
UŻYJ TEGO SZABLONU RAPORTU
Dodaj wizualny nagłówek do swojego raportu z wypadku
Jako część budowania marki firmy, możesz dodać wizualny nagłówek do swoich raportów. Na przykład, ten szablon raportu o incydencie używa neutralnego zdjęcia z kolorowym filtrem, aby stworzyć profesjonalny nagłówek:
UŻYJ TEGO TEMATU RAPORTU
Możesz to zrobić w Venngage, nakładając zdjęcie na kolorowe tło i dostosowując krycie zdjęcia:
Tego samego efektu możesz użyć również dla pasków bocznych:
UŻYJ TEGO TEMATU RAPORTU
Zrób próbny formularz, aby zaoferować członkom zespołu wiadomości jako przykład
Jeśli zmieniasz personel lub coś się dzieje, gdy osoba, która jest właścicielem raportów o incydentach, jest bardzo ważne, aby istniał udokumentowany proces. To zapewni, że jeśli ktoś zostanie postawiony na miejscu, będzie mógł wypełnić raport o incydencie prawidłowo.
Pomocne może być również dodanie krótkich opisów rodzaju informacji, które należy zawrzeć w każdym polu. Przyjrzyj się, jak ten przykład raportu o incydencie oferuje krótki tekst, aby poprowadzić osobę wypełniającą go:
UŻYJ TEGO TEMATU RAPORTU
Użyj ikon do wizualizacji pojęć
Ikony są małymi, kompaktowymi obrazami, które mogą być używane do wzmocnienia informacji w raportach. Można ich również użyć do zwrócenia uwagi na określone pola i ważne fragmenty informacji.
Na przykład, ten szablon raportu o incydencie używa ikon do wskazania celu każdego pola:
UŻYJ TEGO SZABLONU RAPORTU
UŻYJ TEGO SZABLONU RAPORTU
Jak napisać raport o incydencie
Ważne jest ustanowienie systematycznej metody badania incydentów.
Równie ważne jest przygotowanie raportu, który umożliwi zarejestrowanie każdego istotnego aspektu incydentu – jest to zasadniczy pierwszy krok w procesie zgłaszania incydentów.
Po utworzeniu formularza raportu o incydencie, możesz:
- Rozpocząć dochodzenie od ustalenia faktów
- I zakończyć dochodzenie od określenia zaleceń dotyczących zapobiegania zarówno wzrostowi dotkliwości incydentu, jak i możliwości ponownego wystąpienia.
Aby napisać jakikolwiek raport o incydencie, należy postępować zgodnie z podstawowym formatem opisanym poniżej.
UŻYJ TEGO INFOGRAFICZNEGO WZORCA
Podejmij natychmiastowe działania
Pracownicy Twojej organizacji powinni powiadomić swojego kierownika lub innego członka komitetu kierownictwa firmy, jak tylko wystąpi incydent – niezależnie od charakteru zdarzenia (czy jest to wypadek, choroba, uraz czy sytuacja zbliżona do wypadku).
Oto powiedziawszy, muszą być kanały komunikacyjne jasno zdefiniowane w celu promowania praktyki pracowników zgłaszających się w takich sytuacjach i znaczenie takiego działania.
Po zgłoszeniu incydentu, pierwszym obowiązkiem członka komitetu przywódczego jest zapewnienie, że odpowiednie leczenie, jeśli jest to konieczne, jest podawane osobom dotkniętym zdarzeniem.
Na tę uwagę: jeśli zagrożenie nadal istnieje, kierownik, któremu zgłoszono zdarzenie, musi wyeliminować zagrożenie poprzez jego kontrolę. Każda firma powinna mieć zdefiniowaną procedurę do osiągnięcia tego w oparciu o charakter ich pracy.
Na przykład, jeśli nastąpił wyciek, który spowodował upadek. Należy zająć się poszkodowanym i niezwłocznie zlecić wytarcie rozlanego płynu oraz oznaczyć obszar jako niebezpieczny za pomocą znaku.
Zbieranie faktów
Po przeprowadzeniu natychmiastowych działań obejmujących reakcję na zdarzenie i wyeliminowanie zagrożenia z otoczenia, nadszedł czas na ustalenie i zarejestrowanie faktów związanych z incydentem.
UŻYJ TEGO TEMATU SOCIAL MEDIA
Fakty związane ze zdarzeniem obejmują:
Podstawy
Zidentyfikuj konkretne miejsce, czas i datę incydentu. Ta informacja ma fundamentalne znaczenie dla śledztwa i jest najbardziej oczywistą informacją do zebrania.
Dotknięci
Zbierz szczegóły dotyczące osób zaangażowanych i/lub dotkniętych incydentem. Pociąga to za sobą zapisanie nazwiska (nazwisk) osoby (osób) zaangażowanej(ych), ich stanowiska (stanowisk), działu (działów), w którym działają, kierownika (kierowników) osób dotkniętych incydentem.
Świadkowie
Porozmawiaj z jakimikolwiek świadkami zdarzenia, aby zebrać ich perspektywę zdarzenia. Zapisz ich wypowiedzi w formularzu tak szczegółowo i dokładnie, jak to możliwe.
Aby zapewnić dokładność, najlepszą praktyką jest przejrzenie notatek ze świadkiem, aby upewnić się, że zgadzają się z tym, jak zdarzenie jest przedstawione w raporcie. Ważne jest również, aby zawrzeć nazwisko(a) świadków w raporcie na wypadek, gdyby konieczne było dodatkowe przesłuchanie.
Kontekst
Rozważ i udokumentuj wydarzenia, które miały miejsce prowadzące do zdarzenia. Zapytaj:
- Co robił pracownik?
- Kto poprosił go o wykonanie zadania? Jak pracownik czuł się przed zdarzeniem? …etc.
Ważne jest określenie, które czynniki były wynikiem incydentu oraz które czynniki były obecne przed incydentem i mogły być potencjalnym czynnikiem przyczyniającym się do zaistnienia incydentu.
Działania
W raporcie należy określić działania osób zaangażowanych w czasie incydentu. Co zrobił pracownik, co doprowadziło do incydentu?
Na przykład, jeśli pracownik doznał urazu pleców podczas podnoszenia pudełka w pracy, ważne jest ustalenie, w jaki sposób pracownik podniósł pudełko, aby zdecydować, czy przyczyniło się to do jego urazu. Jeśli tak, to należy zapytać, czy pracownik został odpowiednio przeszkolony do tego zadania i przez kogo lub z jakiego źródła?
Środowisko
Zidentyfikuj i zapisz warunki środowiskowe, które przyczyniły się do zdarzenia. Czy było nieodpowiednie oświetlenie? Czy jakiś element wyposażenia nie działał prawidłowo? Czy widoczność pracowników była utrudniona przez odblaski lub martwe pole? itp.
Urazy
Zapisać szczegółowe opisy konkretnych urazów i ocenić ich ciężkość w raporcie. Opis ten powinien zawierać część(-ci) ciała, która doznała obrażeń, charakter i zakres obrażeń.
Leczenie
Ważne jest również udokumentowanie w raporcie o incydencie rodzaju leczenia zastosowanego w przypadku stwierdzonych obrażeń. Informacja ta jest ważna do udokumentowania w celu zrozumienia, w jaki sposób pracownik odzyskuje zdrowie podczas przeglądu szczegółów zdarzenia.
Szkody
Zapisać konto wszelkich szkód w sprzęcie, materiałach, itp. które zostały dotknięte przez incydent. Będzie to pomocne do odniesienia się podczas analizy zdarzenia w celu rozważenia zarówno planu działań korygujących, jak i określenia, które elementy będą wymagały naprawy lub wymiany.
3. Analyze and Reflect
Zbieranie i rejestrowanie faktów związanych z wystąpieniem incydentu pomoże w ustaleniu jak doszło do zdarzenia. Analiza zebranych faktów związanych z incydentem pomoże w ustaleniu, dlaczego doszło do incydentu.
Analiza i ustalenie jak i dlaczego doszło do incydentu jest niezbędne w celu opracowania skutecznego planu działań naprawczych.
Potencjalne przyczyny wypadków lub urazów, które wystąpiły w miejscu pracy, mogą obejmować:
- Przyczyny pierwotne (na przykład niesolona łata lodu na zestawie schodów, która spowodowała poślizgnięcie się i upadek).
- Przyczyny drugorzędne (na przykład pracownik nie stosujący odpowiedniego sprzętu ochrony osobistej, takiego jak twardy kask lub okulary).
- Inne przyczyny przyczyniające się do wypadku (na przykład: przepalona żarówka w okolicy powodująca słabą widoczność).
UŻYJ NINIEJSZEGO TEMATU SOCIAL MEDIA
Otwórz Plan Działań Korygujących
Plan Działań Korygujących dostarczyłby zaleceń jako środków zmniejszających możliwość dalszego występowania problemu i/lub ponownego wystąpienia incydentu. Zalecenia wynikałyby z efektywnej analizy faktów zebranych i udokumentowanych w raporcie o incydencie.
Elementy skutecznego Planu Działań Korygujących mogą obejmować:
- Occupational Health &Szkolenie pracowników w zakresie bezpieczeństwa
- Procesy rutynowej konserwacji zapobiegawczej, które zapewniają, że sprzęt jest w odpowiednim stanie roboczym
- Przegląd praktyk i procedur pracy z zaleceniem zmian. w celu zmniejszenia ryzyka zdarzeń
- Przeprowadzenie analizy zagrożeń na stanowisku pracy w celu określenia, czy inne potencjalne zagrożenia są związane z zadaniem i/lub środowiskiem, a następnie przeszkolenie pracowników w zakresie tych zagrożeń w oparciu o wyniki oceny
- Inżynieria, zmiany/ulepszenia sprzętu lub środków ochrony indywidualnej w celu zapewnienia, że zadanie lub proces wykonywania tego zadania stwarza mniejsze ryzyko
UŻYJ TEGO WZORCA SOCIAL MEDIA
Przykłady raportów o incydentach
COVID-19 Szablon raportu o incydencie pracowniczym
UŻYJ TEGO TEMATU
Szablon raportu o incydencie krytycznym pracownika służby zdrowia
UŻYJ TEGO TEMATU
Podsumowanie
Choć bycie przygotowanym na nieoczekiwane zdarzenia jest często trudne, środki zapobiegawcze są podstawą do utrzymania szczęśliwego i zdrowego środowiska pracy dla siebie i swoich pracowników.
Raporty z incydentów są nie tylko elementem definiującym protokół reagowania na incydenty w każdej firmie, ale zapewniają środki pozwalające uniknąć powtarzających się wypadków i/lub inspirują do zmian.
Dlatego tak ważne jest, aby mieć odpowiedni i kompleksowy formularz raportu o incydencie przygotowany i pod ręką dla każdego incydentu, który może się pojawić. Przestrzegając przepisów obowiązujących w Twojej jurysdykcji i biorąc pod uwagę cztery elementy opisane powyżej, będziesz dobrze przygotowany do skutecznego radzenia sobie z incydentami.
Skutek reagowania na incydenty w miejscu pracy w sposób terminowy i zorientowany na szczegóły nie tylko zapewni bezpieczne miejsce pracy, ale również: