Venngage
Todos nós fazemos o nosso melhor para garantir uma força de trabalho feliz e saudável. É por isso que, num mundo perfeito, você nunca teria que criar um relatório de incidentes.
Mas como os incidentes acontecem, nunca é uma má ideia estar preparado para qualquer situação – especialmente para o inesperado.
Pequenos empresários, equipes de recursos humanos e socorristas no local de trabalho: este é o artigo para você!
Neste guia passo-a-passo, vamos compartilhar nossas principais dicas para criar relatórios de incidentes que o ajudarão a realizar investigações eficazes e garantir que incidentes similares (ou mais sérios) não aconteçam novamente. Também incluiremos nossos principais modelos para fazer o trabalho.
Table of Contents:
- O que é um Relatório de Incidentes?
- Exemplos de Relatório de Incidentes, Modelos e Dicas de Design
- Modelo de Relatório de Incidentes Simples
- Modelos de Relatório de Incidentes de Funcionários
- Como Escrever um Relatório de Incidentes
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Todos os modelos neste post podem ser personalizados usando nossa ferramenta fácil de criação de relatórios de incidentes online. É grátis para se inscrever, muitos dos nossos templates são grátis para usar também.
O que é um Relatório de Incidentes?
Um relatório de incidentes é um formulário para documentar todas as doenças, ferimentos, quase-acidentes e acidentes no local de trabalho. Um relatório de incidente deve ser preenchido no momento em que um incidente ocorre, não importa quão menor seja uma lesão.
Aqui está um exemplo:
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Qualquer doença ou lesão que afete a capacidade de trabalho de um funcionário deve ser anotada. As especificidades do que é exigido por lei para ser incluído num relatório de incidentes variará dependendo da legislação federal ou provincial que afecta o seu local de trabalho.
Se não tiver a certeza, pode dar uma vista de olhos no website do seu governo para mais detalhes. Em certos casos, há exceções que podem isentar as pequenas empresas do cumprimento de tal legislação.
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Exemplos de relatórios de incidentes e dicas de design
Aqui estão alguns exemplos de relatórios de incidentes para ajudar você a começar. Eu também incluí algumas dicas de design de relatórios para ajudá-lo a apresentar suas informações de forma eficaz. Nós também temos um guia abrangente para o design geral de relatórios se você quiser ir um pouco mais fundo no tópico.
Incorporar sua marca no design do relatório
Como com qualquer documento que você criar para o seu negócio, é uma boa prática incorporar a sua marca nos relatórios de incidentes. (A funcionalidade do Psst-Venngage’s Brand Kit torna mais fácil adicionar a sua marca com apenas um clique!)
Inclua as cores da sua marca no seu design. Você pode fazer isso usando-as no cabeçalho do relatório, rodapé, barra lateral, e em qualquer visual.
Pode usar as cores da sua marca no fundo do seu relatório de incidentes:
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Pode também querer incluir o seu logótipo, como neste modelo de relatório de incidentes:
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Organize suas informações em seções usando caixas
Para tornar suas informações tão legíveis quanto possível, organize-as em seções. Uma das maneiras mais fáceis de fazer isso é usando as caixas.
Por exemplo, dê uma olhada em como esses modelos de relatório de incidentes usam caixas para secionar as informações:
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Este exemplo de relatório de incidentes também usa retângulos para denotar cabeçalhos de seção:
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Código de cores as seções do seu relatório de incidentes
Cores não são ótimas apenas para tornar seus relatórios, apresentações e gráficos mais interessantes de se ver. Você também pode usar cores para organizar as seções do seu relatório e para chamar a atenção para informações chave.
Para mais dicas sobre como usar cores em seus designs, leia nosso guia sobre como escolher cores para se comunicar de forma eficaz.
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Adicionar um cabeçalho visual ao seu relatório de incidentes
Como parte da marca da sua empresa, você pode querer adicionar um cabeçalho visual aos seus relatórios. Por exemplo, este modelo de relatório de incidentes usa uma foto neutra com um filtro colorido para criar um cabeçalho profissional:
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Pode fazer isto em Venngage sobrepondo uma foto sobre um fundo colorido e ajustando a opacidade da foto:
Pode usar o mesmo efeito para as barras laterais também:
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Faça um formulário falso para oferecer como exemplo aos membros da equipe de notícias:
Se você estiver fazendo uma transição na equipe ou algo acontecer quando o indivíduo que possui relatórios de incidentes estiver fora, é muito importante que haja um processo documentado. Isso assegurará que se alguém for colocado no local, ele possa preencher o relatório de incidentes adequadamente.
Também pode ser útil adicionar breves descrições do tipo de informação a ser incluída em cada campo. Veja como este exemplo de relatório de incidentes oferece um breve texto para guiar a pessoa a preenchê-lo:
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Utilizar ícones para visualizar conceitos
Icones são visuais pequenos e compactos que podem ser usados para reforçar as informações em seus relatórios. Você também pode usá-los para chamar a atenção para campos específicos e peças importantes de informação.
Por exemplo, este modelo de relatório de incidentes usa ícones para indicar o propósito de cada campo:
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Como escrever um relatório de incidentes
É importante estabelecer um método sistemático de investigação de incidentes.
É igualmente importante ter um relatório preparado que permita registrar todos os aspectos relevantes do incidente – este é o primeiro passo essencial no processo de relato de incidentes.
Depois de ter criado o seu formulário de relatório de incidentes, você pode:
- Inicie sua investigação com o levantamento dos fatos
- E termine sua investigação com recomendações determinantes para prevenir tanto um aumento na gravidade do incidente quanto a possibilidade de uma recorrência.
Para escrever qualquer relatório de incidente, siga o formato básico descrito abaixo.
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Aja imediatamente
Os funcionários de sua organização devem notificar seu gerente ou outro membro do comitê de liderança da empresa assim que um incidente ocorrer – independentemente da natureza do evento (seja ele um acidente, doença, ferimento ou quase acidente).
Posto isso, é necessário que haja canais de comunicação claramente definidos para promover a prática dos funcionários que se apresentam nessas situações e a importância disso.
Após um incidente ter sido relatado, a primeira responsabilidade do membro da liderança é assegurar que o tratamento adequado, se necessário, esteja sendo administrado aos afetados pelo evento.
Acima desta nota: se o perigo ainda existir, o gerente que o evento foi relatado deve eliminar o perigo, controlando-o. Cada empresa deve ter um procedimento definido para realizar isto, baseado na natureza do seu trabalho.
Por exemplo, se houve um derrame que causou uma queda. Você cuidaria da vítima e prontamente teria o derramamento limpo e identificaria a área como um perigo usando um sinal.
Colher os Fatos
Após a ação imediata incluindo a resposta ao evento e eliminando o perigo do ambiente ter sido conduzida, é hora de determinar e registrar os fatos relacionados ao incidente.
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Os fatos relacionados com o incidente incluem:
As noções básicas
Identificar o local, hora e data específicos do incidente. Esta informação é fundamental para a investigação e a informação mais óbvia a recolher.
O Afectado
Colher os detalhes das pessoas envolvidas e/ou afectadas pelo incidente. Isto implicaria registar o(s) nome(s) do(s) indivíduo(s) envolvido(s), o(s) seu(s) cargo(s), o(s) departamento(s) que operam no(s) gestor(es) das pessoas afectadas.
As Testemunhas
Fale com qualquer testemunha do evento para recolher a sua perspectiva do evento. Registar os seus depoimentos da forma mais detalhada e precisa possível.
Para garantir a precisão, é melhor rever as suas notas com a testemunha para garantir que elas concordam com a forma como o evento é retratado no relatório. É também importante incluir o(s) nome(s) de qualquer testemunha no relatório, no caso de ser necessário qualquer interrogatório adicional.
O Contexto
Considerar e documentar os eventos que ocorreram até ao incidente. Pergunte:
- O que o funcionário estava fazendo?
- Quem lhes pediu para completar a tarefa? Como o funcionário estava se sentindo antes do incidente? …etc.
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É importante identificar quais fatores foram um resultado do incidente e quais fatores estavam presentes antes do incidente e poderiam ser um fator potencial de contribuição para a ocorrência do incidente.
As Ações
No relatório, você deve especificar as ações das pessoas envolvidas no momento do incidente. O que o funcionário fez que levou ao incidente?
Por exemplo, se um funcionário feriu suas costas ao levantar uma caixa no trabalho, é importante determinar como esse funcionário levantou a caixa para decidir se isso contribuiu para a lesão. Se sim, então pergunte se esse empregado foi treinado adequadamente para essa tarefa e por quem ou qual fonte?
O Ambiente
Identificar e registar as condições ambientais que contribuíram para o evento. Houve iluminação inadequada? Um equipamento não estava a funcionar correctamente? A visibilidade dos funcionários foi obstruída por um ofuscamento ou ponto cego? Etc.
As Lesões
Recordar descrições detalhadas de lesões específicas e avaliar a gravidade das mesmas no relatório. Esta descrição deve incluir parte(s) do corpo lesionado, natureza e extensão das lesões.
O Tratamento
É também importante documentar no relatório do incidente o tipo de tratamento administrado para as lesões reconhecidas. Esta informação é importante para documentar para entender como o empregado se recupera ao rever as especificidades do evento.
Os danos
Recordar um relato de quaisquer danos ao equipamento, materiais, etc. que foram afetados pelo incidente. Isso será útil para retornar durante a análise do evento, a fim de considerar um plano de ação corretiva e determinar quais itens precisarão ser reparados ou substituídos.
Colher e registrar os fatos relacionados com a ocorrência do incidente ajudará a determinar como o incidente ocorreu. A análise dos fatos coletados relacionados ao incidente ajudará a determinar porque o incidente ocorreu.
Analisar e determinar como e porque o incidente ocorreu é essencial para desenvolver um plano de ação corretiva eficaz.
Potenciais causas de acidentes ou lesões que ocorreram no local de trabalho podem incluir:
- Causas primárias (por exemplo, uma mancha de gelo sem sal num conjunto de escadas que causou um escorregamento e uma queda).
- Causas secundárias (por exemplo, um funcionário que não usa equipamento de proteção pessoal apropriado, como um capacete duro ou óculos).
- Outras causas contributivas (por exemplo: uma lâmpada queimada na área causando má visibilidade).
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Estabelecer um Plano de Ação Corretiva
Um Plano de Ação Corretiva forneceria recomendações como um meio de reduzir a possibilidade de um problema contínuo e/ou recorrência do incidente. As recomendações resultariam de uma análise eficaz dos fatos coletados e documentados no relatório do incidente.
Os elementos de um Plano de Ação Corretiva eficaz poderiam incluir:
- Saúde Ocupacional & Treinamento de segurança para funcionários
- Processos de manutenção preventiva de rotina que garantam que o equipamento esteja em condições adequadas de trabalho
- Uma revisão das práticas e procedimentos de trabalho com uma recomendação de mudanças para reduzir o risco de incidentes
- Condução de uma análise de perigos do trabalho para determinar se outros perigos potenciais estão associados à tarefa e/ou ambiente e, em seguida, treinar os funcionários sobre esses perigos com base nos resultados da avaliação
- Engenharia, alterações/atualizações do equipamento ou EPI para garantir que a tarefa ou o processo de conclusão da mesma apresenta menos riscos
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Exemplos de relatórios de incidentes
COVID-19 Modelo de relatório de incidentes com funcionários
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Modelo de relatório de incidentes críticos de funcionários de cuidados de saúde de cor azul
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Conclusão
Embora estar preparado para o inesperado seja muitas vezes difícil, As medidas preventivas são a pedra angular da manutenção de um ambiente de trabalho feliz e saudável para si e para a sua força de trabalho.
Os relatórios de incidentes não são apenas uma peça definidora no protocolo de resposta a incidentes de qualquer empresa, mas fornecem um meio para evitar contratempos recorrentes e/ou inspirar mudanças.
É por isso que é crucial ter um formulário de relatório de incidentes relevante e abrangente preparado e em mãos para qualquer incidente que possa surgir. Aderindo à legislação de sua jurisdição e considerando os quatro componentes prescritos acima, você estará bem preparado para lidar com incidentes de forma eficaz.
O efeito de responder aos incidentes no local de trabalho de forma oportuna e orientada aos detalhes não só garantirá um local de trabalho seguro, mas também: