Venngage
Toți facem tot ce ne stă în putință pentru a asigura o forță de muncă fericită și sănătoasă. De aceea, într-o lume perfectă, nu ar trebui niciodată să creați un raport de incident.
Dar, din moment ce incidentele se întâmplă, nu este niciodată o idee rea să fiți pregătiți pentru orice situație – mai ales pentru cele neașteptate.
Proprietarii de afaceri mici, echipele de resurse umane și primii respondenți la urgențe la locul de muncă: acesta este articolul pentru dumneavoastră!
În acest ghid pas cu pas, vă vom împărtăși sfaturile noastre de top privind crearea rapoartelor de incident care vă vor ajuta să efectuați investigații eficiente și să vă asigurați că incidente similare (sau mai grave) nu se vor mai repeta. Vom include, de asemenea, șabloanele noastre de top pentru a face treaba.
Tabel de materii:
- Ce este un raport de incident?
- Exemple de rapoarte de incident, Șabloane și sfaturi de proiectare
- Simplu șablon de raport de incident
- COVID-19 Șabloane de raport de incident pentru angajați
- Cum să scrieți un raport de incident
Utilizați acest șablon gratuit
Toate șabloanele din această postare pot fi personalizate cu ajutorul instrumentului nostru ușor de creare a rapoartelor de incident online. Este gratuit să vă înscrieți, iar multe dintre șabloanele noastre sunt și ele gratuite.
Ce este un raport de incident?
Un raport de incident este un formular pentru a documenta toate bolile de la locul de muncă, rănile, accidentele la limită și accidentele. Un raport de incident trebuie completat în momentul în care are loc un incident, indiferent cât de minoră este o vătămare.
Iată un exemplu:
Utilizați acest MODEL GRATUIT
Toată boala sau vătămarea care are un impact asupra capacității de muncă a unui angajat trebuie notată. Specificul a ceea ce se cere prin lege să fie inclus într-un raport de incident va varia în funcție de legislația federală sau provincială care afectează locul dvs. de muncă.
Dacă nu sunteți sigur, puteți să aruncați o privire pe site-ul web al guvernului dvs. pentru mai multe detalii. În anumite cazuri, există excepții care pot scuti întreprinderile mici de la respectarea unei astfel de legislații.
Utilizați acest model de raport
Exemple de rapoarte de incident și sfaturi de proiectare
Iată câteva exemple de rapoarte de incident pentru a vă ajuta să începeți. Am inclus, de asemenea, câteva sfaturi de proiectare a rapoartelor pentru a vă ajuta să vă prezentați eficient informațiile. Avem, de asemenea, un ghid cuprinzător pentru designul general al rapoartelor, dacă doriți să aprofundați puțin subiectul.
Incorporați brandingul dvs. în designul raportului dvs. de incident
Ca orice document pe care îl creați pentru afacerea dvs., este o bună practică să încorporați brandingul dvs. în rapoartele dvs. de incident. (Psst-Venngage’s Brand Kit feature face mai ușor să adăugați brandingul dvs. cu un singur clic!)
Includeți culorile mărcii dvs. în designul dvs. Puteți face acest lucru folosindu-le în antetul raportului, în subsol, în bara laterală și în orice elemente vizuale.
Ați putea folosi culorile mărcii dvs. în fundalul raportului dvs. de incident:
UTILIZAȚI ACEST MODEL DE RAPORT
S-ar putea, de asemenea, să doriți să includeți logo-ul dvs., ca în acest model de raport de incident:
UTILIZAȚI ACEST MODEL DE RAPORT
Organizați informațiile în secțiuni folosind casete
Pentru ca informațiile dvs. să fie cât mai ușor de citit, organizați-le în secțiuni. Una dintre cele mai ușoare modalități de a face acest lucru este folosirea cutiilor.
De exemplu, aruncați o privire la modul în care aceste șabloane de raport de incident folosesc casete pentru a secționa informațiile:
Utilizați acest model de raport
Acest exemplu de raport de incident folosește, de asemenea, dreptunghiuri pentru a indica titlurile secțiunilor:
UTILIZAȚI ACEST MODEL DE RAPORT
Codificați în culori secțiunile raportului dvs. de incident
Culoarele nu sunt excelente doar pentru a face rapoartele, prezentările și graficele mai interesante de privit. De asemenea, puteți folosi culoarea pentru a organiza secțiunile raportului dvs. și pentru a atrage atenția asupra informațiilor cheie.
Pentru mai multe sfaturi privind utilizarea culorilor în proiectele dumneavoastră, citiți ghidul nostru despre cum să alegeți culorile pentru a comunica eficient.
UTILIZAȚI ACEST MODEL DE RAPORT
UTILIZAȚI ACEST MODEL DE RAPORT
Adaugați un antet vizual la raportul dvs. de incident
Ca parte a brandingului companiei dvs., este posibil să doriți să adăugați un antet vizual la rapoartele dvs. De exemplu, acest șablon de raport de incident folosește o fotografie neutră cu un filtru de culoare pentru a crea un antet profesional:
Utilizați acest șablon de raport
Puteți face acest lucru în Venngage suprapunând o fotografie pe un fundal de culoare și ajustând opacitatea fotografiei:
Puteți utiliza același efect și pentru bare laterale:
UTILIZAȚI ACEST MODEL DE RAPORT
Realizați o machetă de formular pentru a le oferi membrilor echipei de știri ca exemplu
Dacă faceți o tranziție de personal sau dacă se întâmplă ceva când persoana care deține rapoartele de incident este plecată, este foarte important să existe un proces documentat. Acest lucru va asigura faptul că, dacă cineva este pus la punct, poate completa raportul de incident în mod corespunzător.
De asemenea, poate fi util să adăugați scurte descrieri ale tipului de informații care trebuie incluse în fiecare câmp. Aruncați o privire la modul în care acest exemplu de raport de incident oferă un scurt text pentru a ghida persoana care îl completează:
UTILIZAȚI ACEST MODEL DE RAPORT
Utilizați pictograme pentru a vizualiza concepte
Icoanele sunt elemente vizuale mici și compacte care pot fi folosite pentru a întări informațiile din rapoartele dumneavoastră. De asemenea, le puteți utiliza pentru a atrage atenția asupra unor câmpuri specifice și a unor informații importante.
De exemplu, acest model de raport de incident utilizează pictograme pentru a indica scopul fiecărui câmp:
Utilizați acest model de raport
Utilizați acest model de raport
Cum să scrieți un raport de incident
Este important să stabiliți o metodă sistematică de investigare a incidentelor.
Este, de asemenea, la fel de important să aveți pregătit un raport care să vă permită să înregistrați fiecare aspect relevant al incidentului – acesta este primul pas esențial în procesul de raportare a incidentelor.
După ce ați creat formularul de raportare a incidentului, puteți:
- Începeți investigația cu constatarea faptelor
- Și încheiați investigația cu determinarea recomandărilor pentru prevenirea atât a creșterii gravității incidentului, cât și a posibilității de repetare a acestuia.
Pentru a redacta orice raport de incident, urmați formatul de bază descris mai jos.
UTILIZAȚI ACEST MODEL INFOGRAFIC
Acționați imediat
Angajații organizației dvs. ar trebui să își anunțe managerul sau un alt membru al comitetului de conducere al companiei imediat ce are loc un incident – indiferent de natura evenimentului (indiferent dacă este vorba de un accident, o boală, o rănire sau un incident evitat din apropiere).
Astfel spus, trebuie să existe canale de comunicare clar definite pentru a promova practica angajaților de a se prezenta în aceste situații și importanța acestora.
După ce un incident a fost raportat, prima responsabilitate a membrului conducerii este de a se asigura că un tratament adecvat, dacă este necesar, este administrat celor afectați de eveniment.
În această notă: dacă pericolul încă există, managerul căruia i-a fost raportat evenimentul trebuie să elimine pericolul prin controlul acestuia. Fiecare companie ar trebui să aibă o procedură definită pentru a realiza acest lucru în funcție de natura activității sale.
De exemplu, dacă a existat o scurgere care a provocat o cădere. Vă veți ocupa de victimă și veți dispune imediat ștergerea deversării și veți identifica zona ca fiind periculoasă prin folosirea unui semn.
Colectați faptele
După ce au fost efectuate acțiunile imediate, inclusiv răspunsul la eveniment și eliminarea pericolului din mediul înconjurător, este timpul să determinați și să înregistrați faptele legate de incident.
UTILIZAȚI ACEST MODEL SOCIAL MEDIA
Factele legate de incident includ:
Elemente de bază
Identificați locația specifică, ora și data incidentului. Aceste informații sunt fundamentale pentru anchetă și sunt cele mai evidente informații care trebuie colectate.
The Affected
Colectați detalii despre cei implicați și/sau afectați de incident. Aceasta ar presupune înregistrarea numelui (numelor) persoanei (persoanelor) implicate, a funcției (funcțiilor), a departamentului (departamentelor) în care activează managerul (managerii) celor afectați.
Martorii
Să vorbiți cu orice martori ai evenimentului pentru a colecta perspectiva acestora asupra evenimentului. Înregistrați declarațiile lor cât mai detaliat și mai exact posibil în formular.
Pentru a asigura acuratețea, este cea mai bună practică să vă revizuiți notele cu martorul pentru a vă asigura că acesta este de acord cu modul în care evenimentul este descris în raport. De asemenea, este important să includeți numele martorilor în raport, în cazul în care este necesar un interogatoriu suplimentar.
Contextul
Considerați și documentați evenimentele care au avut loc înainte de incident. Întrebați:
- Ce făcea angajatul?
- Cine i-a cerut să îndeplinească sarcina? Cum se simțea angajatul înainte de incident? …etc.
Este important să identificați ce factori au fost un rezultat al incidentului și ce factori au fost prezenți înainte de incident și ar putea fi un potențial factor care a contribuit la producerea incidentului.
Acțiunile
În raport, trebuie să specificați acțiunile celor implicați în momentul incidentului. Ce a făcut angajatul care a dus la producerea incidentului?
De exemplu, dacă un angajat s-a rănit la spate atunci când a ridicat o cutie la locul de muncă, este important să determinați cum a ridicat acel angajat cutia pentru a decide dacă acest lucru a contribuit la rănirea sa. Dacă da, atunci întrebați dacă acest angajat a fost instruit corespunzător pentru această sarcină și de către cine sau ce sursă?
Mediu
Identificați și înregistrați condițiile de mediu care au contribuit la eveniment. A existat un iluminat inadecvat? O piesă de echipament nu a funcționat corespunzător? A fost vizibilitatea angajaților obstrucționată de o strălucire sau de un punct mort? Etc.
Leziunile
Înregistrați descrierile detaliate ale leziunilor specifice și evaluați gravitatea acestora în raport. Această descriere trebuie să includă partea (părțile) corpului rănită (rănite), natura și amploarea rănilor.
Tratamentul
Este, de asemenea, important să se consemneze în raportul de incident tipul de tratament administrat pentru leziunile recunoscute. Aceste informații sunt importante de documentat pentru a înțelege modul în care se recuperează angajatul atunci când se analizează detaliile specifice ale evenimentului.
Dăunele
Registrează o relatare a oricăror daune aduse echipamentelor, materialelor etc. care au fost afectate de incident. Acest lucru va fi util pentru a ne referi în timpul analizei evenimentului pentru a lua în considerare atât un plan de acțiune corectivă, cât și pentru a determina ce elemente vor trebui reparate sau înlocuite.
3. Analiză și reflecție
Colectarea și înregistrarea faptelor legate de producerea incidentului va ajuta la determinarea modului în care a avut loc incidentul. Analizarea faptelor colectate legate de incident va ajuta la determinarea motivelor pentru care s-a produs incidentul.
Analiza și determinarea modului și a motivelor pentru care a avut loc incidentul este esențială pentru a dezvolta un plan eficient de acțiuni corective.
Cauzele potențiale pentru accidentele sau rănile care au avut loc la locul de muncă ar putea include:
- Cauze primare (de exemplu, o bucată de gheață nesărată pe un set de scări care a provocat o alunecare și o cădere).
- Cauze secundare (de exemplu, un angajat care nu purta echipament individual de protecție adecvat, cum ar fi o cască de protecție dură sau ochelari de protecție).
- Alte cauze care au contribuit (de exemplu: un bec ars în zonă care a cauzat o vizibilitate redusă).
UTILIZAȚI ACEST TEMPLAJ DE MEDIU SOCIAL
Stabilește un plan de acțiuni corective
Un plan de acțiuni corective ar oferi recomandări ca mijloc de reducere a posibilității de continuare a problemei și/sau de reapariție a incidentului. Recomandările ar rezulta în urma unei analize eficiente a faptelor colectate și documentate în raportul de incident.
Elementele unui Plan de acțiuni corective eficient ar putea include:
- Sănătatea ocupațională & Instruirea angajaților în materie de securitate
- Procesele de întreținere preventivă de rutină care asigură că echipamentul este în stare de funcționare adecvată
- Revizuirea practicilor și procedurilor de la locul de muncă, cu o recomandare de modificare. pentru a reduce riscul de incidente
- Realizarea unei analize a pericolelor de la locul de muncă pentru a determina dacă alte pericole potențiale sunt asociate cu sarcina și/sau mediul și apoi instruirea angajaților cu privire la aceste pericole pe baza constatărilor evaluării
- Inginerie, modificări/modernizări ale echipamentului sau ale EPI pentru a se asigura că sarcina sau procesul de realizare a sarcinii respective prezintă mai puține riscuri
Utilizați acest model de model pentru social media
Exemple de rapoarte de incidente
COVIDE-19 Model de raport de incident al angajaților
Utilizați acest model
Model de raport de incident critic al angajaților din sistemul sanitar albastru
Utilizați acest model
Concluzie
Deși a fi pregătit pentru neprevăzut este adesea dificil, măsurile preventive sunt piatra de temelie a menținerii unui mediu de lucru fericit și sănătos pentru dvs. și pentru forța dvs. de muncă.
Rapoartele privind incidentele nu sunt doar o piesă definitorie în protocolul de răspuns la incidente al oricărei companii, ci oferă un mijloc de a evita incidente recurente și/sau de a inspira schimbarea.
De aceea, este esențial să aveți un formular de raport de incident relevant și cuprinzător pregătit și la îndemână pentru orice incident care poate apărea. Respectând legislația din jurisdicția dvs. și luând în considerare cele patru componente prescrise mai sus, veți fi bine pregătiți pentru a gestiona eficient incidentele.
Efectul de a răspunde la incidentele de la locul de muncă în timp util și cu atenție la detalii nu numai că va asigura un loc de muncă sigur, ci și: