10 enkla sätt att förbättra kommunikationen på jobbet
God kommunikation är ett av de bästa sätten att se till att alla i teamet förstår vad som förväntas av dem. Det gör inte bara att alla jobbar mot företagets övergripande mål, utan bidrar också till att bygga upp förtroende och skapa en roligare arbetsplats.När kommunikationen inte fungerar kan det leda till förvirring, frustration och bristande förtroende mellan olika nivåer i organisationen. I värsta fall kan dålig kommunikation leda till ökad omsättning, sjukfrånvaro och lägre kundnöjdhet.
Hur man förbättrar kommunikationen på jobbet?
Den goda nyheten är att det finns otaliga sätt att förbättra kommunikationen på arbetsplatsen, och inget av dem kräver mycket pengar eller tid att genomföra. Vissa handlar om att arbeta med hur ni kommunicerar och införa mer formella processer, medan andra fokuserar på att skapa en miljö som gör det möjligt för människor att kommunicera mer öppet.
Skapa tid för regelbundna 1 till 1-samtal
Även om du har en ”öppen dörr”-policy som är tillgänglig för ditt team kommer vissa människor alltid att tycka att det är lättare att säga vad de tycker i en mer privat miljö. Oavsett om du bestämmer dig för ett möte varje vecka eller varje månad, se till att det är en återkommande händelse i din kalender.Det är okej att missa ett möte då och då, men låt den andra personen veta det först. Om du ständigt flyttar eller ställer in ditt möte skickar det ett budskap om att du inte värdesätter dina anställdas tid eller åsikter, vilket kan undergräva förtroendet och leda till att kommunikationen bryts.Du behöver inte ha en strikt agenda för dina möten, men det är bra att fokusera på aktuella prioriteringar, sätta upp kortsiktiga mål och ta reda på om teamet har tillräckligt med tid och resurser för att uppnå sina mål. Det är också viktigt att skapa utrymme för människor att uttrycka eventuella farhågor och dela med sig av nya projektidéer som kan vara värdefulla för hela teamet.
Planera in veckomöten för teamet
1-till-1-möten är viktiga för att förstå individuella farhågor, men det är lika viktigt att se till att hela teamet är på samma linje. Veckomöten i teamet är det perfekta tillfället för människor att dela med sig av sina mål för veckan, lyfta fram blockerande faktorer och ta reda på vad andra personer i teamet arbetar med. Resultatet blir större öppenhet och fler möjligheter till samarbete. teammöten är också den perfekta platsen för chefer att tillkännage nya projekt, framsteg i fråga om teamets mål och allt annat som kan vara relevant. Avsätt tid i slutet av mötet för en öppen Q&A där folk kan ställa frågor och uttrycka oro för hela teamet.På Peakon börjar vi veckan med ett teammöte där alla delar med sig av det enda mål de vill uppnå, tillsammans med alla andra projekt som de för närvarande arbetar med. I slutet av veckan samlas vi sedan alla för att dela med oss av våra framgångar och misslyckanden, följt av ett öppet möte där vi kan diskutera och dela med oss av våra lärdomar till teamet.
Följ upp med anteckningar och tydliga förväntningar
Detta behöver inte ske efter varje möte, men det är särskilt användbart för 1 till 1-möten och möten som fokuserar på ett specifikt projekt. Istället för att komma överens om tidsfrister och ansvar muntligt är det mycket effektivare om någon tar anteckningar och delar dem efteråt.Syftet är inte att peka ut någon som inte når sitt mål eller missar en tidsfrist, utan att se till att alla förstår vad som förväntas av dem. Detta säkerställer att alla i teamet har ett tydligt fokus och kan prioritera därefter. Det är också ett utmärkt sätt att ta reda på när specifika uppgifter behöver delas upp ytterligare eller när tidsfrister behöver justeras. för att hålla det hela rättvist kan du rotera mellan den person som tar anteckningar och kommunicerar dem efteråt. Håll det också kortfattat. Vem gör vad och när. Behöver andra personer involveras, eller finns det några beroenden som kan påverka slutdatumet?
Skapa ett säkert utrymme för ditt team att kommunicera
För att teammötena ska bli effektiva måste du först skapa en känsla av ”psykologisk trygghet” i ditt team. Det definieras som ”att kunna visa och använda sig själv utan rädsla för negativa konsekvenser för självbild, status eller karriär”. Det identifierades också som en av kärnkomponenterna i ett effektivt team i en tvåårig studie gjord av Google.Du måste i huvudsak skapa en miljö där människor känner sig bekväma med att uttrycka sina idéer, framföra kritik och ställa ”dumma” frågor. När detta sker är de anställda mer villiga att säga vad de verkligen menar i stället för att bara spela med.Ett av de bästa sätten att skapa psykologisk säkerhet är att föregå med gott exempel. Ställ frågor till människor när något är oklart. Erkänn när du har gjort ett misstag eller inte har svaret på någons fråga. Som chef måste du också kontrollera flödet i ett samtal. Om någon är överdrivet aggressiv eller ständigt avbryter måste du skapa utrymme för andra att prata.
Förklara varför du ber någon att göra något
Att ge någon en uppgift utan att förklara varför den är viktig eller hur den passar in i ett större sammanhang är ett säkert sätt att frustrera människor i ditt team. För att vårt arbete ska bli mer meningsfullt måste vi känna att vi bidrar till något större än oss själva.Du kanske har bett någon att manuellt uppdatera några hundra CRM-poster. Det är inte den mest glamorösa uppgiften, men vad händer om du förklarar att det är en del av ett större initiativ för att berika nya leads så att försäljningen kan nå sitt kvartalsmål? Plötsligt har du förvandlat en något meningslös uppgift till något som har ett verkligt värde för företaget.Du kommer inte alltid att kunna göra uppgifter mer meningsfulla. Ibland är det bättre att erkänna att något bara måste göras. Ärlighet visar dina anställda att du kan leva dig in i deras situation och bidrar till att bygga upp ett förtroende för när du behöver dem att samarbeta och arbeta med mer oglamorösa uppgifter än vanligt.
Håller återkopplingen konstruktiv
Människor behöver återkoppling för att förstå om de uppfyller förväntningarna eller inte. Om det görs på fel sätt kan det framstå som ett personligt angrepp, men när feedbacken är konstruktiv kan den hjälpa medarbetarna att förstå vad de gör bra och vad de behöver göra för att förbättra sig. Här är några tips för att ge konstruktiv feedback:
- Baser din feedback på observationer och fakta, inte på bedömningar. Använd specifika exempel när det är möjligt och använd verb i stället för adjektiv för att beskriva ett specifikt scenario. T.ex. ”Jag märkte att du avbröt James innan han pratade färdigt så att du kunde lägga fram din egen idé” i stället för ”Du kan vara ganska oförskämd på möten och jag märker att du alltid avbryter folk innan de har pratat färdigt.”
- Giv människor i ditt team en chans att svara på feedback. Syftet är inte att folk ska försvara sig eller rättfärdiga sitt beteende, utan att få deras perspektiv på en viss situation. Gör feedback till en diskussion när det är möjligt så att ni kan arbeta tillsammans för att komma fram till en lösning – i stället för att bara föreskriva råd.
- Föreställ dig hur du skulle känna dig om du fick samma feedback. Skulle du bli sårad? Arg? Försvarstagande? Då behöver du förmodligen jobba på din leverans. Feedback är en möjlighet till utveckling, se bara till att du skulle vara glad i den mottagande änden.
Tänk på att kommunikation är en tvåvägsaktivitet
Som chef är det inte ditt jobb att bara dela ut order. Kommunikationen måste vara dubbelriktad, vilket innebär att du måste be om feedback på dina idéer från ditt team, ge andra människor en chans att komma till tals på möten och anstränga dig för att lyssna i gengäld.Du kanske har ett specifikt mål eller en specifik målsättning som du vill att ditt team ska uppnå, men genom att ha en diskussion med individerna om exakt hur de ska uppnå dessa mål kommer de att få en större känsla av självständighet och ansvar. Allt detta bidrar till ett bättre engagemang.
Lär känna människor på en personlig nivå
Kommunikation handlar inte bara om att se till att rätt personer i organisationen får rätt information, utan också om att kunna få kontakt med människor. Du kan inte berömma kommunikationens förtjänster på ett möte och sedan omedelbart låsa in dig i ett hörnkontor efteråt.Visa ett gott exempel. Lär känna ditt team. Det kan vara så enkelt som att fråga om deras helg, komma ihåg vad deras partner heter eller hitta några gemensamma intressen som ni kan prata om när samtalet inte enbart är inriktat på en arbetsrelaterad fråga.Gå ut från kontoret då och då. Att kunna tillbringa tid med dina kollegor utanför arbetsmiljön kan bidra till att bygga upp riktiga vänskapsband, vilket kan resultera i ärligare kommunikation och en mycket mer stödjande och trevlig arbetsmiljö.
Förlita dig inte på Slack och andra meddelandeverktyg
Om inte alla dina anställda jobbar på distans är det bra att tänka på att kommunikation ansikte mot ansikte kan vara effektivare än att chatta över Slack eller till och med hoppa på ett videosamtal. Du kan uppfatta kroppsspråk och andra subtila signaler som du annars kanske missar.Möten ansikte mot ansikte är ett utmärkt sätt att öva på konsten att hålla en lång tystnad. Be människor om en ärlig åsikt och ge dem gott om tid att svara. Titta på hur de reagerar fysiskt. Är de defensiva? Är de upphetsade? Ointresserade? Istället för att bara gå igenom det som händer, var uppmärksam på hur folk reagerar och gräv djupare om du tror att det finns något under ytan.
Ange ett sätt för folk att ge anonym feedback
Även i en perfekt värld finns det fortfarande saker som folk bara känner sig bekväma med att uttrycka anonymt.Genom att erbjuda ditt team ett sätt att lämna feedback anonymt ger det dig som chef möjlighet att upptäcka dolda problem som påverkar ditt team. För mindre organisationer kan du använda ett verktyg som SurveyMonkey för att samla in medarbetarnas feedback regelbundet.
God kommunikation kräver konsekventa ansträngningar
De flesta av oss vet hur vi ska kommunicera med våra vänner, vår familj och våra nära och kära, men varför är det så svårt att göra detsamma på jobbet?Ofta handlar det om att skapa en miljö där människor känner sig tillräckligt bekväma för att uttrycka vad de verkligen tänker, ifrågasätta idéer och ställa frågor som kan verka dumma. Chefer måste föregå med gott exempel för sina medarbetare genom att visa vad det innebär att vara en bra kommunikatör. Det innebär att öva på att lyssna bra, ge teammedlemmarna möjlighet att komma till tals, ställa tydliga förväntningar och ge regelbunden feedback.Vad gör du just nu för att förbättra kommunikationen på jobbet?