AccountingTools
I journaler och huvudböcker registreras affärstransaktioner i ett redovisningssystem. I huvudsak lagras information på detaljnivå för enskilda transaktioner i en av flera möjliga journaler, medan informationen i journalerna sedan sammanfattas och överförs (eller bokförs) till en huvudbok. Bokföringsprocessen kan ske ganska ofta eller så sällan som i slutet av varje rapporteringsperiod. Informationen i huvudboken är den högsta nivån av informationsaggregering, från vilken trial balances och finansiella rapporter produceras.
Typiskt sett kommer en användare av finansiell information att granska den information på sammanfattningsnivå som lagrats i en huvudbok, kanske med hjälp av kvotanalys eller trendanalys, för att lokalisera anomalier som kräver ytterligare undersökning. De hänvisar sedan till den underliggande journalinformationen för att få tillgång till detaljerna i vad som utgör informationen i huvudboken (vilket kan resultera i en ännu mer detaljerad undersökning av styrkande dokument). Informationen kan alltså rullas upp från journaler till huvudböcker för att producera bokslut, och rullas tillbaka ner för att undersöka enskilda transaktioner.
Det kan finnas flera journaler, var och en av dem behandlar vanligen områden med stor volym, såsom inköpstransaktioner, kontantinkomster eller försäljningstransaktioner. Mindre frekventa transaktioner, t.ex. avskrivningsposter, samlas i allmänhet i den allmänna journalen.
Informationen registreras i journaler i kronologisk ordning efter enskilda transaktioner, vilket gör det lättare att sortera informationen och hitta de specifika poster som användarna behöver. Information registreras i en huvudbok i ett antal konton, som vanligtvis är sorterade i följande ordning:
-
Aktiva konton
-
Förmögenhetskonton
-
Eget kapitalkonton
-
Intäktskonton
-
Objektkonton
Uppgiftskonton
I ett datoriserat redovisningssystem kanske begreppen journaler och huvudbok inte ens används. I en mindre organisation kan användarna tro att alla deras affärstransaktioner registreras i huvudboken, utan att information lagras i en journal. Företag med stora transaktionsvolymer kan fortfarande använda system som kräver att information delas in i journaler. Begreppen blir alltså något oklara i en datoriserad miljö, men gäller fortfarande i en manuell bokföringsmiljö.
Relaterade kurser
Bookkeeper Education Bundle
Bookkeeping Guidebook