Ansvarsskyldighet vs ansvar i projektledning
Det tog mig en tid i min projektledarkarriär att inse, och logiskt acceptera det faktum, att man inom projektledningsområdet måste ha en tydlig förståelse för skillnaden mellan ansvarsskyldighet och ansvar.
Den grundläggande punkten som den här diskussionen försöker ta upp är frågan om ”när och var stannar ansvaret?”.”
Och mer specifikt, om det skulle uppstå några problem under projektleveransens gång, är det då projektledaren som är den som måste betala det slutgiltiga priset för misslyckandet eller är frågan lite mer komplicerad än så?
Se vårt inlägg ”Vad är en projektledare?” för att få en inblick i vad denna roll bör innehålla.
Låt oss undersöka följande enkla scenario:
Du leder ett stort integrationsprojekt som involverar 10 olika teknikgrupper. Det är uppenbart att du inte kan vara intimt bekant och hands-on med varje aspekt av integrationsprocessen.
Självklart, liksom många andra projektledare hävdar du hjältemodigt att allt som händer i ditt projekt är ditt ansvar, men är det verkligen så?
finns det en punkt där det kan hända saker under din vakt som du inte kan eller vill ta ansvar för?
Skillnaden mellan ansvarsskyldighet och ansvar
Så, vad är skillnaden mellan ansvarsskyldighet och ansvar?
En litteratursökning lyfter fram det faktum att det inte verkar finnas tydliga och enhälliga definitioner för vart och ett av dessa begrepp. En snabb titt på dictionary.com visar tydligt på förvirringen där definitionen av ansvarsskyldighet också förklaras i termer av ansvar och vice versa.
I The Oz Principle: Getting Results Through Individual and Organizational Accountability föreslår författarna att:
”Responsibility may be bestowed, but accountability must be taken. Med andra ord kan ansvar ges eller tas emot, till och med antas, men det garanterar inte automatiskt att personligt ansvar tas. Vilket innebär att det är möjligt att bära ansvar för något eller någon men ändå sakna ansvarsskyldighet.”
Med den tolkningen i åtanke kan man dra slutsatsen att varje person i projektgruppen kan vara ansvarig (genom tilldelningen) men att hans eller hennes ansvarsskyldighet är beroende av deras nivå av engagemang och acceptans av ett sådant ansvarsskyldighet.”
Jag är inte nöjd med den här definitionen eftersom den gör saker och ting lite lösa. Kan projektledare få ett ”kom ut ur fängelset-kort” baserat på argumentet att deras team inte utövade sin rätt att acceptera ansvarsskyldighet? Det verkar inte rätt för mig, så vi måste gräva lite djupare.
Does Accountability Live at the Top of an Organization?
En bra sammanfattning av Michael L Smith och James Erwin med titeln ”Role & Responsibility Charting (RACI)” ger det genombrott som jag letade efter.
Författarna gör följande utmärkta iakttagelse:
Ledare och arbetsledare är inte ansvariga för allt i sin organisation. Ansvarskartläggning säkerställer att ansvaret läggs på den person som verkligen kan ansvara för specifikt arbete.
Ofta resulterar detta i att ansvaret för åtgärder flyttas ner till den mest lämpliga nivån.
Detta är en viktig punkt. Ansvaret lever inte nödvändigtvis högst upp utan är snarare placerat på den lämpligaste nivån, hos den person som kan vara ansvarig för arbetet.
De yttersta definitionerna
Författarna ger en vidareutveckling av definitionerna av ansvariga och redovisningsskyldiga enligt följande:
Den redovisningsskyldiga personen är den individ som i slutändan är ansvarig för aktiviteten eller beslutet. Detta inkluderar ”ja”- eller ”nej”-befogenheter och vetorätt. Endast en ansvarig person kan tilldelas en åtgärd.
Den ansvariga personen är den eller de personer som faktiskt utför uppgiften. Den ansvariga personen är ansvarig för åtgärden/genomförandet. Ansvaret kan delas. Graden av ansvar bestäms av den person som har ”ansvar”.
De ovanstående definitionerna ger en mycket större tydlighet och är lätta att förstå i en projektmiljö. Men om vi tänker tillbaka på det scenario som presenterades tidigare i det här inlägget, skulle vi nu vara i en bättre position för att fastställa vems fel det är om projektet misslyckas med att leverera?
Enklare fastställande av projektets roller och ansvarsområden (genom att publicera ett detaljerat RACI-diagram) kan vara till stor hjälp för att undanröja eventuella tvetydigheter och missförstånd.
En förhandsbestämning av ansvarsskyldighet och ansvar är bara början, och detta måste följas av en tydlig kommunikation och acceptans av dessa roller och ansvar av dem som tilldelats dem.
Blafflekar och fördelning av fel kan bara frodas i en miljö där det aldrig har varit tydligt vem som är ansvarig och vem som är ansvarig. Om dessa inte kommuniceras på rätt sätt finns det en god chans att det är du, projektledaren, som kommer att bli ombedd att svara på ”vänligen förklara”-notan från projektsponsorn.
Tänk efter!
Shim Marom
Shim Marom är författare till quantmleap.com. Hans blogg är ett försök att se på området projektledning från oortodoxa och okonventionella perspektiv, genom att använda det senaste inom vetenskap, konst och filosofi för att undersöka och förklara antaganden och metoder som ofta används inom projektledaryrket.
Den här artikeln är skriven av Shim Marom från quantmleap.com.