Användning av ett ramverk för beslutsfattande: en djupdykning i RAPID®
Jag har funderat mycket på driftseffektivitet och hur man bygger effektivare organisationer på sistone. Hastigheten i beslutsfattandet i en organisation är kärnan i hur effektiv organisationen är totalt sett. Om man kombinerar hastigheten i beslutsfattandet med den tydlighet och ansvarsskyldighet som krävs under hela beslutsprocessen, slutar det med att man fattar fler bra beslut snabbare.
Ju mer jag tänkte på detta, desto mer utforskade jag olika sätt att genomföra möten, skriva dokument, definiera verksamhetens rytm med mera. Ett av de områden som har varit intressant för mig är att lära mig lite mer om ramar för beslutsfattande. Dessa är utformade för att skapa insyn i de personer som ligger bakom besluten. Beslutsramar fungerar bäst i en miljö där det finns flera intressenter och det behövs en balans mellan en deltagande beslutsprocess och förmågan att fatta dessa beslut snabbt och tydligt.
Totalt sett är beslutsramar utformade för att göra beslutsägarna och intressenterna tydliga från början. Under projektets hela livscykel är det ibland oklart vem som äger ett slutligt beslut, vem som är en viktig intressent och vem som bara ger input. Under diskussionerna blir allas åsikter lika giltiga även om allas ansvar inte är detsamma.
När vi tittade igenom många ramverk för beslutsfattande, och det finns många av dem, landade vi på att använda RAPID® inom designorganisationen på VMware. Vi befinner oss i ett inledande skede när det gäller att införa detta i hela organisationen. Andra ramverk för beslutsfattande är lika giltiga och kan vara bättre för din organisation. Med det sagt är det viktigt att använda ett konsekvent ramverk för att säkerställa att din organisation är på samma sida när ni går igenom byggprojekt i team.
RAPID® är en förkortning för: Rekommendation, samtycke, utförande, input och beslut. Det är ett ramverk för beslutsfattande som identifierar nyckelpersonerna för vart och ett av dessa områden och säkerställer att alla inblandade personer är tydliga med sina roller, förstår sin inverkan och har en tydlig förståelse för sitt ägarskap och ansvar och för andras ägarskap och ansvar i projektet.
RAPID® definieras på följande sätt:
- Rekommenderar ett beslut eller en åtgärd: Detta är den person eller grupp av personer som kommer att delta i rekommendationen av en åtgärd som en del av det förväntade resultatet.
- Godkänna beslutet eller åtgärden: Detta är den person eller grupp av personer som måste godta beslutet eller att deras ståndpunkt, om de inte helt och hållet godtar den, bör återspeglas i det slutliga förslaget och/eller resultatet.
- Utföra åtgärden: Detta är den person eller grupp av personer som ansvarar för att utföra åtgärden.
- Inmatning: Detta är den person eller grupp av personer som kommer att ge inmatning. Bidraget kan eller inte kan återspeglas i det slutliga förslaget
- Besluta att fatta ett beslut: Detta är den enda person som är beslutsägare i denna fråga. Det är verkligen viktigt att det finns en enda beslutsägare och inte en grupp beslutsägare. Om du känner att du lutar åt att lägga till flera personer här, är du förmodligen i behov av att utvärdera dina projekt och det kan vara bra att dela upp dessa projekt i enlighet med detta.
Hur jag börjar använda det
Jag börjar använda RAPID® i många olika sammanhang. Eftersom vi till exempel gör större helhetsupplevelser som sträcker sig över flera olika produkter och tjänster och omfattar många olika intressenter, har definitionen av RAPID® hjälpt till att se till att intressenterna är tydligt definierade i de olika nivåerna av RAPID® samtidigt som de har en tydlig beslutsfattare.
Med detta i åtanke har det varit extremt användbart att bestämma vem som deltar i vilka möten och vem som krävs för varje konversation. En beslutsfattare kan till exempel besluta att samarbeta med dem som ingår i gruppen ”Agree” av intressenter för att se till att de är delaktiga i att fastställa sammanhanget och ge de rätta rekommendationerna, samtidigt som han eller hon bara visar slutresultatet för den grupp människor som ger input.
Jag har också använt delar av RAPID® när det är lämpligt för mindre uppgifter. Om vi till exempel har en uppgift från ett samtal vid ett personalmöte, har vi beskrivit de delar av RAPID® som behövs för den uppgiften genom att markera den bokstav som används.
Till exempel har vi arbetat med ett projekt där vi behövde en tydlig beslutsfattare och en tydlig lista över vilka som måste godkänna beslutet. Det vi gjorde var att vi fetmarkerade bokstäverna i RAPID® som behövdes som en del av våra mötesanteckningar där RAPID® står för beslutsägaren och RAPID® står för listan över personer som måste godkänna beslutet eller få sina åsikter återspeglade i det.
Tips för att använda RAPID®
Att använda RAPID®-ramverket för beslutsfattande kräver disciplin och övning. För att det ska vara effektivt krävs det att man bygger upp musklerna och disciplinen att tänka igenom RAPID® i början av varje lämpligt projekt. Det är inte varje beslut som kräver att alla aspekter av RAPID® identifieras tydligt.
Notera några tips om hur man använder RAPID®:
- Om du fastställer att RAPID® behövs eller om det krävs som en del av en statusuppdatering, till exempel, se till att du identifierar alla aspekter av RAPID® innan ett beslut fattas eller är nödvändigt. Det är viktigt att personerna identifieras när projektet är i startgroparna.
- Säkerställ att rekommendationer, insatser och överenskommelser är tydligt beskrivna. Någon som måste samtycka till ett beslut kan också göra en rekommendation eller ge input. Det bör vara tydligt vilken nivå av input de ger och i vilket sammanhang.
- RAPID® är användbart för större organisationer och projekt. Det finns beslut som kan ha nytta av delar av RAPID® (t.ex. delen om ägande av beslut), men att använda det för varje enskilt beslut är en överdrift som möjligen kan få motsatt effekt.
Resurser
- Shaping decision style and behavior – en bra artikel om de olika beslutsstilarna och när man ska använda RAPID®
Om du tyckte att det här var användbart kan du följa mig på Twitter här där jag fortsätter att dela med mig av min resa om hur vi driver bättre effektivitet kring beslutsfattande och ledarskap i hela vår organisation.