Fakturor vs kvitton vs fakturor: Vad är skillnaden?
Fakturor, kvitton och fakturor är bara några typer av redovisningsdokument som ditt företag kanske använder regelbundet. Det finns en rad andra, till exempel proformafakturor, kreditnotor, förskottsfakturor, uppskattningsfakturor med mera. I den här artikeln kommer vi dock att fokusera på räkningar, kvitton och fakturor eftersom många användare blir förvirrade över skillnaderna mellan dem och vilka de ska skicka ut.
Vad är en faktura?
Med enkla ord är en faktura ett dokument som ett företag utfärdar till kunden. Där anges sålda produkter eller tjänster och det belopp som ska betalas. Fakturor fungerar som en begäran om betalning och skickas innan kunden gör en betalning. De används för att effektivt hålla reda på de sålda varorna, deras priser, skatter och annan transaktionsrelaterad information. Vanligtvis utfärdas fakturor efter det att tjänsten eller varan har levererats medan betalningen ännu inte har gjorts. Tidigare var det vanligt att fakturor skrevs ut och skickades via post eller fax. Under 2021 och framåt är dock onlinefakturor som skickas i pdf-format via e-post en mer kostnadseffektiv, praktisk och miljövänlig lösning. Att hålla reda på fakturor med ett enhetligt faktureringssystem bidrar till att minska administrationen kring redovisning och rapportering.
Vad är en faktura?
En faktura anger det förfallna belopp som ska betalas av en kund. När ett företag skickar en faktura till en kund måste kunden ange fakturainformationen i form av en faktura i sitt bokningssystem. En faktura skapas före betalningar.
Vad är ett kvitto?
Ett kvitto är en bekräftelse på en betalning. Detta dokument bekräftar att kunden har fått varorna eller tjänsterna. En kund kan använda ett kvitto ett bevis på en genomförd betalning för varor eller tjänster. Kvitton ges till kunderna i digitalt format eller i pappersformat efter att betalningen har utförts. Detta dokument är vanligt för både traditionella och e-handelsföretag och är ett viktigt bevis om det skulle uppstå problem med produkten. En säljare använder ett kvitto för att kontrollera om kraven på att byta eller returnera varor är berättigade.
Fakturor, räkningar och kvitton: viktiga skillnader
Den viktigaste skillnaden mellan en faktura och en räkning beror på vem som skickar dokumentet. Om dokumentet skickas ut från ett företag eller en enskild person (t.ex. en frilansare) till ett annat företag som det söker ersättning från, då är det en faktura. Mottagarna av fakturan eller företaget som får fakturan hänvisar dock till fakturan som en räkning eller kan skapa en separat räkning som visar upp transaktionen och registrerar den i sin bokföring.
Den andra huvudsakliga skillnaden mellan dessa två termer är att när en faktura skickas ut ber företaget eller individen om betalning och ger ofta kunden en tidsfrist eller betalningsvillkor på fakturan. Å andra sidan registreras en faktura omedelbart efter att en betalning har gjorts eller direkt i början under den tid då tjänsten eller produkten erhålls och betalningen behandlas.
Tänk dig att du går och handlar och får en faktura från en butik. Butiksägaren vill bli betald omedelbart i stället för att fakturera dig och förvänta sig en betalning vid ett senare tillfälle.
Ett kvitto är å andra sidan ett bevis på betalning. Det är inte en räkning för betalningen eller en faktura där betalningen ska ske vid ett senare datum, utan ett bevis på att den tidigare har gjorts (betalningen). Det liknar alltså både en faktura och en räkning, men betalningen har redan utförts.
Som du ser är det lätt att blanda ihop alla dessa tre termer, men det finns några tydliga skillnader att se upp för. Det är också värt att komma ihåg att vårt system erbjuder alla tre alternativen som du kan använda om du vill.
Hur utfärdar man fakturor?
Om du ska använda ett faktureringsprogram för att utfärda en faktura måste du fylla i några uppgifter.
Här är de viktigaste uppgifterna:
- Säljarinformation (ditt företagsnamn, momsregistreringsnummer (om tillämpligt), din företagsadress, bankkonto och SWIFT till vilket betalningen ska göras)
- Köparinformation (din kunds företagsnamn, momsregistreringsnummer (om tillämpligt), kundens adress)
- Fakturaposter (produktnamn, kvantitet, nettopriser, skattesats
- Betalningsuppgifter (betalningstyp, förfallodag, PO-nummer)
- Valuta, växelkurs (anpassad eller nationell banks)
För att spara tid när du ska generera fakturor för samma klienter i framtiden kan du skapa en klient i faktureringsprogrammet och förinföra fakturainformation.
Avsevärt från engångsfakturor kan du också skapa återkommande fakturor och skicka dem på en viss dag i månaden.
