FMLA-ledighet: Vem är berättigad och hur länge?
Vet du att det finns tre olika typer av FMLA-ledighet när det gäller schemaläggning och varaktighet?
Familjeledighetslagen (Family and Medical Leave Act), som antogs av kongressen 1993, ger berättigade anställda hos arbetsgivare som omfattas av lagen rätt till oavlönad, anställningsskyddad ledighet av särskilda familjeskäl och medicinska skäl i upp till 12 veckor. Den tillåter också upp till 26 veckor för att ta hand om vissa familjemedlemmar som är eller var i militären.
Det garanterar dessutom fortsatt gruppsjukförsäkringsskydd under denna period på samma villkor som om den anställde inte hade tagit ledigt.
Och även om det beror på den enskilda individens omständigheter, kommer en gedigen förståelse för skillnaderna mellan de olika FMLA-typerna att hjälpa dig att förstå vad som är bäst för dina anställda om de behöver ta en FMLA-kvalificerad tjänstledighet.
Men först ska vi ta upp grunderna i FMLA.
FMLA-grunderna
FMLA-ledighet skiljer sig från en personlig ledighet där den anställde väljer att ta ledigt för något som ett sabbatsår. Här är grundläggande fakta om FMLA:
- Privatföretag med 50 eller fler anställda i 20 eller fler arbetsveckor under det innevarande eller föregående kalenderåret måste följa reglerna.
- Företag med färre än 50 anställda är inte skyldiga att tillhandahålla FMLA-förmåner.
- Och om du tillhandahåller dessa förmåner kan ditt företag bli mer konkurrenskraftigt och därmed lättare attrahera och behålla arbetstagare.
För att en anställd ska vara berättigad till FMLA måste inte bara arbetsgivaren uppfylla kriterierna, utan den anställde måste också uppfylla vissa krav.
- De anställda måste ha arbetat 1 250 timmar under de senaste 12 månaderna för att vara berättigade till FMLA hos sin arbetsgivare, och
- De måste arbeta på en plats där arbetsgivaren har minst 50 anställda inom en radie av 75 miles.
Så, låt oss säga att en anställd blir gravid efter att ha jobbat för en arbetsgivare i bara två månader. Fem månader efter det sätts hon i sängvila eftersom det är en högriskgraviditet. Eftersom den anställde inte uppfyller kraven på antal timmar och plats skulle hon inte vara berättigad till FMLA-ledighet eller garanteras samma jobb när hon återvänder.
Rättsliga anställda kan få 12 veckors ledighet under en tolvmånadersperiod för:
- Förlossning, adoption eller fostervård av ett spädbarn eller barn inom ett år efter födseln eller placeringen
- Vård av en make/maka, ett barn eller en förälder som har ett allvarligt hälsotillstånd
- Ett allvarligt hälsotillstånd som innebär att den anställde inte kan utföra viktiga arbetsuppgifter under en period
- Ett brådskande behov till följd av den anställdes make/maka, son, dotter eller förälder som är en täckt militärmedlem i aktiv tjänst
Den ytterligare kvalificerande orsaken för militär vårdgivare innebär att en anställd kan få upp till 26 veckors ledighet om han eller hon tar hand om en militärmedlem som är en maka/make, son, dotter, förälder eller närmast anhörig till den anställde.
Visst att FMLA endast garanterar att arbetsgivaren kommer att hålla den anställdes jobb öppet under dessa 12 eller 26 veckor. Det innehåller inga bestämmelser om lön. Det är där saker och ting kan bli lite invecklade.
Rådgivning från en välrenommerad professionell arbetsgivarorganisation (PEO) eller HR-specialist kan visa sig vara ovärderlig för att hjälpa dig att reda ut detta.
När vi nu har behandlat grunderna är det dags att borra ner lite mer i de olika typerna av FMLA-ledighet när det gäller schemaläggning och varaktighet.
FMLA-ledighetens varaktighet och schemaläggning
Inom FMLA finns det tre typer av ledighet som en kvalificerad anställd kan ta: Kontinuerlig, intermittent och reducerad schemaläggning.
Kontinuerlig ledighet
Kontinuerlig ledighet enligt FMLA innebär att den anställde kommer att vara borta mellan tre dagar och 12 veckor. Det vanligaste exemplet på kontinuerlig ledighet inträffar när en nybliven förälder tar ledigt i 12 veckor efter födelsen eller adoptionen av ett barn.
En anställd kan dock ta ledigt för att umgås med barnet i mindre sammanhängande delar så länge det godkänns av arbetsgivaren. Om nyblivna föräldrar till exempel alternerar ledighet från sina respektive arbeten hos olika arbetsgivare för att ta hand om sitt barn kan de ta ut fyra separata tvåveckorsperioder vardera (i stället för att ta ut allt i sammanhängande veckor).
Det är viktigt att notera att en arbetsgivare inte kan tvinga en anställd att ta ut sammanhängande ledighet när det behövs intermittent ledighet eller ett reducerat schema på grund av den anställdes allvarliga hälsoproblem. En arbetsgivare kan inte heller tvinga en anställd att ta ut mer ledighet än han eller hon vill ha eller behöver. Underlåtenhet att följa reglerna kan kosta ditt företag, om ett klagomål lämnas in.
Intermittent ledighet
Intermittent ledighet förekommer när den anställde är ute på ett oregelbundet schema. Det är den minst strukturerade typen av FMLA-ledighet eftersom den anställde kanske inte alltid kan förutse när han eller hon kommer att vara borta. I det här fallet har den anställde eller dennes familjemedlem ett hälsotillstånd som gör att den anställdes närvaro på arbetet är oförutsägbar.
Ett exempel kan vara när en anställd har fått en cancerdiagnos och behöver en veckas ledighet för operation, följt av en till tre dagar i veckan därefter för kemoterapi och återhämtning från dessa behandlingar.
I ett sådant fall kan arbetstagaren känna sig tillräckligt frisk för att arbeta fyra dagar under vissa veckor och endast två dagar under andra veckor.
Förkortad ledighet
Förkortad ledighet innebär att den anställde behöver arbeta färre timmar än den normala arbetsveckan på grund av sitt eget eller en makes, sons, dotters eller förälders allvarliga hälsotillstånd.
En anställd kan till exempel ha svårt att komma upp och röra på sig på grund av svår artrit och behöver därför komma klockan 10 i stället för 8. Eller en anställd kan behöva lämna kontoret tidigt under ett visst antal veckor för att hjälpa till att ta hand om en döende förälder på hospice.
När FMLA blir komplicerat
FMLA kan vara förvirrande och komplicerat att administrera eftersom den, som tidigare nämnts, fungerar parallellt med federala och delstatliga anställningslagar.
Lagen garanterar 12 veckors ledighet, men den ger ingen ersättning till anställda under ledigheten. Anställda kan ha möjlighet att få partiell löneersättning från staten (om det finns ett program) eller från en privat försäkring.
Fem delstater (Kalifornien, New Jersey, New York, Hawaii och Rhode Island) tillåter anställda som är lediga enligt FMLA att ansöka om invaliditetsersättning. Men när ska du låta en anställd använda sin PTO för sjukledighet och när ska du ansöka om FMLA?
Så länge den uppfyller de kriterier som diskuterats bör normalt sett all frånvaro som är längre än tre dagar betecknas som FMLA. Under denna tid kan den anställde använda PTO. Om den anställde arbetar i en stat som erbjuder förmåner kan det dock finnas särskilda överväganden för just den staten.
När PTO används ska det användas i samband med ledigheten och inte före ledigheten. Om en anställd till exempel tar ut en ledighet börjar ledigheten på den första ledighetsdagen och inte när PTO är förbrukad.
Oavsett vilka stater du är verksam i är det viktigt att du för noggranna register och spårar de anställdas ledighet, oavsett om de är borta intermittent i flera timmar åt gången eller kontinuerligt i veckor eller dagar.
När det gäller hantering av FMLA-ledighet och andra HR-relaterade utmaningar i samband med efterlevnaden av lagstiftningen, kan det vara ett klokt drag att söka tjänsterna hos en PEO för att hjälpa till att minska ditt företags risk och administrativa börda. Läs mer i vår kostnadsfria e-bok: 7 vanligaste HR-misstag och hur man undviker dem.