Policy för distansarbete för arbetsgivare (med PDF-mall som exempel)
Med ökningen av arbete hemifrån blir det allt viktigare att skriva ner överenskommelser, krav och ansvar för varje part som en del av en policy för distansarbete eller ett avtal om ”arbete hemifrån”. Men vad bör ingå i ett sådant avtal och varför behövs det?
Vad är en policy för distansarbete?
En policy för distansarbete kan antingen vara ett dokument som omfattar hela organisationen och som innehåller regler och bestämmelser kring distansarbete eller ett tillägg till ett befintligt anställningsavtal, där man listar nya krav och ansvarsområden när en anställd går på distans.
Särskilt det andra fallet är mer relevant än någonsin, eftersom tusentals organisationer övergår till en distansvänlig arbetsmiljö inför COVID-19 och dess långsiktiga effekter på arbetskraften.
Som en del av den officiella policyn för distansarbete skulle man gå igenom ändringar av arbetstiderna, arbetsavtalets omfattning, distansarbetarens ansvarsområden som de ska hålla sig till under sina dagar då de arbetar från kontoret och viktigare regler för gråzoner, som vad som händer med företagets utrustning eller vem som är ansvarig för kontorsrelaterade kostnader.
Det är ofta ett tunt kontrakt att skriva under, som sällan sträcker sig över två hela sidor, och som därför ofta glöms bort. Du kanske inte behöver det, men det är bättre att vara på den säkra sidan.
Varför ska jag ha en skriftlig policy för distansarbete?
En stor del av policyn för distansarbete handlar om att hantera förväntningar och klargöra omfattningen – något som eventuellt kan göras i ett internt memo i stället för i ett formellt kontrakt – men den andra halvan är också till för att ge juridisk täckning.
Det är till exempel viktigt att skriva ner policyn för omplaceringar och kompensationsplaner i dessa fall. Folk måste följa säkerhetsåtgärder för att se till att interna uppgifter inte läcker ut och organisationen bakom immateriella rättigheter när någon arbetar utan strikta arbetstider hemifrån bör också regleras.
I många befintliga anställningsavtal täcks dessutom utförandet av arbete och skyddet av immateriella och fysiska rättigheter endast på kontoret. För alla dessa fall är det nödvändigt att lägga till undantaget distansarbete som en möjlig väg också.
Vad behöver ingå i ett avtal om arbete hemifrån?
Ett avtal om arbete hemifrån kan lätt avfärdas i de flesta fall. Om du vill skydda dig själv och dina anställda från skada bör dessa delar ingå i policyn.
Omfattning & Varaktighet
Det finns dussintals varianter av distansarbete. Du kan ha en blandad modell där folk tillbringar några dagar i veckan hemma. Ni kan ha en policy för arbete hemifrån som gör det möjligt för folk att ta ut ett visst antal dagar på hemmakontoret. Ni kanske har delvis distansarbete, med några få personer på kontoret och en annan grupp på distans, eller så har ni helt och hållet distansarbete, utan något kontor överhuvudtaget.
Till detta kommer ni, särskilt under en pandemi, kanske att vilja ha en begränsad övergång till distansarbete under en tid. Du kanske vill ange att folk kan arbeta helt och hållet på distans under sommaren, för att undvika det varma kontoret som inte har luftkonditionering. Det finns inga gränser för möjliga konfigurationer som ni kan gå igenom.
Att ange vilken typ av distansarbete ni vill bedriva, gränserna för det och det ansvar som ni förknippar med det bör vara en del av er policy.
Relokalisering & Kompensation
Om ni bedriver verksamhet helt och hållet på distans är det mer än rimligt att de anställda bestämmer sig för att flytta någon annanstans, där de trivs bättre. Din uppgift som arbetsgivare är att bygga upp en strategi för omplacering och bestämma om den totala ersättningen ska kopplas samman med var en anställd bor. Du kanske också börjar tänka på internationella avtal och efterlevnad.
Det är dessutom ofta förväntat eller till och med reglerat i lagen att du som arbetsgivare måste ersätta kontorsrelaterade kostnader. När våra hem förvandlas till kontor, var drar man då gränsen? Det är vanligt att täcka internet och el, men kanske vill du också täcka en del av hyran eller ett fast skrivbord på kontoret?
Om du förväntar dig att de anställda ska resa till ett huvudkontor några gånger per år bör detta också skrivas ner skriftligt. Du skulle till exempel nämna hur mycket som täcks under den reseperioden och vad som behöver täckas av den anställde.
Krav för distansarbete
Distansarbete är inte lika med distansarbete. Du bör vara tydlig med vad som förväntas av dina nyligen överflyttade distansarbetare och var gränsen går. Även om du till exempel tidigare kanske har använt tidsregistrering för att registrera arbetstiderna är det inte längre möjligt när du arbetar hemifrån. När allt kommer omkring är det ibland svårt att dra gränsen mellan arbete och privatliv och saker och ting börjar flyta in i varandra.
Tillminstone bör du specificera de minimikrav som krävs för att få detta upplägg att fungera: De anställda bör arbeta någonstans där de inte blir distraherade – framför TV:n eller på en strand är oftast inte en lämplig plats för fokuserat arbete. En stabil internetuppkoppling är ett måste, så den måste ordnas antingen hemma eller på ett delat kontor.
Pauser är fortfarande viktiga för att ladda upp, så förhindra att folk fortsätter att arbeta i timmar i sträck, på nätter eller helger. Om de inte tar lediga dagar på annat sätt är det oftast ingen långsiktig lösning. Slutligen ska du se till att kommunikationen är inrättad på ett sätt som fungerar för alla. Antingen genom att vara tillgänglig på Zoom och Slack under arbetstid eller genom att fullt ut implementera asynkron kommunikation.
Förändringar av befintliga policyer
Om du övergår från kontors- till distansarbete kan det hända att du redan har flera policyer som stör din övergång till distansarbete. En vanlig policy är till exempel närvarotid. Om du tidigare hade en policy om att anställda måste vara på kontoret mellan vissa tider på en arbetsdag är detta inte längre möjligt. Samma sak gäller för vissa förmåner eller klädkoder.
Du vill också ange om en ny policy ersätter en gammal. Till exempel brukar din policy för immateriella rättigheter skriva över den som redan överenskommits i anställningsavtalet. Nya säkerhetsåtgärder kan komma att införas och det kommer att finnas nya regler för hur man tar med sig utrustning hem.
Utrustning & Säkerhet
För det sista förändras sättet du hanterar din utrustning när du flyttar till distansarbete. Traditionellt sett är det så att allt arbete som utförs på kontorsmaskiner tillhör företaget, men eftersom människor arbetar hemifrån och kanske blandar ihop privat och arbete, kan det ofta komma tillbaka för att bita dig.
Det krävs dessutom fler säkerhetsåtgärder. Det är ofta en bra idé att kräva att kontorstrafik går via en VPN, att man använder en viss standard för lösenord och att man har nedskrivna riktlinjer för stöld eller dataförlust.