Vad är variabla kostnader?

Vad är variabla kostnader?

I varje företagsbudget finns vissa kostnader som kan förändras dramatiskt från månad till månad. Dessa är rörliga kostnader och utgör en stor del av småföretagens utgifter (till skillnad från fasta kostnader, som förblir desamma varje månad). De fluktuerande beloppen bakom rörliga kostnader gör det svårt – men inte omöjligt – att planera för dem i din företagsbudget.

Budgetering för rörliga kostnader är ingen exakt vetenskap, men det finns några knep som du kan använda för att se till att de inte spårar ur ditt företags ekonomi. Innan vi går in på hur vi ska göra, låt oss dock få en solid definition av variabla utgifter på plats och klargöra skillnaden mellan de tre typerna av utgifter som påverkar din företagsbudget: variabla utgifter, diskretionära utgifter och fasta kostnader.

Exempel på varje typ av företagskostnad

För att hjälpa dig att ytterligare förstå skillnaden mellan en rörlig kostnad och andra typer av företagskostnader, ska vi titta på några exempel. Detta kommer att hjälpa till att klargöra vad fasta kostnader är, definitionen av variabla kostnader och göra det möjligt för dig att även förstå diskretionära kostnader:

Fasta kostnader:

• Hyra
• Försäkringsbetalningar
• Mestadels lånebetalningar
• Avgifter och prenumerationer
• Årslöner

Variabla kostnader:

• Bidrag till tjänster
• Automobilkostnader, t.ex. bränsle och underhåll
• Kontorsmaterial
• Professionella tjänster som debiteras per timme
• Löner för timanställda

Diskretionära utgifter:

• De flesta måltider och representationskostnader
• Klientgåvor
• Personalfester och bonusar

Så, enkelt uttryckt, definitionen av rörliga kostnader är kostnader som förändras; en fast kostnad förblir densamma över en lång tidsperiod; och du kan tänka på diskretionära utgifter som dina ”nice-to-haves”.”

Variabla kostnader är mer än driftskostnader

En sak att notera är att listorna ovan fokuserar på driftskostnader, men variabla kostnader påverkar vanligtvis din kostnad för sålda varor mer än något annat. Om ditt företag tillverkar en produkt måste du vara medveten om de rörliga produktionskostnaderna.

Varför är detta viktigt? Dina rörliga produktionskostnader har en direkt inverkan på din break-even-punkt. Ditt företags break-even point är hur mycket pengar du behöver tjäna för att täcka dina kostnader för månaden. Vilket du som företagare vet hur viktigt det är att tjäna mer än du spenderar.

Hur påverkar de rörliga kostnaderna min affärsbudget?

Nu när vi har en god förståelse för definitionen av rörliga kostnader och de andra typerna av affärskostnader, låt oss ta en titt på hur de rörliga kostnaderna påverkar din affärsbudget.

Det trevliga med rörliga kostnader är att du enkelt kan justera dina rörliga produktionskostnader som svar på en nedgång i försäljningen eller produktionen… faktiskt brukar de justera sig själva, eftersom du slutar att ådra dig dessa kostnader när produktionen avtar. Overheadvariabla kostnader – som de som anges ovan – är svårare att justera. Det betyder också att de är svårare att planera för i din budget.

Låt oss titta på ett exempel på rörliga kostnader som vi alla kan relatera till: elkostnader. Beroende på var du bor och vilka alternativ du har när det gäller uppvärmningskällor kan din elräkning variera från cirka 100 dollar/månad under årets mildare månader till över 300 dollar/månad under de hårdaste delarna av sommaren och vintern.

Förändrade klimatförhållanden påverkar också dessa redan rörliga utgifter. Du kan ha ett eller två år med mycket milt vinterväder, men sedan drabbas helt plötsligt av en vinter som inte tar slut.

Och även om du kan vidta åtgärder – som att använda en smart termostat – för att minska det belopp du betalar för el, är denna rörliga utgift till stor del utanför din kontroll. Detta är frustrerande, eftersom en oväntat stor elräkning kan slå hårt mot din budget, särskilt om den sammanfaller med ett inkomstbortfall. (Och om du till exempel tillverkar en temperaturkänslig vara är det inte så att du bara kan avstå från värme eller kyla för att spara pengar – och vi är säkra på att dina anställda skulle hålla med, oavsett vilken typ av arbete du utför.)

Hur löser du det här?

5 sätt att minska de variabla kostnadernas inverkan på din budget

I exemplet ovan kan du ibland minska de variabla kostnadernas inverkan genom att be din tjänsteleverantör att låta dig betala ett fast belopp varje månad. (Bedrägligt enkelt, men verkligen hjälpsamt.) Detta fasta belopp baseras på genomsnittet av dina räkningar för de föregående 12 månaderna. Många tjänsteföretag erbjuder detta alternativ för att hjälpa sina kunder att budgetera, men ett genomsnittligt betalningsalternativ kommer inte att vara tillgängligt för alla rörliga utgifter i din budget.

Du kan dock fortfarande använda detta koncept med genomsnittlig betalning för att minska de variabla utgifternas inverkan på din budget. Så här gör du:

• Bestäm det årliga genomsnittet för varje rörlig kostnad i din budget. När du fastställer årsgenomsnittet för en rörlig kostnad, undvik frestelsen att bara titta på de senaste 12 månaderna. Ta dig tid att granska genomsnittet av tre års variabla utgifter. På så sätt kan du ta hänsyn till avvikelser som kan påverka ditt genomsnitt för en kostnad. Om du inte har vidtagit åtgärder för att permanent minska en rörlig kostnad bör du vara försiktig och använda det högsta genomsnittliga beloppet.

• Lägg till en buffert. När du har fastställt genomsnittet för varje rörlig kostnad lägger du till en buffert till den. En buffert på 3 % till 5 % bör vara mer än tillräckligt för att täcka prisökningar och de flesta avvikelser som kommer att resultera i ett utfallsår för utgiften. Om du vill vara riktigt försiktig – och om din budget klarar det – kan du bygga in en buffert på 10 %.

• Följ dina faktiska utgifter. Jämför varje månad dina faktiska utgifter för varje rörlig kostnad med det budgeterade beloppet. Notera om du över- eller underbudgeterat för varje utgiftskategori. Om du använder ett bokföringsprogram för företag kan du leta efter en rapport för jämförelse mellan vinst och förlust och budget. Denna rapport kan vanligtvis anpassas så att den gör beräkningen av dollarbeloppets ökning eller minskning åt dig, så att du på en gång kan se om du låg över eller under budgeten utan att behöva räkna själv.

• Inrätta ett sparkonto för rörliga utgifter. Detta är det avgörande steget i den här processen. Varje månad som du ligger under budgeten för en rörlig utgift flyttar du överskottet till ditt företagssparkonto för rörliga utgifter. På så sätt skapas en reserv som du kan ta ut från under de månader då dina utgifter är högre än vanligt. Låt oss till exempel säga att din elräkning i genomsnitt uppgår till 375 dollar per månad. Ni har en mild vinter, så din faktiska elräkning var 355 dollar i januari och 325 dollar i februari. Mars kommer dock som ett lejon, och en vecka med oväntade minusgrader resulterar i en elräkning på 445 dollar i mars, när räkningen för mars vanligtvis ligger närmare 245 dollar. De flesta företagare budgeterar sina rörliga utgifter utifrån de faktiska utgifterna från föregående år. Men eftersom du har budgeterat i genomsnitt 375 dollar/månad för el (130 dollar mer än din vanliga elräkning för mars) och eftersom du flyttade överskottet av de pengar som budgeterats för elräkningen i januari (20 dollar) och februari (50 dollar) till ditt sparkonto för rörliga utgifter, har du tillräckligt med pengar för den oväntat höga elräkningen för mars månad. Om du bara hade budgeterat 245 dollar för en ”normal” elräkning för mars månad hade du varit tvungen att snabbt få fram ytterligare 200 dollar. För ett mycket litet företag, eller ett företag som upplever en nedgång i intäkterna, kan detta vara mycket svårt att göra.

Öppna ett företagssparkonto nu om du inte har något

• Uppskatta dina rörliga kostnader årligen. Du kan frestas att använda samma prognoser för rörliga utgifter i din budget varje år, särskilt om du har sparat en hygglig summa på ditt sparkonto för rörliga utgifter. Undvik denna frestelse. Du bör omvärdera dina rörliga utgifter varje år. Särskilt i utgiftskategorier där du har lite mer kontroll än vad du har med försörjningsvaror – till exempel utgifter för bilanvändning – finns det möjligheter att göra strategiska förändringar för att kontrollera utgifterna.

Hjälpsamt tips: Fånga alla variabla utgifter i din budget

De flesta budgetmallar är utformade för att matcha ett typiskt företags kontoplan. Detta innebär att fasta kostnader, rörliga utgifter och diskretionära utgifter är utspridda i mallen. Denna layout gör det mycket enkelt att jämföra de faktiska siffrorna med de budgeterade siffrorna (minns du rapporten om jämförelse mellan resultat och budget som nämndes tidigare?), men den gör det också lätt att ”glänsa över” dina rörliga och diskretionära utgifter när du fastställer dina budgetsiffror.

När du för första gången sammanställer din företagsbudget bör du börja med att räkna upp dina utgifter efter typ (fasta, rörliga och diskretionära). När du har fastställt ett lämpligt belopp för varje utgift kan du lägga in dessa belopp i din budgetmall så att den är redo att användas för att jämföra din budget med de faktiska siffrorna varje månad.

Kort sagt, det bästa sättet att se till att du är förberedd för att mildra effekterna av rörliga utgifter går ut på att uppmärksamma kostnaderna för dessa utgifter i det förflutna och att förbereda dig med en buffert eller ett visst sparande för att ta hand om dem i framtiden. Medelvärden är bra indikatorer på var du kan hamna så att du inte blir överraskad – och fortsätt att vara uppmärksam så att du inte blir chockad av förändringar.

Reducera faktiska rörliga utgifter

Ovan fokuserade vi på att minska de rörliga utgifternas påverkan på din budget, men vad händer om du befinner dig på en plats där du behöver minska dina faktiska rörliga utgifter? Om ditt företag kämpar med bristen på förutsägbarhet, eller om du behöver minska kostnaderna, kan du försöka minska dina totala rörliga kostnader.

Vi använde oss av exemplet med elektricitet ovan, men du kommer att upptäcka att de flesta av dina rörliga kostnader är kopplade till den faktiska tillverkningen av din produkt. Det handlar om det arbete och de material som ingår i den, och om du behöver minska kostnaderna måste du analysera den här processen och se om det finns sätt som du kan producera liknande produktion även efter att kostnadseffektiva förändringar har gjorts i den här processen. Exempel:

1. Arbetskraft. Finns det något som kan automatiseras eller läggas ut på entreprenad utan att det påverkar kvaliteten? Kan du öka effektiviteten hos din arbetskraft och få en högre produktion genom att förse dem med vissa verktyg eller tjänster?
2. Material. Använder du de mest kostnadseffektiva materialen? Kan du köpa i stora mängder? Om du köpte bättre material skulle du få färre problem med din produkt längre fram?
3. Bedömning av din produkt eller tjänst. Många företag erbjuder olika produkter och tjänster. Du kan sälja saker som ett paket, men det är bara en del av paketet som verkligen genererar intäkter. Bör du ta bort vissa funktioner? Finns det ett sätt att leverera din produkt eller tjänst snabbare?

Håll dig i minnet att bara för att något alltid har gjorts på ett visst sätt betyder det inte att det är rätt sätt. När företag växer kan man bli överväldigad och har oftast inte tid att riva upp dina nuvarande system och processer så mycket som du vill. Men med tanke på hur mycket marknaden kan förändras och kostnaderna kan utvecklas kan detta verkligen hjälpa ditt företag att identifiera områden där du kan spara på rörliga kostnader.

Föränderliga kostnader påverkar din budget… men de bör inte förstöra den

Det är frustrerande att skapa en plan, bara för att omständigheter som ligger utanför din kontroll ska kasta planen ur kurs. Detta är en av anledningarna till att många småföretagare undviker att budgetera helt och hållet. Särskilt om de flesta av dina företagskostnader är rörliga – vilket ofta är fallet med mycket små företag – kan det verka omöjligt att försöka ta fram en exakt budget.

Nu när du har en tydlig definition av rörliga kostnader kan du med lite planering enkelt redovisa även de mest volatila av dina rörliga kostnader i din budget. Genom att bygga upp en buffert på ett företagssparkonto för att ta dig igenom de månader då dina rörliga utgifter är högre än beräknat kan du hålla din budget på rätt spår och skydda ditt kassaflöde. En årlig omprövning av din budget för rörliga utgifter hjälper dig att identifiera områden för besparingar och andra förbättringar.