Vad betyder CC i e-post och när du ska använda det
När e-post ersatte traditionella former av kontorskommunikation tog den över det befintliga språket för pappersbaserade memoarer. Kontorsassistenter brukade skriva korrespondens på karbonpapper så att det automatiskt gjordes en karbonkopia som sedan kunde skickas till en andra mottagare. Det eliminerade behovet av att skriva samma dokument flera gånger.
Uttrycket karbonkopia – eller vanligare, ”CC” – är nu en integrerad del av e-postspråket. Och även om det inte finns någon handbok om hur och när det ska användas finns det några bästa metoder som är värda att ha i åtanke innan du fyller i CC-fältet och klickar på ”skicka”.
Hur du använder CC i Gmail
Att använda CC i det nuvarande e-postspråket innebär att du skickar ett e-postmeddelande inte bara till den primära mottagaren i fältet ”Till”, utan även till en eller flera sekundära mottagare. I Gmail kan du CC:a upp till 100 mottagare i ett och samma e-postmeddelande.
För att fylla i CC-fältet i Gmail:
- Klicka på Skriv ut för att öppna ett nytt meddelande.
- Fyll fältet Till genom att ange den primära mottagarens e-postadress.
- Klicka på CC högst upp till höger i e-postkompositören.
- Insätt de sekundära mottagarnas e-postadresser.
När du klickat på Sänd kommer ditt e-postmeddelande att sändas både till den primära mottagaren i fältet Till och till de e-postmottagare som du har inkluderat i fältet CC. Varje mottagare kommer att kunna se alla andra e-postadresser, så se till att du har samtycke till att dela dina kontaktpersoners uppgifter.
När du ska använda CC i ett e-postmeddelande
Samtidigt som CC är ett användbart verktyg både för att spara tid och för att förbättra kommunikationen, används det ofta för frikostigt, utan att man tar hänsyn till några grundläggande kommunikationsetiketter. Vår lista över när du ska använda CC är därför relativt kort:
När du vill hålla mottagarna informerade
Var försiktig när du håller folk ”informerade”. Om du använder det till överdrift riskerar du att överösa dina mottagare med för många e-postmeddelanden som de helt enkelt inte kommer att läsa.
Tänk efter om varje mottagare verkligen behöver få en kopia. Innehåller mejlet information som de behöver, eller lägger du bara till ännu ett mejl i deras inkorg?
Som en allmän regel föreslår vi att personer som behöver hållas informerade är:
- Chefer eller kollegor som uttryckligen ber om att bli CC’d på all eller specifik kommunikation.
- Medlemmar i ett team som behöver hållas uppdaterade om ett projekt.
När du presenterar en kontakt
När du skickar ett e-postmeddelande till någon för att presentera honom eller henne för en annan kontakt, vill du att båda parter ska se e-postmeddelandet så att de kan fortsätta samtalet efteråt. Det är upp till dig om du lägger till den nya kontakten i fältet Till eller CC här, även om det är helt acceptabelt att använda CC.
När du inte ska använda CC i ett e-postmeddelande
Bubblande inkorgar kan vara ett verkligt problem för effektiviteten, och det är naturligt för människor att prioritera mer brådskande e-postmeddelanden framför korrespondens som de bara är CC:ade på. Om du rutinmässigt skickar en av dina kontakter som CC på din bredare korrespondens kommer de inom kort att sluta läsa mejlen helt och hållet. Detta kan leda till att de missar viktig information på vägen.
Var försiktig med den här funktionen så att du inte i onödan skickar CC:s till personer och översköljer dem med mer e-post än de behöver.
När du inte har fått lämpligt samtycke
När CC’ing används fritt och otänkbart kan det orsaka oavsiktliga problem.
Säg att du har kommunicerat med en kollega via e-post och plötsligt bestämmer dig för att en annan kollega också skulle kunna dra nytta av att vara med i tråden. Innan du bara skickar en CC till dem i ditt nästa svar, se till att du först ber om tillåtelse från båda parter. Det kan finnas känslig information djupt inne i den befintliga tråden som den nya kontakten inte bör få se.
När du förväntar dig ett svar eller en åtgärd
Överväg att bara CC:a mottagare från vilka du inte förväntar dig ett svar eller en direkt åtgärd – faktum är att de flesta e-postmottagare automatiskt antar att det inte krävs någon åtgärd från deras sida om de bara CC:as. Om du vill att en mottagare ska svara eller agera, bör du tekniskt sett ange den i fältet Till.
Innan du trycker på skicka, titta på ditt CC-fält och fundera på vad du förväntar dig av var och en av dessa mottagare. Beroende på dina svar kan du överväga att flytta lämpliga kontakter till fältet Till i stället.
När du vill skämma ut någon eller bevisa en sak
Det är inte ovanligt att människor använder CC-fältet av cyniska skäl.
Du kanske har fått ett ilsket e-postmeddelande från en kollega där din chef har kopierats in. Eller så har du blivit kallad av din chef för en åtgärd som du har vidtagit och frestats att bevisa att de redan hade kopierats in i den relevanta korrespondensen.
Användning av CC av passiva-aggressiva skäl eller för att vinna poäng är ingen bra metod och bör lämnas åt sidan.
När du vill kopiera in många mottagare
Övergödning av CC-fältet kan vara extremt störande för alla mottagare som öppnar ett nytt e-postmeddelande, så håll helst CC-fältet till högst tre eller fyra mottagare. Om det är fler än så bör du överväga att göra en sammanslagning eller använda nyhetsbrevsprogram som Mailchimp.
Tillkommande läsning: Många anställda har haft tillfällen då de har arbetat igenom sina e-postmeddelanden för dagen och har CC:at sin chef på ett meddelande till en kollega. Det är inte illvilligt menat – de försöker bara hålla alla informerade.
Vad är så fel med det?
Enligt en studie med 584 personer sa 345 personer att de litade mindre på sin kollega när de CC:ade sin chef på ett mejl. I studien påpekades också att förtroendet i hela organisationskulturen sannolikt är lågt om detta händer ofta.
Med detta i åtanke bör du, även om du har goda avsikter, tänka efter innan du kopierar din chef i ett e-postmeddelande till en medarbetare. Om det inte har begärts eller är absolut nödvändigt kanske din kollega inte uppskattar det.
Du ska alltid dubbelkolla trådar för tidigare svar
Det sista du vill göra i en e-postkedja är att dubbelkolla dina svar eller ta upp punkter som redan har tagits upp och diskuterats. Detta kan visserligen vara besvärligt, särskilt eftersom CC-trådar kan bli löjligt långa.
Det sagt, en snabb genomgång av vad som har hänt tidigare kan spara dyrbar tid längre fram. Vi tillbringar redan så lång tid i vår e-postinkorg varje dag, så det är viktigt att du gör din del för att minska upprepade e-postmeddelanden för både dig själv och dina kollegor.
Typerna av CC som du bör undvika
Det finns flera typer av CC:s som du bör undvika – här är en uppdelning:
Den sociala slöisen
Du vet vilken typ det är. De skickar dig e-postmeddelanden som knappt är vettiga och bara innehåller några få ord. Den sociala slöisen vet inte ens att CC existerar. Och här ligger problemet: frågor besvaras eller ställs utan sammanhang. Detta kommunikationsmönster är extremt ineffektivt och slösar bort allas tid. Bli inte den personen. Och om du känner en social sloth, försök att försiktigt utbilda dem i bästa praxis för CC, och håll fast vid det om de inte förstår det på en gång.
The Big Boss
The Big Boss är inte den verkliga chefen – de tror bara att de är det. De ser ofta till sig själva och använder CC som ett vapen genom att kopiera alla i varje e-postmeddelande – och ser till att alla ser allt. Återigen, detta är inte bästa praxis och du bör undvika att använda CC på detta sätt. Använd det klokt och bara när det är produktivt.
Den bästa vännen chefen
Den bästa vännen chefen är egentligen chefen, men de vill vara din vän och att du ska veta att de bara är en del av teamet. Detta blir ett problem när alla inkluderas i varje e-postmeddelande i ett försök att främja lagandan och se till att ingen lämnas utanför. I verkligheten leder detta till att alla i teamet får onödiga e-postmeddelanden och slösar tid på att försöka sortera dem alla. Det finns säkert effektiva sätt att främja en samarbetsinriktad arbetskultur, men överdriven CC-information är inte ett av dem.
Använd det sparsamt
De flesta av oss fortsätter med vår dagliga e-postkorrespondens utan att tänka särskilt mycket på det. Vi använder CC regelbundet för att skydda våra ryggar och för att se till att alla hålls informerade, vare sig de behöver det eller inte.
Men nästa gång du skriver ett e-postmeddelande, ta dig en minut och fundera på om CC-ing är till hjälp eller nödvändigt. CC är ett mycket användbart verktyg, men bara när det används sparsamt och med viss eftertanke. Kolla in vårt inlägg om hur man använder BCC i e-post om du vill förstå en annan viktig funktion för att skicka e-post.
Tillkommande läsning: Hur du skickar ett e-postmeddelande till oidentifierade mottagare i Gmail
Uppgradera ditt Gmail-konto med Right Inbox
Och hur bra Gmail än är – och missförstå oss inte, vi älskar Gmail – så finns det vissa saker som det helt enkelt inte klarar av att göra direkt från början. Det är där Right Inbox kommer in i bilden. Med Right Inbox kan du förvandla ditt Gmail-gränssnitt till ett produktivitetsmaskineri med funktioner som e-postspårning, e-postmallar och e-postpåminnelser.
Med e-postspårning kan du till exempel få veta vem som öppnade dina e-postmeddelanden och när, medan du med vår funktion för e-postmallar kan ställa in mallar och enkelt infoga dem i ett e-postmeddelande när du behöver det, så att du inte behöver oroa dig för att skriva samma e-postmeddelanden om och om igen.
Låter det bra? Klicka här för att installera Right Inbox för Gmail.