Vikten av en leverantörsavdelning – Enkel bokföringsprogramvara för företagare
Varje företag eller organisation har i huvudsak två finansiella flöden – intäkter och kostnader. Man kan också se på detta på ett mer förenklat sätt och definiera dem som pengar som kommer in och pengar som går ut.
Pengar som kommer in är naturligtvis det som håller ett företag flytande och gör det möjligt för det att fungera under en längre period. Men när pengarna väl kommer in till en organisation måste det finnas ett säkert sätt att spåra utgifterna och hålla kostnaderna minimala och hanterbara. Det är där som avdelningen för leverantörsreskontra kommer in i bilden.
Vad är leverantörsreskontra?
Låneräkning är en del av den allmänna redovisningsavdelningen, och deras specifika uppdrag är att hantera och övervaka ”konton som betalas” eller de pengar som flödar ut ur ett företag. Till skillnad från marknadsföring och försäljning finns det inte mycket handling eller aktivitet som kan uppfattas som spännande på den här avdelningen, men det ändrar inte det faktum att det är en extremt viktig del av ett framgångsrikt företag.
Som du kan förvänta dig är effektiviteten i ditt system för leverantörsreskontra direkt relaterad till din organisations finansiella stabilitet och rykte. Om ditt företag tar för lång tid på sig – eller är för långsamt – när det gäller att betala kunder och leverantörer kommer det att återspegla sig dåligt på ditt varumärkes rykte.
Det går också åt andra hållet. Fordringar förlorar värde med tiden, särskilt när de är försenade. När många fordringar är 90 dagar försenade eller mer är de bara värda 20 procent av sitt ursprungliga värde. Det är bra att se till att alla fakturor betalas och hanteras så tidigt som möjligt.
En avgörande faktor för att leverantörsreskontra ska fungera smidigt är det system eller den programvara som avdelningen använder för att hantera ekonomin. Även med det mest begåvade teamet till ditt förfogande kommer ineffektivitet inte bara att orsaka problem utan även påverka resten av din organisation.
Det är därför som det är prioritet nummer ett när det gäller att hålla din leverantörsreskontraavdelning och ditt team organiserade och effektiva när det gäller att hantera utgifter och ekonomiska resultat.
Varför är leverantörsreskontra så viktigt?
Bortsett från den uppenbara punkten att någon måste hantera pengar som flödar ut ur ett företag finns det flera skäl till att en leverantörsreskontraavdelning är nödvändig.
För det första är fakturering den process genom vilken de flesta kunder och leverantörer betalas av ett företag. Fakturor kommer in och någon måste betala notan. Sedan måste fakturan bearbetas och organiseras för lämplig lagring och hänvisning senare.
En manuell fakturaspårning, redigering och godkännandeprocess är i allmänhet långsam och utdragen. Den kan göras mycket enklare och snabbare genom att införa ett automatiserat system, tack vare avancerade programvaruverktyg. Den genomsnittliga kostnaden för att behandla fakturor med lite eller ingen automatisering kan vara 20 gånger högre än kostnaden med höga automatiseringstjänster som används.
Men även med ett automatiserat system måste någon hålla ett öga på den regelbundna verksamheten för att se till att allt går rätt till. Gissa vem som sköter det för hela organisationen? Ja, det är bokföringsavdelningen, eller närmare bestämt leverantörsreskontraktet.
För det andra är leverantörsreskontraktet den kanal som står i kontakt med kunder och klienter. Närhelst någon har problem med betalningar, är förvirrad över finansiella flöden eller bara behöver få en fakturaorder fylld, kommer de att interagera och engagera sig med leverantörsreskontraavdelningen. Tänk på dem som PR-teamet för dina finansiella interaktioner. Du vill att ditt team ska se professionellt ut för kunder och potentiella kunder, och du vill att processen ska vara smidig och effektiv.
För att nå dessa mål måste du hålla ett välsorterat team av erfarna medarbetare som har specifika färdigheter och kunskaper om den finansiella verksamheten. Ännu viktigare är att de förstår ins och outs av programvaran och verktygen som krävs och kan hjälpa till att underlätta smidiga interaktioner med alla från partners till potentiella kunder.
Accounts Payable in All Businesses
Självklart, med en större organisation och företag, är leverantörsreskontra mycket meningsfullt. Men hur är det med ett mindre företag med färre resurser? Det är fortfarande en fördelaktig och nödvändig avdelning för små och medelstora företag, och det finns flera sätt att organisera och strukturera avdelningen så att den fungerar.
I slutändan finns det inget sätt att ignorera behovet av att ha en leverantörsreskontra på plats och förse dem med lämplig programvara och verktyg för att utföra sina jobb. Om du vill att ditt företag ska lyckas är detta en viktig process som du inte kan förbise.