Venngage
We doen allemaal ons best voor een gelukkig en gezond personeelsbestand. Daarom zou u in een perfecte wereld nooit een incidentenrapport hoeven op te stellen.
Maar omdat incidenten nu eenmaal voorkomen, is het nooit een slecht idee om op elke situatie voorbereid te zijn – vooral op onverwachte situaties.
Kleine bedrijfseigenaren, human resources teams en werkplek eerste hulpverleners: dit is het artikel voor u!
In deze stapsgewijze gids geven we onze belangrijkste tips voor het maken van incidentenrapporten, zodat u effectief onderzoek kunt doen en ervoor kunt zorgen dat soortgelijke (of ernstigere) incidenten zich niet meer voordoen. We voegen ook onze beste sjablonen toe om de klus te klaren.
Inhoudsopgave:
- Wat is een incidentenrapport?
- Voorbeelden van incidentenrapporten, Sjablonen en ontwerptips
- Eenvoudig sjabloon voor een incidentenrapport
- COVID-19 sjablonen voor incidentenrapporten voor werknemers
- Hoe schrijf ik een incidentenrapport
Gebruik dit GRATIS TEMPLATE
Alle sjablonen in dit bericht kunnen worden aangepast met behulp van onze eenvoudige online tool voor het maken van incidentenrapporten. Aanmelden is gratis en veel van onze sjablonen zijn ook gratis te gebruiken.
Wat is een incidentenrapport?
Een incidentenrapport is een formulier om alle ziekten, verwondingen, bijna-ongevallen en ongevallen op de werkplek te documenteren. Een incidentenrapport moet worden ingevuld op het moment dat een incident zich voordoet, ongeacht hoe klein het letsel is.
Hier vindt u een voorbeeld:
Gebruik DIT GRATIS TEMPLATE
Alle ziekten of letsels die van invloed zijn op het vermogen van een werknemer om te werken, moeten worden genoteerd. Wat er wettelijk in een incidentenrapport moet worden opgenomen, hangt af van de federale of provinciale wetgeving die van invloed is op uw werkplek.
Als u het niet zeker weet, kunt u voor meer details kijken op de website van uw overheid. In bepaalde gevallen zijn er uitzonderingen die kleine bedrijven kunnen vrijstellen van het naleven van dergelijke wetgeving.
Gebruik DIT RAPPORTTAPPARAAT
Voorbeelden van incidentenrapporten en tips voor het ontwerp
Hier vindt u enkele voorbeelden van incidentenrapporten om u op weg te helpen. Ik heb ook enkele tips voor het ontwerp van rapporten opgenomen, zodat u uw informatie effectief kunt presenteren. We hebben ook een uitgebreide handleiding voor algemene rapportontwerpen als u wat dieper op het onderwerp wilt ingaan.
Neem uw branding op in uw rapportontwerp
Zoals bij elk document dat u voor uw bedrijf maakt, is het een goed gebruik om uw branding op te nemen in uw incidentenrapporten. (Psst-Venngage’s Brand Kit functie maakt het gemakkelijk om uw branding toe te voegen in slechts een klik).
Integreer uw merk kleuren in uw ontwerp. U kunt dit doen door ze te gebruiken in de rapport header, footer, side bar, en in alle visuals.
U zou uw merkkleuren op de achtergrond van uw incidentenrapport kunnen gebruiken:
Gebruik DEZE RAPPORTTAPPEN
U zou ook uw logo kunnen gebruiken, zoals in deze sjabloon voor incidentenrapporten:
USE THIS REPORT TEMPLATE
Organiseer uw informatie in secties met behulp van kaders
Om uw informatie zo leesbaar mogelijk te maken, organiseert u deze in secties. Een van de gemakkelijkste manieren om dit te doen is door kaders te gebruiken.
Kijkt u bijvoorbeeld eens hoe deze sjablonen voor incidentenrapporten kaders gebruiken om de informatie in te delen:
Gebruik DEZE RAPPORTTAPPEN
Dit voorbeeld van een incidentenrapport maakt ook gebruik van rechthoeken om sectiekoppen aan te geven:
USE THIS REPORT TEMPLATE
Color code the sections of your incident report
Colors are not just great for making your reports, presentations and charts more interesting to look at. U kunt kleuren ook gebruiken om delen van uw rapport te ordenen en de aandacht te vestigen op belangrijke informatie.
Voor meer tips over het gebruik van kleur in uw ontwerpen, leest u onze gids over hoe u kleuren kiest om effectief te communiceren.
Gebruik DEZE RAPPORTTAPPEN
Gebruik DEZE RAPPORTTAPPEN
Een visuele koptekst aan uw incidentenrapport toevoegen
Als onderdeel van de huisstijl van uw bedrijf wilt u wellicht een visuele koptekst aan uw rapporten toevoegen. In deze sjabloon voor incidentenrapporten wordt bijvoorbeeld een neutrale foto met een kleurenfilter gebruikt om een professionele koptekst te maken:
Gebruik deze rapporttemplate
U kunt dit in Venngage doen door een foto over een gekleurde achtergrond te leggen en de ondoorzichtigheid van de foto aan te passen:
Hetzelfde effect kun je ook voor zijbalken gebruiken:
Gebruik DIT RAPPORTTAPPARAAT
Maak een voorbeeldformulier voor de leden van het nieuwsteam
Als u personeel overplaatst of als er iets gebeurt met de persoon die verantwoordelijk is voor de incidentenrapporten, is het heel belangrijk dat er een proces is gedocumenteerd. Dat zal ervoor zorgen dat als iemand ter plaatse wordt gezet, hij het incidentenrapport goed kan invullen.
Het kan ook nuttig zijn om korte beschrijvingen toe te voegen van het soort informatie dat in elk veld moet worden opgenomen. Kijk eens hoe dit voorbeeld van een incidentenrapport een korte tekst bevat voor de invuller:
Gebruik dit rapportmodel
Gebruik pictogrammen om concepten te visualiseren
Pictogrammen zijn kleine, compacte afbeeldingen die kunnen worden gebruikt om informatie in uw rapporten te versterken. U kunt ze ook gebruiken om de aandacht te vestigen op specifieke velden en belangrijke stukken informatie.
In deze sjabloon voor incidentenrapporten wordt bijvoorbeeld met pictogrammen het doel van elk veld aangegeven:
Gebruik dit rapportsjabloon
Gebruik dit rapportsjabloon
Hoe schrijft u een incidentenrapport
Het is belangrijk om een systematische methode vast te stellen voor het onderzoeken van incidenten.
Het is ook belangrijk om een rapport op te stellen dat u in staat stelt om alle relevante aspecten van het incident vast te leggen – dit is de essentiële eerste stap in het incidentenrapportageproces.
Nadat u uw incidentenrapport hebt gemaakt, kunt u:
- Begin uw onderzoek met feitenonderzoek
- En eindig uw onderzoek met het bepalen van aanbevelingen om zowel een toename van de ernst van het incident als de mogelijkheid van een herhaling te voorkomen.
Voor het schrijven van een incidentenrapport, volgt u het hieronder beschreven basisformaat.
Gebruik DIT INFOGRAFISCHE TEMPLATE
Neem onmiddellijk actie
Werknemers van uw organisatie moeten hun manager of een ander lid van de leidinggevende commissie van het bedrijf op de hoogte stellen zodra zich een incident voordoet – ongeacht de aard van de gebeurtenis (of het nu een ongeval, ziekte, verwonding of bijna-ongeval is).
Dit gezegd hebbende, moeten er duidelijk communicatiekanalen worden gedefinieerd om de praktijk van werknemers te bevorderen die in deze situaties naar voren komen en het belang ervan benadrukken.
Nadat een incident is gemeld, is het de eerste verantwoordelijkheid van het lid van de leiding om ervoor te zorgen dat de juiste behandeling, indien nodig, wordt toegediend aan degenen die door het voorval zijn getroffen.
Op deze opmerking: als het gevaar nog bestaat, moet de leidinggevende aan wie de gebeurtenis is gemeld, het gevaar wegnemen door het te beheersen. Elk bedrijf moet een vastgelegde procedure hebben om dit te bereiken op basis van de aard van hun werk.
Bij voorbeeld, als er gemorst is en er een val is veroorzaakt. U zou het slachtoffer verzorgen en onmiddellijk het gemorste materiaal laten opruimen en het gebied als een gevaar aanmerken met behulp van een bord.
Verzamel de feiten
Wanneer de onmiddellijke actie met inbegrip van de reactie op de gebeurtenis en het wegnemen van het gevaar uit de omgeving is uitgevoerd, is het tijd om de feiten met betrekking tot het incident vast te stellen en te registreren.
Gebruik DIT SOCIAL MEDIA TEMPLATE
Feiten met betrekking tot het incident zijn onder andere:
De basis
Identificeer de specifieke plaats, tijd en datum van het incident. Deze informatie is van fundamenteel belang voor het onderzoek en de meest voor de hand liggende informatie om te verzamelen.
De getroffenen
Verzamel de gegevens van degenen die bij het incident zijn betrokken en/of erdoor zijn getroffen. Dit houdt in het noteren van de naam/namen van de betrokkene(n), hun functie(s), de afdeling(en) waar zij werkzaam zijn en de manager(s) van de getroffenen.
De Getuigen
Spreek met eventuele getuigen van de gebeurtenis om hun perspectief op de gebeurtenis te verzamelen. Noteer hun verklaringen zo gedetailleerd en nauwkeurig mogelijk op het formulier.
Om de nauwkeurigheid te garanderen, is het het beste om uw notities met de getuige door te nemen om er zeker van te zijn dat zij het eens zijn met hoe de gebeurtenis in het rapport wordt weergegeven. Het is ook belangrijk om de namen van de getuigen in het rapport op te nemen voor het geval er nog vragen gesteld moeten worden.
De context
Bedenk en documenteer de gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden in de aanloop naar het incident. Vraag:
- Wat was de werknemer aan het doen?
- Wie vroeg hem de taak uit te voeren? Hoe voelde de werknemer zich voorafgaand aan het incident? …etc.
Het is belangrijk om vast te stellen welke factoren een gevolg waren van het incident en welke factoren voorafgaand aan het incident aanwezig waren en een mogelijke bijdragende factor zouden kunnen zijn voor het ontstaan van het incident.
De handelingen
In het rapport moet u de handelingen van de betrokkenen op het moment van het incident specificeren. Wat heeft de werknemer gedaan dat tot het incident heeft geleid?
Bijv. als een werknemer zijn rug bezeerde bij het optillen van een doos op het werk, is het belangrijk te bepalen hoe die werknemer de doos optilde om te bepalen of dat bijdroeg aan zijn verwonding. Zo ja, vraag dan of deze werknemer goed is opgeleid voor deze taak en door wie of welke bron?
De omgeving
Stel vast welke omgevingsomstandigheden tot de gebeurtenis hebben bijgedragen en leg deze vast. Was er onvoldoende verlichting? Werkte een apparaat niet goed? Werd het zicht van de werknemers belemmerd door verblinding of een dode hoek? Enz.
De verwondingen
Noteer een gedetailleerde beschrijving van specifieke verwondingen en beoordeel de ernst ervan in het rapport. Deze beschrijving moet het (de) gewonde lichaamsdeel (delen), de aard en de omvang van de verwondingen bevatten.
De behandeling
Het is ook belangrijk om in het incidentenrapport te documenteren welk type behandeling voor de erkende verwondingen werd toegediend. Deze informatie is belangrijk om te documenteren om te begrijpen hoe de werknemer herstelt bij het bekijken van de specifieke gebeurtenissen.
De Schade
Leg een verslag vast van eventuele schade aan apparatuur, materialen, enz. die door het incident werd beïnvloed. Dit zal nuttig zijn om naar terug te verwijzen tijdens de analyse van de gebeurtenis om zowel een correctief actieplan te overwegen als om te bepalen welke items zullen moeten worden hersteld of vervangen.
3. Analyseren en reflecteren
Het verzamelen en vastleggen van de feiten met betrekking tot het optreden van het incident zal helpen bij het bepalen hoe het incident heeft plaatsgevonden. Het analyseren van de verzamelde feiten met betrekking tot het incident zal helpen bij het bepalen waarom het incident heeft plaatsgevonden.
Analyseren en bepalen hoe en waarom het incident zich heeft voorgedaan is essentieel om een effectief correctief actieplan te ontwikkelen.
Mogelijke oorzaken voor ongevallen of verwondingen die zich op de werkplek hebben voorgedaan, zijn onder meer:
- Primaire oorzaken (bijvoorbeeld een ongezouten ijsvlakte op een trap die een uitglijder en val veroorzaakte).
- Nadere oorzaken (bijvoorbeeld een werknemer die niet de juiste persoonlijke beschermingsmiddelen droeg, zoals een helm of bril)
- Andere oorzaken (bijvoorbeeld een doorgebrande gloeilamp in de buurt die slecht zicht veroorzaakte).
Gebruik DIT SOCIAL MEDIA TEMPLATE
Opstellen van een correctief actieplan
Een correctief actieplan zou aanbevelingen bevatten als middel om de kans op een blijvend probleem en/of herhaling van het incident te verkleinen. De aanbevelingen zouden het resultaat zijn van een effectieve analyse van de feiten die zijn verzameld en gedocumenteerd in het incidentenrapport.
Elementen van een effectief corrigerend actieplan kunnen zijn:
- arbeidsgezondheid &veiligheidsopleiding voor werknemers
- preventieve routine-onderhoudsprocessen die ervoor zorgen dat apparatuur in de juiste staat van werking verkeert
- evaluatie van werkpraktijken en procedures met een aanbeveling voor veranderingen om het risico op incidenten te verminderen
- Het uitvoeren van een analyse van de gevaren van de taak om te bepalen of er andere potentiële gevaren zijn verbonden aan de taak en/of de omgeving en vervolgens het opleiden van werknemers over deze gevaren op basis van de bevindingen van de beoordeling
- Engineering, wijzigingen/upgrades van uitrusting of PBM’s om ervoor te zorgen dat de taak of het proces om de taak uit te voeren minder risico’s met zich meebrengt
Gebruik deze SOCIAL MEDIA TEMPLATE
Voorbeelden van incidentenrapporten
COVID-19 Werknemer Incident Report Template
USE THIS TEMPLATE
Blue healthcare employee critical incident report template
USE THIS TEMPLATE
Conclusie
Hoewel voorbereid zijn op het onverwachte vaak moeilijk is, zijn preventieve maatregelen de hoeksteen van het handhaven van een gelukkige en gezonde werkomgeving voor uzelf en uw personeel.
Incidentenrapporten zijn niet alleen een bepalend onderdeel van het incidentenbestrijdingsprotocol van elk bedrijf, maar ze bieden ook een middel om terugkerende ongelukken te voorkomen en/of te inspireren tot verandering.
Daarom is het van cruciaal belang om een relevant en uitgebreid incidentrapportageformulier gereed en bij de hand te hebben voor elk incident dat zich kan voordoen. Door u te houden aan de wetgeving van uw rechtsgebied en de vier hierboven voorgeschreven componenten in overweging te nemen, zult u goed voorbereid zijn om incidenten effectief af te handelen.
Het effect van het tijdig en gedetailleerd reageren op incidenten op de werkplek zal niet alleen zorgen voor een veilige werkplek, maar ook: