Venngage

Kaikia tässä postauksessa esiintyvistä malleista on mahdollista mukauttaa helpolla online-tilanteenraporttimallintamistyökalulla. Rekisteröityminen on ilmaista, ja monet mallimme ovat myös ilmaisia käyttää.

Mikä on vaaratilanneraportti?

Tapahtumailmoitus on lomake, jolla dokumentoidaan kaikki työpaikan sairaudet, vammat, läheltä piti -tilanteet ja onnettomuudet. Tapahtumailmoitus on täytettävä tapaturman sattuessa riippumatta siitä, kuinka vähäisestä vammasta on kyse.

Tässä on yksi esimerkki:

Kaikkiin sairauksiin tai vammoihin, joilla on vaikutusta työntekijän työkykyyn, on merkittävä. Yksityiskohtaiset tiedot siitä, mitä lakisääteisesti vaaditaan sisällytettäväksi vaaratapahtumailmoitukseen, vaihtelevat työpaikkaasi koskevan liittovaltion tai maakunnan lainsäädännön mukaan.

Mikäli olet epävarma, voit katsoa lisätietoja hallituksen verkkosivuilta. Tietyissä tapauksissa on olemassa poikkeuksia, jotka voivat vapauttaa pienet yritykset tällaisen lainsäädännön noudattamisesta.

Tapahtumaraporttiesimerkkejä ja suunnitteluvinkkejä

Tässä on muutamia esimerkkejä tapahtumaraporteista, jotka auttavat sinua alkuun. Olen myös liittänyt mukaan joitakin raportin suunnitteluvinkkejä, joiden avulla voit esittää tiedot tehokkaasti. Meillä on myös kattava opas yleiseen raporttisuunnitteluun, jos haluat perehtyä aiheeseen hieman syvällisemmin.

Sisällytä brändi osaksi raporttisuunnittelua

Kuten mihin tahansa yritystäsi varten luomaasi asiakirjaan, myös vaaratapahtumaraportteihin kannattaa sisällyttää brändi. (Psst-Vennagagen Brand Kit -ominaisuuden avulla brändin lisääminen on helppoa yhdellä napsautuksella!)

Lisää brändisi värit suunnitteluun. Voit tehdä tämän käyttämällä niitä raportin otsikossa, alatunnisteessa, sivupalkissa ja kaikissa visuaalisissa elementeissä.

Voit käyttää brändisi värejä tapahtumaraporttisi taustalla:

Voit myös sisällyttää logosi, kuten tässä tapahtumaraporttimallissa:

Järjestä tietosi osioihin laatikoiden avulla

Järjestä tietosi osiin käyttämällä laatikoita

Järjestä tietosi osioihin, jotta ne olisivat mahdollisimman luettavia. Yksi helpoimmista tavoista tehdä tämä on laatikoiden käyttö.

Katso esimerkiksi, miten näissä tapahtumaraporttimalleissa käytetään laatikoita tietojen jakamiseen osiin:

Tämässä tapahtumaraporttimalliesimerkissä käytetään myös suorakulmioita osioiden otsikoiden merkitsemiseen:

Värikoodaa tapahtumaraporttisi osiot

Värit eivät ole loistavia vain siksi, että niillä voit tehdä raporteistasi, esityksistäsi ja kaavioistasi mielenkiintoisempia katsella. Voit käyttää värejä myös raporttisi osioiden järjestämiseen ja huomion kiinnittämiseen keskeisiin tietoihin.

Lue lisää vinkkejä värien käyttämiseen suunnitelmissasi oppaastamme siitä, miten valita värejä tehokkaaseen viestintään.

Lisää vaaratapahtumaraportteihisi visuaalinen otsikko

Osana yrityksesi brändäystä saatat haluta lisätä raportteihisi visuaalisen otsikon. Esimerkiksi tässä tapahtumaraporttimallissa käytetään neutraalia valokuvaa, jossa on värisuodatin, ammattimaisen otsikon luomiseksi:

Vennaggessa voit tehdä tämän asettamalla valokuvan väritaustan päällekkäin ja säätelemällä valokuvan peittävyyttä:

Voit käyttää samaa efektiä myös sivupalkkeihin:

Valmista mokkulalomake, jota voit tarjota uutistiimin jäsenille esimerkkinä

Jos henkilökunta vaihtuu tai tapahtuu jotakin, kun vaaratilanneraporttien omistaja on poissa, on erittäin tärkeää, että prosessi on dokumentoitu. Näin varmistetaan, että jos joku joutuu paikan päälle, hän osaa täyttää vaaratilanneraportin oikein.

Voi myös olla hyödyllistä lisätä lyhyet kuvaukset siitä, millaisia tietoja kuhunkin kenttään on sisällytettävä. Katso, miten tässä esimerkissä tapahtumaraportista on lyhyt teksti, joka opastaa täyttävää henkilöä:

Käyttäkää kuvakkeita käsitteiden havainnollistamiseen

Kuvakkeet ovat pieniä, kompakteja visuaalisia kuvakkeita, joita voidaan käyttää tietojen vahvistamiseen raporteissa. Voit myös käyttää niitä kiinnittämään huomiota tiettyihin kenttiin ja tärkeisiin tietoihin.

Tässä tapahtumaraporttimallissa käytetään esimerkiksi kuvakkeita osoittamaan kunkin kentän tarkoitus:

Välikohtausraportin kirjoittaminen

Välikohtausraporttien tutkimisessa on tärkeää ottaa käyttöön systemaattinen menetelmä.

Yhtä tärkeää on myös laatia raportti, jonka avulla voit kirjata kaikki vaaratilanteeseen liittyvät olennaiset seikat – tämä on olennainen ensimmäinen vaihe vaaratilanteiden raportointiprosessissa.

Kun olet laatinut vaaratapahtumailmoituslomakkeen, voit:

• Aloittaa tutkinnan tosiasioiden selvittämisellä
• Ja päättää tutkinnan määrittelemällä suositukset, joilla estetään sekä vaaratilanteen vakavuuden lisääntyminen että sen toistumisen mahdollisuus.

Tapahtumailmoitusten laatimisessa on noudatettava alla kuvattua perusmuotoa.

Toteuta välittömät toimet

Organisaatiosi työntekijöiden tulisi ilmoittaa asiasta esimiehelleen tai jollekin muulle yrityksen johtoryhmän jäsenelle heti vaaratapahtuman tapahduttua – riippumatta tapahtuman luonteesta (olipa kyse sitten tapaturmasta, sairastumisesta, loukkaantumisesta tai läheltä piti -tilanteesta).

Tämän sanottuaan on määriteltävä selkeästi viestintäkanavat, joilla edistetään käytäntöä, jonka mukaan työntekijät ilmoittautuvat näissä tilanteissa, ja sen tärkeyttä.

Kun vaaratapahtumasta on tehty ilmoitus, johtoryhmän jäsenen ensimmäisenä velvollisuutena on varmistaa, että tapahtumasta kärsineille annetaan tarvittaessa asianmukaista hoitoa.

Tässä huomautuksessa: jos vaara on edelleen olemassa, sen johtajan, jolle tapahtumasta on ilmoitettu, on poistettava vaara valvomalla sitä. Jokaisella yrityksellä tulisi olla määritelty menettely tämän toteuttamiseksi työn luonteen perusteella.

Esimerkiksi, jos on tapahtunut vuoto, joka on aiheuttanut putoamisen. Hoitaisit uhrin, pyyhkisit roiskeen välittömästi pois ja osoittaisit alueen vaaraksi kyltillä.

Kerää tosiseikat

Kun välittömät toimet, mukaan lukien tapahtumaan reagoiminen ja vaaran poistaminen ympäristöstä, on aika määrittää ja kirjata tapahtumaan liittyvät tosiseikat.

Tapahtumaan liittyviä faktoja ovat mm:

Perusteet

Tunnista tapahtuman erityinen paikka, aika ja päivämäärä. Nämä tiedot ovat perustavanlaatuisia tutkinnan kannalta, ja ne ovat ilmeisimmät kerättävät tiedot.

Vaikuttaneet

Kerää tiedot niistä, jotka ovat olleet osallisina ja/tai joihin tapahtuma on vaikuttanut. Tämä tarkoittaisi asianosaisen henkilön (henkilöiden) nimen (nimien), ammattinimikkeen (ammattinimikkeiden), osaston (osastojen), jolla (joilla) he työskentelevät, ja asianosaisten esimiehen (esimiesten) kirjaamista.

Silminnäkijät

Puhu tapahtuman mahdollisten silminnäkijöiden kanssa kerätäksesi heidän näkemyksensä tapahtumasta. Kirjaa heidän lausuntonsa mahdollisimman yksityiskohtaisesti ja tarkasti lomakkeeseen.

Tarkkuuden varmistamiseksi on parasta käydä muistiinpanosi läpi todistajan kanssa varmistaaksesi, että hän on samaa mieltä siitä, miten tapahtuma kuvataan raportissa. On myös tärkeää sisällyttää todistajien nimet raporttiin, jos lisäkysymyksiä tarvitaan.

Konteksti

Huomioi ja dokumentoi tapahtumaa edeltäneet tapahtumat. Kysy:

• Mitä työntekijä teki?
• Kuka pyysi häntä suorittamaan tehtävän? Millainen olo työntekijällä oli ennen tapahtumaa? …jne.

On tärkeää selvittää, mitkä tekijät olivat seurausta vaaratilanteesta ja mitkä tekijät olivat läsnä ennen vaaratilannetta ja saattoivat olla mahdollisena myötävaikuttavana tekijänä vaaratilanteen syntyyn.

Toimet

Raportissa on eriteltävä asianosaisten toimet vaaratilanteen tapahtumahetkellä. Mitä työntekijä teki, joka johti vaaratilanteeseen?

Jos työntekijä esimerkiksi loukkasi selkänsä nostaessaan laatikkoa työssä, on tärkeää selvittää, miten työntekijä nosti laatikon, jotta voidaan päättää, vaikuttiko se hänen loukkaantumiseensa. Jos vastasit myöntävästi, kysy, oliko kyseinen työntekijä saanut asianmukaista koulutusta tähän tehtävään ja kuka tai mikä taho oli kouluttanut hänet tähän tehtävään?

Ympäristö

Tunnista ja kirjaa tapahtumaan vaikuttaneet ympäristöolosuhteet. Oliko valaistus riittämätön? Oliko jokin laite epäkunnossa? Estikö häikäisy tai sokea piste työntekijöiden näkyvyyttä? jne.

Vammat

Tallenna yksityiskohtaiset kuvaukset erityisistä vammoista ja arvioi niiden vakavuutta raportissa. Tässä kuvauksessa on mainittava loukkaantunut ruumiinosa (vammat), vammojen luonne ja laajuus.

Hoito

Tapahtumaraporttiin on myös tärkeää kirjata, millaista hoitoa tunnustettuihin vammoihin on annettu. Nämä tiedot on tärkeää dokumentoida, jotta voidaan ymmärtää, miten työntekijä toipuu, kun tarkastellaan tapahtuman erityispiirteitä.

Vahingot

Tallennetaan selvitys mahdollisista vahingoista, joita vahinkotapahtuma aiheutti laitteille, materiaaleille jne. Tähän on hyödyllistä palata tapahtuman analysoinnin aikana, jotta voidaan harkita sekä korjaavaa toimintasuunnitelmaa että määrittää, mitä kohteita on korjattava tai vaihdettava.

3. Analysoi ja pohdi

Tapahtumaan liittyvien tosiseikkojen kerääminen ja kirjaaminen auttaa määrittämään, miten tapahtuma tapahtui. Tapahtumaan liittyvien kerättyjen tosiseikkojen analysointi auttaa määrittämään, miksi tapahtuma tapahtui.

Analysointi ja sen määrittäminen, miten ja miksi vaaratilanne tapahtui, on olennaista tehokkaan korjaavan toimintasuunnitelman laatimiseksi.

Potentiaalisia syitä työpaikalla tapahtuneisiin tapaturmiin tai loukkaantumisiin voivat olla esimerkiksi:

• Primääriset syyt (esimerkiksi suolaamaton jäälaikka portaissa, joka aiheutti liukastumisen ja putoamisen).
• Sekundaariset syyt (esimerkiksi työntekijä, joka ei käyttänyt asianmukaisia henkilökohtaisia suojavarusteita, kuten kovakypärää tai suojalaseja).
• Muut myötävaikuttavat syyt (esimerkiksi alueella ollut palanut lamppu, joka aiheutti huonon näkyvyyden).

Korjaussuunnitelman laatiminen

Korjaussuunnitelmassa annettaisiin suosituksia keinoiksi, joilla vähennetään ongelman jatkumisen ja/tai vaaratilanteen toistumisen mahdollisuutta. Suositukset olisivat seurausta tapahtumaraporttiin kerättyjen ja dokumentoitujen tosiseikkojen tehokkaasta analysoinnista.

Tehokkaan korjaussuunnitelman osatekijöitä voisivat olla:

• Työterveys & Työntekijöiden turvallisuuskoulutus
• Ennaltaehkäisevät rutiinihuoltoprosessit, joilla varmistetaan, että laitteet ovat asianmukaisessa toimintakunnossa
• Työkäytäntöjen ja -menettelyjen tarkastelu, johon liittyy muutossuositus. vaaratilanteiden riskin vähentämiseksi
• Työn vaarojen analyysin tekeminen sen määrittämiseksi, liittyykö tehtävään ja/tai ympäristöön muita mahdollisia vaaroja, ja sen jälkeen työntekijöiden kouluttaminen näistä vaaroista arvioinnin tulosten perusteella
• Tekniikka, laitteiden tai henkilönsuojainten muutokset/päivitykset sen varmistamiseksi, että tehtävä tai kyseisen tehtävän suorittamisprosessi aiheuttaa vähemmän riskejä

Tapaturmaraporttiesimerkkejä

KÄYTÄVÄ-19 Työntekijän vaaratapahtumaraporttimalli

Sininen terveydenhuollon työntekijän kriittinen vaaratapahtumaraporttimalli

Johtopäätökset

Valmistautuminen odottamattomiin tapahtumiin on kuitenkin usein vaikeaa, ennaltaehkäisevät toimenpiteet ovat kulmakivi onnellisen ja terveen työympäristön ylläpitämisessä itsellesi ja työntekijöillesi.

Tapahtumailmoitukset eivät ole vain yrityksen tapahtumiin reagoimisen protokollan määräävä osa, vaan ne tarjoavat keinon välttää toistuvat onnettomuudet ja/tai innostaa muutokseen.

Sentähden on ratkaisevan tärkeää, että asiaankuuluva ja kattava vaaratapahtumaraporttilomake on laadittu ja valmiina kaikkia mahdollisia vaaratilanteita varten. Noudattamalla lainkäyttöalueesi lainsäädäntöä ja ottamalla huomioon edellä määrätyt neljä osatekijää olet hyvin valmistautunut käsittelemään vaaratilanteita tehokkaasti.

Työpaikalla sattuneisiin vaaratilanteisiin oikea-aikaisesti ja yksityiskohtaisesti reagoimisen vaikutus ei ainoastaan takaa turvallista työpaikkaa, vaan myös: