Venngage
私たちは皆、従業員が幸せで健康に働けるように最善を尽くしています。 そのため、完璧な世界では、事故報告書を作成する必要はありません。
しかし、事故は起こるので、あらゆる状況、特に予期しない事態に備えておくことは決して悪いことではありません。
中小企業の経営者、人事チーム、職場の緊急対応者：これは、あなたのための記事です。
このステップバイステップのガイドでは、効果的な調査を行い、同様の（またはより深刻な）事故が二度と起こらないようにするために役立つ、事故報告書の作成に関する最も重要なヒントをお伝えします。
目次：
- インシデント レポートとは何ですか？
- インシデント・レポートの例。 テンプレートとデザインのヒント
- Simple Incident Report Template
- COVID-19 Employee Incident Report Templates
- How to Write an Incident Report
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この記事のテンプレートすべてが当社の簡単にオンライン インシデント レポート メーカー ツールでカスタマイズ可能です。
インシデント レポートとは何ですか。
インシデント・レポートとは、職場での病気、怪我、ニアミス、事故などをすべて記録するための書式です。
以下に例を示します。
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従業員の労働能力に影響を与える病気や怪我はすべて記載しなければなりません。 インシデントレポートに記載することが法律で義務付けられている内容の詳細は、あなたの職場に影響を与える連邦政府や州政府の法律によって異なります。 特定のケースでは、そのような法律への準拠から中小企業を免除することができる例外があります。
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Incident Report Examples and Design Tips
ここでは、事故報告書の例をいくつか示しますので、始めるのにお役立てください。 また、情報を効果的に提示するのに役立つレポート デザインのヒントもいくつか紹介します。
レポート デザインにブランディングを取り入れる
ビジネスのために作成するすべてのドキュメントと同様に、インシデント レポートにブランディングを取り入れることは良い習慣です。 (Psst-Venngage のブランド キット機能を使用すると、クリックするだけで簡単にブランディングを追加できます!)
ブランド カラーをデザインに取り入れる。 これは、レポートのヘッダー、フッター、サイドバー、および任意のビジュアルに使用することで実現できます。
インシデント レポートの背景にブランド カラーを使用できます：
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このインシデント レポート テンプレートのように、ロゴも含めるとよいでしょう。
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ボックスを使用して情報をセクションに整理する
情報をできるだけ読みやすくするために、セクションに整理してください。 これを行う最も簡単な方法の1つは、ボックスを使用することです。
たとえば、これらのインシデント レポート テンプレートで、ボックスを使用して情報をセクション化する方法を見てみましょう。
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事故報告書のセクションにカラーコードを付ける
色は、レポートやプレゼンテーション、チャートをより興味深いものにするだけでなく、その見た目も素晴らしいです。 また、レポートのセクションを整理したり、重要な情報に注意を引かせたりするためにも、色を使用できます。
デザインに色を使用する際のヒントについては、効果的なコミュニケーションのための色の選び方に関するガイドをお読みください。
このレポート テンプレートを使用する
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事故報告書に視覚的ヘッダーを付ける
企業ブランドの一環として、報告書に視覚的ヘッダーを追加したい場合があります。 たとえば、このインシデント レポート テンプレートでは、カラー フィルター付きのニュートラル写真を使用して、プロフェッショナルなヘッダーを作成します。
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これを Venngage で行うには、カラー背景に写真を重ね、その写真の不透明度を調節します。
同様の効果をサイドバーにも使用できます。
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Mock Form を作成して、ニュース チームのメンバーに例として提供する
スタッフを移行する場合、または事故報告を担当する個人がいないときに何か起こった場合は、プロセスを文書化しておくことは非常に重要です。 また、各フィールドに含めるべき情報の種類の簡単な説明を追加することも役に立ちます。 このインシデント レポートの例では、記入する人を導くために、いくつかの簡単なテキストが提供されている方法を見てみましょう。 また、特定のフィールドや重要な情報に注目させるために使用することもできます。
たとえば、このインシデント レポート テンプレートでは、アイコンを使用して、各フィールドの目的を示しています。
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How to Write an Incident Report
Impidentialization のための系統だった方法を構築することが重要であり、そのための方法として、次のものがあります。
また、インシデントの関連するすべての側面を記録できる報告書を作成することも同様に重要です-これはインシデント報告プロセスにおける不可欠な最初のステップです。
インシデント・レポート・フォームを作成したら、次のことができます。
- 事実確認から調査を開始し、
- 事故の深刻さの増加と再発の可能性の両方を防止するための推奨事項を決定して調査を終了します。
インシデントレポートを書くには、以下に説明する基本的な形式に従ってください。
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直ちに行動を起こす
組織の従業員は、事故や病気、けが、ニアミスなど出来事の性質に関係なく、事故が起きたらすぐにマネージャーや会社のリーダー委員会の他のメンバーに通知すべきです。
そうは言っても、このような状況で従業員が名乗り出る習慣とその重要性を促進するために、コミュニケーションチャネルを明確に定義する必要がある。
一旦事故が報告されると、指導者のメンバーの最初の責任は、必要に応じて、その出来事によって影響を受けた人々に適切な治療が行われていることを確認することである。
この点に関して：もし危険がまだ存在するならば、出来事が報告されたマネージャーはそれをコントロールすることによって危険を排除しなければなりません。 各企業は、業務の性質に基づき、これを達成するための手順を定義しておく必要があります。
例えば、流出事故があり、それが原因で転倒した場合。
事実を収集する
事象への対応や環境からの危険の排除を含む即時行動が行われたら、その事象に関する事実を決定し記録することです。
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事件に関連する事実には次のようなものがあります。
The Basics
Identify the specific location, time and date of the incident（事件の具体的な場所、時間、日付を特定する。 この情報は調査の基本であり、収集すべき最も明白な情報である。
影響を受けた人
事件に関与した人、影響を受けた人の詳細を収集する。 これには、関係者の名前、役職、所属部署、影響を受けた人の上司を記録することが必要である。
目撃者
出来事の目撃者に話しかけ、その出来事についての彼らの見解を収集する。 できるだけ詳しく、正確に彼らの発言をフォームに記録してください。
正確さを期すために、目撃者と一緒にメモを見直し、報告書に描かれた出来事に彼らが同意していることを確認するのがベストプラクティスである。 また、追加の質問が必要な場合に備えて、報告書に目撃者の名前を記載しておくことも重要です。
コンテキスト
事件に至るまでに起こった出来事を検討し、文書化する。 質問：
- 従業員は何をしていましたか？
- 誰がそのタスクを完了するよう依頼しましたか。 事件の前に、その従業員はどのように感じていましたか？ …など
どの要因が事件の結果であり、どの要因が事件の前に存在し、事件が発生した潜在的な要因になりうるかを特定することが重要です。
The Actions
レポートでは、事件発生時の関係者の行動を明記する必要があります。 その従業員は、インシデントにつながるような行動をとったのでしょうか。
たとえば、従業員が職場で箱を持ち上げたときに背中を負傷した場合、その従業員がどのように箱を持ち上げたかを判断し、それが負傷につながったかを判断することが重要です。 もしそうなら、この従業員がこのタスクのために適切な訓練を受けたかどうか、また、誰によって、あるいは、どのような情報源によって訓練されたかを尋ねてみてください。
環境
事象の原因となった環境条件を特定し、記録する。 照明が不十分だったのでしょうか。 機器の一部が適切に動作していなかったか？ まぶしい光や死角によって従業員の視界が妨げられていませんでしたか？ など。
傷害
特定の傷害の詳細な説明を記録し、報告書でその重症度を評価する。 この記述には、負傷した身体の部位、負傷の性質と程度が含まれるべきである。
治療
認識された負傷に対して行われた治療の種類を事故報告書に記録することも重要である。
損害
事故によって影響を受けた機器、材料等への損害の説明を記録する。 これは、イベントの分析中に参照し、是正処置計画を検討したり、どのアイテムを修理または交換する必要があるかを決定するのに役立ちます。
3.分析と考察
事象の発生に関連する事実を収集し記録することは、事象がどのように発生したかを決定するのに役立つ。 インシデントに関連する収集した事実を分析することは、インシデントがなぜ発生したかを決定するのに役立つ。
インシデントがどのように、そしてなぜ発生したのかを分析し決定することは、効果的な是正措置計画を策定するために不可欠である。
職場で発生した事故やけがの原因として考えられるのは、以下のようなものです。
- 一次的な原因（たとえば、滑って転んだ階段の上に塩を塗っていない氷のパッチがあったなど）。
- 二次的原因（例えば、硬質ヘルメットや眼鏡などの適切な個人防護具を着用していない従業員）
- その他の寄与原因（例えば、その場所の電球が切れて視界が悪くなっていたなど）。
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是正措置計画の策定
是正措置計画では、問題が続く可能性や事故の再発を抑える手段として推奨事項を提示します。 勧告は、収集され、インシデントレポートに文書化された事実の効果的な分析からもたらされるでしょう。
効果的な是正措置計画の要素には、以下が含まれます。
- 労働衛生 & 従業員に対する安全教育
- 設備が適切に動作していることを保証する予防的定期保守プロセス
- 変更を推奨する業務慣行および手順のレビュー & 従業員に対する安全教育 インシデントのリスクを低減するため
- 他の潜在的な危険が作業および/または環境に関連しているかどうかを判断するための職務上の危険分析の実施、および評価の結果に基づくこれらの危険に関する従業員の訓練
- 技術的。 タスクまたはタスクを完了するプロセスがより少ないリスクとなるように、機器またはPPEの変更/アップグレード
このソーシャルメディアテンプレートを使用する
インシデントレポートの例
COVID-
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ブルーヘルスケア社員重大事故報告書テンプレート
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まとめ
予期せぬことに備えることはしばしば難しいものですが、その中でも、このテンプレートでは、「社員重大事故報告書」を作成します。 予防対策は、自分自身と従業員のために幸せで健康的な職場環境を維持するための基礎となります。
インシデントレポートは、あらゆる企業のインシデント対応プロトコルを定義するものであるだけでなく、繰り返される災難を回避し、変化を促すための手段を提供するものです。
そのため、関連する包括的なインシデント レポート フォームを準備し、発生しうるインシデントに備えておくことが非常に重要です。 管轄の法律を遵守し、上記の4つの要素を考慮することで、インシデントを効果的に処理する準備が整います。
タイムリーかつ詳細に配慮した方法で職場のインシデントに対応する効果は、安全な職場を確保するだけでなく、次のような点でもあります。