Skriv et effektivt forretningsbrev
Brug en professionel tone: Gem afslappet, snakkesaligt sprog til e-mail – dit trykte forretningsbrev skal være venligt, men mere professionelt. Som Scott Ober foreslår i sin bog Contemporary Business Communication: “Forretningsskribenten bør stræbe efter en overordnet tone, der er selvsikker, høflig og oprigtig; som anvender betoning og underordnethed på passende vis; som indeholder ikke-diskriminerende sprogbrug; som understreger “du”-attituden; og som er skrevet på et passende sværhedsniveau.” Når det er sagt, skal du sørge for at lyde som dig selv – du ønsker ikke, at dit brev skal læses, som om det er skrevet af en maskine.
Skriv tydeligt: Skriv tydeligt: Skriv klart og tydeligt. For at undgå misforståelser skal du bruge et ligefremt og kortfattet sprog for at undgå misforståelser. Spring branchejargonen over, og vælg i stedet levende, aktive ord for at fastholde din læsers opmærksomhed.
Organiser dine oplysninger logisk: Gruppér relaterede oplysninger i separate afsnit. I et langt brev med mange oplysninger kan du overveje at organisere oplysningerne i afsnit med underoverskrifter. Du kan fremhæve nøgleord for at få dem til at “poppe op” – denne teknik er mulig med de fleste tekstbehandlingsprogrammer og din multifunktionsprinter i farve.
Brug farve til at fremhæve ord i teksten: Det er nemt at sætte nogle få ord i farve for at henlede opmærksomheden på dem. Du skal blot vælge typen og klikke på pilen til højre for knappen Skrifttypefarve, vælge den ønskede farve og derefter klikke på knappen. Du kan også prøve at fremhæve et par ord i teksten. Vælg den type, du ønsker at fremhæve, og klik derefter på knappen Fremhæv. Bemærk: Når du fremhæver dele af et dokument, du har til hensigt at udskrive, skal du bruge en lys farve, f.eks. gul, lysegrøn eller lyseblå. Hvis du vil fjerne fremhævelsen, skal du vælge teksten og klikke på knappen Fremhæv igen.
AutoText automatiserer anvendelsen af farve (eller en hvilken som helst typestil), hvilket normalt ville kræve adskillige klik eller kommandoer. Lad os sige, at du skal oprette en rapport, der sammenligner din virksomheds resultater med konkurrentens. Word kan automatisk farve dit firmanavn, hver gang det optræder, så det bliver nemt at finde de pågældende poster.
Vær overbevisende: Etabler et positivt forhold til din læser med det samme. Hvis du har en forbindelse til læseren – I har f.eks. mødtes før eller har en fælles kollega – så nævn det i dit indledende afsnit. Uanset om du tror, at din læser vil være enig i pointen i dit brev eller ej, er det vigtigt at finde et fælles grundlag og bygge din sag op derfra.
Forstå din læser godt nok til at forudse, hvordan han eller hun vil reagere, når han eller hun læser dit brev. Tag fat på hans eller hendes behov eller ønsker eller et specifikt problem, og skitsér derefter din løsning. Giv beviser i form af eksempler og/eller ekspertudtalelser for at underbygge din pointe. Sørg for at holde en venlig tone.
Afslut dit brev med en “opfordring til handling”. Angiv klart, hvad din læser skal gøre eller tro på for at opnå den ønskede løsning, og angiv derefter, hvad du som skribent har til hensigt at gøre næste gang for at følge op.
Læs dit brev korrektur: Alle dine omhyggelige håndværk og trykning kan ikke dække over stave- og tegnsætningsfejl, som efterlader et varigt negativt indtryk.
Nu har du lært hemmelighederne ved at skrive et effektivt forretningsbrev, og du er klar til at gå i gang med at skrive. Held og lykke!
For flere tips til din lille virksomhed kan du tjekke vores Small Business Insights.