Escrever uma Carta Empresarial Eficaz
Utilizar um tom profissional: Guarde a linguagem casual e tagarela para o e-mail – a sua carta comercial impressa deve ser amigável, mas mais profissional. Como Scott Ober sugere em seu livro Contemporary Business Communication, “O escritor de negócios deve lutar por um tom geral que seja confiante, cortês e sincero; que use ênfase e subordinação apropriadamente; que contenha linguagem não discriminatória; que enfatize a atitude “você”; e que seja escrito em um nível apropriado de dificuldade”. Dito isto, certifique-se de soar como você mesmo – você não quer que sua carta seja lida como se uma máquina a escrevesse.
Escreva claramente: Diga o seu ponto no início da sua carta. Para evitar qualquer erro de comunicação, use uma linguagem simples e concisa. Salte o jargão da indústria e escolha palavras vivas e activas para prender a atenção do seu leitor.
Organize a sua informação de forma lógica: Agrupe as informações relacionadas em parágrafos separados. Em uma carta longa e cheia de informações, considere organizar as informações em seções com subtítulos. Você pode querer destacar palavras-chave para torná-las “pop” – esta técnica é possível com a maioria dos programas de processamento de texto e sua impressora multifuncional em cores.
Utilizar cor para enfatizar palavras em texto: É fácil colocar algumas palavras em cores para chamar a atenção para elas. Basta selecionar o tipo e clicar na seta à direita do botão Cor da Fonte, escolher a cor desejada e, em seguida, clicar no botão. Ou, tente destacar algumas palavras no texto. Selecione o tipo que você quer enfatizar e clique no botão Highlight (Realçar). Nota: Ao destacar partes de um documento que pretende imprimir, use uma cor clara, como amarelo, verde claro ou azul claro. Se desejar remover o realce, seleccione o texto e clique novamente no botão Highlight.
AutoText automatiza a aplicação de cor (ou qualquer tipo de estilo), o que normalmente exigiria inúmeros cliques ou comandos. Digamos que você está criando um relatório que compara o desempenho da sua organização com o da sua concorrente. O Word pode colorir automaticamente o nome da sua empresa cada vez que aparece, facilitando a localização dessas entradas.
Seja persuasivo: Estabeleça uma relação positiva com o seu leitor imediatamente. Se você tem uma conexão com o leitor – você já se encontrou antes ou tem um colega em comum, por exemplo – mencione-a em seu parágrafo introdutório. Se você acha que seu leitor vai concordar ou não com o ponto da sua carta, é importante encontrar pontos em comum e construir seu caso a partir daí.
Entenda bem seu leitor para antecipar como ele ou ela vai reagir ao ler sua carta. Aborde suas necessidades ou desejos, ou um problema específico, e então esboce sua solução. Forneça provas no caminho de exemplos e/ou opiniões de especialistas para apoiar o seu ponto de vista. Certifique-se de manter um tom amigável.
Conclua a sua carta com uma “chamada à acção”. Diga claramente o que seu leitor precisa fazer ou acreditar para alcançar a solução desejada e depois diga o que você, o escritor, pretende fazer a seguir.
Reponha sua carta: Toda a sua cuidadosa elaboração e impressão não pode encobrir erros ortográficos ou de pontuação, que deixam uma impressão negativa duradoura.
Agora que você aprendeu os segredos de escrever uma carta comercial eficaz, você está pronto para começar a compor. Boa sorte!
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