Writing an Effective Business Letter
Usa un tono professionale: Salva il linguaggio casuale e chiacchierone per le e-mail – la tua lettera d’affari stampata dovrebbe essere amichevole ma più professionale. Come suggerisce Scott Ober nel suo libro Contemporary Business Communication, “Lo scrittore d’affari dovrebbe sforzarsi di avere un tono generale che sia sicuro, cortese e sincero; che usi l’enfasi e la subordinazione in modo appropriato; che contenga un linguaggio non discriminatorio; che sottolinei l’atteggiamento “tu”; e che sia scritto ad un appropriato livello di difficoltà”. Detto questo, assicurati di parlare come te stesso – non vuoi che la tua lettera si legga come se l’avesse scritta una macchina.
Scrivi chiaramente: Dichiara il tuo punto all’inizio della lettera. Per evitare qualsiasi malinteso, usa un linguaggio diretto e conciso. Salta il gergo dell’industria e scegli invece parole vivaci e attive per mantenere l’attenzione del tuo lettore.
Organizza le tue informazioni in modo logico: Raggruppa le informazioni correlate in paragrafi separati. In una lettera lunga e piena di informazioni, considera di organizzare le informazioni in sezioni con sottotitoli. Potresti voler evidenziare le parole chiave per renderle “pop” – questa tecnica è possibile con la maggior parte dei programmi di elaborazione testi e la tua stampante multifunzione a colori.
Usa il colore per enfatizzare le parole nel testo: È facile mettere alcune parole a colori per attirare l’attenzione su di esse. Basta selezionare il tipo e fare clic sulla freccia a destra del pulsante Font Color, scegliere il colore che si desidera, quindi fare clic sul pulsante. Oppure, prova ad evidenziare alcune parole nel testo. Seleziona il tipo che vuoi enfatizzare, poi clicca sul pulsante Evidenzia. Nota: quando evidenzi parti di un documento che intendi stampare, usa un colore chiaro come il giallo, il verde chiaro o l’azzurro. Se vuoi rimuovere l’evidenziazione, seleziona il testo e clicca di nuovo sul pulsante Evidenzia.
AutoText automatizza l’applicazione del colore (o di qualsiasi stile di tipo), che normalmente richiederebbe numerosi clic o comandi. Diciamo che stai creando un rapporto che confronta le prestazioni della tua organizzazione con quelle del tuo concorrente. Word può colorare automaticamente il nome della vostra azienda ogni volta che appare, rendendo queste voci facili da individuare.
Siate persuasivi: Stabilisci subito una relazione positiva con il tuo lettore. Se avete una connessione con il lettore – vi siete incontrati prima o avete un collega in comune, per esempio – menzionatelo nel vostro paragrafo introduttivo. Sia che pensiate che il vostro lettore sia d’accordo o meno con il punto della vostra lettera, è importante trovare un terreno comune e costruire il vostro caso da lì.
Comprendete il vostro lettore abbastanza bene da anticipare come lui o lei reagirà quando leggerà la vostra lettera. Rivolgiti ai suoi bisogni o desideri, o a un problema specifico, e poi delinea la tua soluzione. Fornisci prove sotto forma di esempi e/o opinioni di esperti per sostenere il tuo punto. Assicurati di mantenere un tono amichevole.
Concludete la vostra lettera con una “chiamata all’azione”. Dichiara chiaramente ciò che il tuo lettore ha bisogno di fare o credere per raggiungere la soluzione desiderata e poi dichiara ciò che tu, lo scrittore, intendi fare dopo per dare un seguito.
Correggi la tua lettera: Tutta la tua attenta elaborazione e stampa non può coprire gli errori di ortografia o di punteggiatura, che lasciano un’impressione negativa duratura.
Ora che hai imparato i segreti per scrivere una lettera commerciale efficace, sei pronto per iniziare a comporre. Buona fortuna!
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