Skriva ett effektivt affärsbrev
Använd en professionell ton: Spara det avslappnade, pratsamma språket till e-post – ditt tryckta affärsbrev ska vara vänligt men mer professionellt. Som Scott Ober föreslår i sin bok Contemporary Business Communication: ”Affärsskribenten bör sträva efter en övergripande ton som är självsäker, artig och uppriktig, som använder betoning och underordning på lämpligt sätt, som innehåller icke-diskriminerande språk, som betonar ”du”-attityden och som är skriven på en lämplig svårighetsnivå.” Med det sagt, se till att låta som du själv – du vill inte att ditt brev ska låta som om en maskin har skrivit det.
Skriv tydligt: Skriv tydligt: Ange din ståndpunkt tidigt i brevet. För att undvika missförstånd ska du använda ett rakt och koncist språk. Skippa branschjargongen och välj i stället levande, aktiva ord för att fånga läsarens uppmärksamhet.
Organisera din information logiskt: Gruppera relaterad information i separata stycken. I ett långt brev med mycket information kan du överväga att organisera informationen i avsnitt med underrubriker. Du kanske vill framhäva nyckelord för att få dem att ”poppa upp” – den här tekniken är möjlig med de flesta ordbehandlingsprogram och din multifunktionsskrivare i färg.
Använd färg för att framhäva ord i texten: Det är lätt att sätta några ord i färg för att dra uppmärksamheten till dem. Välj bara typen och klicka på pilen till höger om knappen Typsnittsfärg, välj den färg du vill ha och klicka sedan på knappen. Eller prova att markera några ord i texten. Välj den typ som du vill framhäva och klicka sedan på knappen Markera. Obs: När du markerar delar av ett dokument som du tänker skriva ut ska du använda en ljus färg som gul, ljusgrön eller ljusblå. Om du vill ta bort markeringen markerar du texten och klickar på knappen Markera igen.
AutoText automatiserar applicering av färg (eller någon typstil), vilket normalt skulle kräva många klick eller kommandon. Säg att du skapar en rapport som jämför din organisations resultat med konkurrentens. Word kan automatiskt färglägga företagets namn varje gång det förekommer, vilket gör det lätt att hitta dessa poster.
Var övertygande: Etablera genast en positiv relation med läsaren. Om du har en koppling till läsaren – ni har träffats tidigare eller har en gemensam kollega, till exempel – nämna det i ditt inledande stycke. Oavsett om du tror att din läsare kommer att hålla med om poängen med ditt brev eller inte är det viktigt att hitta en gemensam grund och bygga din sak därifrån.
Förstå din läsare tillräckligt väl för att förutse hur han eller hon kommer att reagera när han eller hon läser ditt brev. Ta upp hans eller hennes behov eller önskemål, eller ett specifikt problem, och beskriv sedan din lösning. Ge bevis i form av exempel och/eller expertutlåtanden för att stödja din ståndpunkt. Se till att hålla en vänlig ton.
Slut ditt brev med en ”uppmaning till handling”. Ange tydligt vad din läsare behöver göra eller tro för att uppnå den önskade lösningen och ange sedan vad du som skribent tänker göra härnäst för att följa upp det.
Läs ditt brev på prov: Alla dina noggranna utformningar och utskrifter kan inte dölja stavnings- eller interpunktionsfel, som lämnar ett bestående negativt intryck.
Nu när du har lärt dig hemligheterna för att skriva ett effektivt affärsbrev är du redo att börja skriva. Lycka till!
För fler tips för ditt småföretag, kolla in vår Small Business Insights.