Effektive Geschäftsbriefe schreiben
Verwenden Sie einen professionellen Ton: Sparen Sie sich die lockere, gesprächige Sprache für E-Mails – Ihr gedruckter Geschäftsbrief sollte freundlich, aber professioneller sein. Scott Ober empfiehlt in seinem Buch „Contemporary Business Communication“: „Der Verfasser eines Geschäftsbriefs sollte sich um einen Ton bemühen, der selbstbewusst, höflich und aufrichtig ist, der Betonungen und Unterstellungen angemessen einsetzt, der eine nicht diskriminierende Sprache enthält, der die „Sie“-Einstellung betont und der in einem angemessenen Schwierigkeitsgrad geschrieben ist.“ Achten Sie also darauf, dass Sie wie Sie selbst klingen – Sie wollen nicht, dass sich Ihr Brief so liest, als hätte ihn eine Maschine geschrieben.
Schreiben Sie deutlich: Nennen Sie Ihren Standpunkt gleich zu Beginn Ihres Schreibens. Um Missverständnisse zu vermeiden, verwenden Sie eine klare, prägnante Sprache. Verzichten Sie auf den Fachjargon und wählen Sie stattdessen lebendige, aktive Worte, um die Aufmerksamkeit des Lesers zu gewinnen.
Gliedern Sie Ihre Informationen logisch: Fassen Sie zusammenhängende Informationen in getrennten Absätzen zusammen. In einem langen, informationsreichen Brief sollten Sie die Informationen in Abschnitte mit Zwischenüberschriften gliedern. Vielleicht möchten Sie Schlüsselwörter hervorheben, damit sie „auffallen“ – diese Technik ist mit den meisten Textverarbeitungsprogrammen und Ihrem Farb-Multifunktionsdrucker möglich.
Benutzen Sie Farbe, um Wörter im Text hervorzuheben: Es ist ganz einfach, einige Wörter in Farbe zu setzen, um die Aufmerksamkeit auf sie zu lenken. Wählen Sie einfach die Schriftart aus, klicken Sie auf den Pfeil rechts neben der Schaltfläche Schriftfarbe, wählen Sie die gewünschte Farbe und klicken Sie dann auf die Schaltfläche. Oder versuchen Sie, einige Wörter im Text hervorzuheben. Wählen Sie die Schrift aus, die Sie hervorheben möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Hervorheben. Hinweis: Wenn Sie Teile eines Dokuments hervorheben, die Sie ausdrucken möchten, verwenden Sie eine helle Farbe wie Gelb, Hellgrün oder Hellblau. Wenn Sie die Hervorhebung entfernen möchten, markieren Sie den Text und klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Hervorheben.
AutoText automatisiert die Anwendung von Farbe (oder eines beliebigen Schriftstils), die normalerweise zahlreiche Klicks oder Befehle erfordern würde. Nehmen wir an, Sie erstellen einen Bericht, in dem die Leistung Ihres Unternehmens mit der Ihres Konkurrenten verglichen wird. Word kann den Namen Ihres Unternehmens jedes Mal einfärben, wenn er erscheint, so dass diese Einträge leicht zu finden sind.
Überzeugen Sie den Leser: Bauen Sie von Anfang an eine positive Beziehung zu Ihrem Leser auf. Wenn Sie eine Verbindung zum Leser haben – Sie sind sich zum Beispiel schon einmal begegnet oder haben einen gemeinsamen Kollegen -, erwähnen Sie dies in Ihrem einleitenden Absatz. Unabhängig davon, ob Sie glauben, dass Ihr Leser mit dem Inhalt Ihres Schreibens einverstanden ist oder nicht, ist es wichtig, eine gemeinsame Basis zu finden und von dort aus Ihre Argumentation aufzubauen.
Verstehen Sie Ihren Leser gut genug, um vorhersehen zu können, wie er oder sie beim Lesen Ihres Schreibens reagieren wird. Gehen Sie auf seine Bedürfnisse oder Wünsche oder ein bestimmtes Problem ein und skizzieren Sie dann Ihre Lösung. Untermauern Sie Ihren Standpunkt mit Beispielen und/oder Expertenmeinungen. Achten Sie auf einen freundlichen Tonfall.
Schließen Sie Ihr Schreiben mit einem „Aufruf zum Handeln“. Sagen Sie klar und deutlich, was Ihr Leser tun oder glauben muss, um die gewünschte Lösung zu erreichen, und geben Sie dann an, was Sie, der Schreiber, als Nächstes zu tun gedenken.
Lesen Sie Ihr Schreiben Korrektur: Auch wenn Sie noch so sorgfältig formulieren und drucken, können Sie Rechtschreib- und Zeichensetzungsfehler nicht verbergen, die einen bleibenden negativen Eindruck hinterlassen.
Nachdem Sie nun die Geheimnisse des Verfassens eines wirksamen Geschäftsbriefs kennen, können Sie mit dem Verfassen beginnen. Viel Glück!
Weitere Tipps für Ihr kleines Unternehmen finden Sie in unseren Small Business Insights.