Pisanie skutecznego listu biznesowego
Użyj profesjonalnego tonu: Zachowaj swobodny, czatowaty język do wiadomości e-mail – Twój drukowany list biznesowy powinien być przyjazny, ale bardziej profesjonalny. Jak sugeruje Scott Ober w swojej książce Contemporary Business Communication, „Autor listu biznesowego powinien dążyć do uzyskania pewnego siebie, uprzejmego i szczerego tonu, który odpowiednio stosuje akcent i podporządkowanie, który zawiera niedyskryminujący język, który podkreśla postawę „ty” i który jest napisany na odpowiednim poziomie trudności. To powiedziawszy, upewnij się, że brzmisz jak ty sam – nie chcesz, aby twój list czytany był tak, jakby napisała go maszyna.
Pisz wyraźnie: Przedstaw swój punkt widzenia na początku listu. Aby uniknąć jakichkolwiek nieporozumień, używaj prostego, zwięzłego języka. Pomiń żargon branżowy i zamiast tego wybierz żywe, aktywne słowa, aby utrzymać uwagę czytelnika.
Organizuj informacje logicznie: Grupuj powiązane informacje w oddzielne akapity. W długich, pełnych informacji listach, rozważ zorganizowanie informacji w sekcje z podtytułami. Możesz chcieć podkreślić kluczowe słowa, aby uczynić je „pop” – ta technika jest możliwa z większością programów do przetwarzania tekstu i kolorową drukarką wielofunkcyjną.
Use Color To Emphasize Words In Text: Łatwo jest umieścić kilka słów w kolorze, aby zwrócić na nie uwagę. Po prostu wybierz typ i kliknij strzałkę po prawej stronie przycisku Kolor czcionki, wybierz kolor, który chcesz, a następnie kliknij przycisk. Możesz też spróbować wyróżnić kilka słów w tekście. Zaznacz czcionkę, którą chcesz podkreślić, a następnie kliknij przycisk Highlight. Uwaga: Podświetlając fragmenty dokumentu, który zamierzasz wydrukować, użyj jasnego koloru, takiego jak żółty, jasnozielony lub jasnoniebieski. Jeśli chcesz usunąć wyróżnienie, zaznacz tekst i ponownie kliknij przycisk Podkreśl.
AutoText automatyzuje stosowanie koloru (lub dowolnego stylu czcionki), co normalnie wymagałoby wielu kliknięć lub poleceń. Powiedzmy, że tworzysz raport, który porównuje wyniki Twojej firmy z wynikami konkurenta. Word może automatycznie pokolorować nazwę Twojej firmy za każdym razem, gdy się pojawia, dzięki czemu te wpisy będą łatwe do zlokalizowania.
Bądź przekonujący: Od razu nawiąż pozytywną relację z czytelnikiem. Jeśli masz jakieś powiązania z czytelnikiem – na przykład spotkaliście się wcześniej lub macie wspólnego kolegę – wspomnij o tym w swoim wstępnym akapicie. Niezależnie od tego, czy myślisz, że twój czytelnik zgodzi się z sensem twojego listu, czy nie, ważne jest, aby znaleźć wspólną płaszczyznę porozumienia i na tej podstawie budować swoją sprawę.
Zrozum czytelnika na tyle dobrze, aby przewidzieć jego reakcję podczas czytania twojego listu. Odnieś się do jego potrzeb, życzeń lub konkretnego problemu, a następnie nakreśl swoje rozwiązanie. Przedstaw dowody w postaci przykładów i/lub opinii ekspertów, aby poprzeć swój punkt widzenia. Upewnij się, że utrzymujesz przyjazny ton.
Zakończ swój list „wezwaniem do działania”. Określ jasno, co twój czytelnik musi zrobić lub w co uwierzyć, aby osiągnąć pożądane rozwiązanie, a następnie określ, co ty, pisarz, zamierzasz zrobić, aby kontynuować.
Przeczytaj swój list: Wszystkie twoje staranne rzemiosło i drukowanie nie może ukryć błędów ortograficznych lub interpunkcyjnych, które pozostawiają trwałe negatywne wrażenie.
Teraz, gdy nauczyłeś się sekretów pisania skutecznego listu biznesowego, jesteś gotowy, aby rozpocząć komponowanie. Powodzenia!
Aby uzyskać więcej wskazówek dla małej firmy, sprawdź nasze Small Business Insights.