Scrierea unei scrisori de afaceri eficiente
Utilizați un ton profesional: Păstrați limbajul dezinvolt și vorbăreț pentru e-mail – scrisoarea dvs. de afaceri tipărită trebuie să fie prietenoasă, dar mai profesională. După cum sugerează Scott Ober în cartea sa Contemporary Business Communication, „Redactorul de afaceri ar trebui să se străduiască să obțină un ton general care să fie încrezător, curtenitor și sincer; care să folosească accentul și subordonarea în mod corespunzător; care să conțină un limbaj nediscriminatoriu; care să sublinieze atitudinea „tu”; și care să fie redactat la un nivel de dificultate adecvat.” Acestea fiind spuse, asigurați-vă că vorbiți ca și cum ați fi dumneavoastră – nu vreți ca scrisoarea dumneavoastră să fie citită ca și cum ar fi fost scrisă de o mașină.
Scrieți clar: Expuneți-vă punctul de vedere la începutul scrisorii. Pentru a evita orice neînțelegeri, folosiți un limbaj direct și concis. Treceți peste jargonul din industrie și alegeți în schimb cuvinte vii și active pentru a reține atenția cititorului dumneavoastră.
Organizați informațiile în mod logic: Grupați informațiile conexe în paragrafe separate. Într-o scrisoare lungă, plină de informații, luați în considerare organizarea informațiilor în secțiuni cu subtitluri. Este posibil să doriți să evidențiați cuvintele cheie pentru a le face să „iasă în evidență” – această tehnică este posibilă cu majoritatea programelor de procesare a textului și cu imprimanta multifuncțională color.
Utilizați culoarea pentru a sublinia cuvintele din text: Este ușor să puneți câteva cuvinte în culoare pentru a atrage atenția asupra lor. Pur și simplu selectați tipul și faceți clic pe săgeata din dreapta butonului Font Color, alegeți culoarea dorită, apoi faceți clic pe buton. Sau, încercați să evidențiați câteva cuvinte din text. Selectați tipul pe care doriți să îl evidențiați, apoi faceți clic pe butonul Highlight. Notă: Atunci când evidențiați părți ale unui document pe care intenționați să îl imprimați, utilizați o culoare deschisă, cum ar fi galben, verde deschis sau albastru deschis. Dacă doriți să eliminați evidențierea, selectați textul și faceți din nou clic pe butonul Highlight.
AutoText automatizează aplicarea culorii (sau a oricărui stil de tipărire), care în mod normal ar necesita numeroase clicuri sau comenzi. Să presupunem că creați un raport care compară performanța organizației dvs. cu cea a competitorului. Word poate colora automat numele companiei dvs. de fiecare dată când apare, făcând ca aceste intrări să fie ușor de localizat.
Să fiți persuasiv: Stabiliți imediat o relație pozitivă cu cititorul dumneavoastră. Dacă aveți o legătură cu cititorul – v-ați mai întâlnit înainte sau aveți un coleg comun, de exemplu – menționați acest lucru în paragraful introductiv. Indiferent dacă credeți că cititorul dvs. va fi de acord cu punctul de vedere al scrisorii dvs. sau nu, este important să găsiți un teren comun și să vă construiți cazul pornind de acolo.
Înțelegeți cititorul dvs. suficient de bine pentru a anticipa modul în care acesta va reacționa atunci când va citi scrisoarea dvs. Abordați nevoile sau dorințele sale, sau o problemă specifică, și apoi prezentați soluția dumneavoastră. Furnizați dovezi sub formă de exemple și/sau opinii de experți pentru a vă susține punctul de vedere. Asigurați-vă că mențineți un ton prietenos.
Concludeți scrisoarea dumneavoastră cu un „apel la acțiune”. Precizați în mod clar ce trebuie să facă sau să creadă cititorul dumneavoastră pentru a obține soluția dorită și apoi precizați ce intenționați să faceți dumneavoastră, scriitorul, în continuare pentru a da curs acesteia.
Corespundeți-vă scrisoarea: Toată redactarea și tipărirea atentă nu pot acoperi greșelile de ortografie sau de punctuație, care lasă o impresie negativă de durată.
Acum că ați învățat secretele scrierii unei scrisori de afaceri eficiente, sunteți gata să începeți să compuneți. Mult noroc!
Pentru mai multe sfaturi pentru afacerea dvs. mică, consultați Small Business Insights.
.