Sriting an Effective Business Letter
Gebruik een professionele toon: Bewaar informele, babbelzieke taal voor e-mail – uw gedrukte zakelijke brief moet vriendelijk maar professioneler zijn. Zoals Scott Ober suggereert in zijn boek Contemporary Business Communication, “De zakelijke schrijver moet streven naar een algemene toon die zelfverzekerd, hoffelijk en oprecht is; die op de juiste manier nadruk en ondergeschiktheid gebruikt; die niet-discriminerend taalgebruik bevat; die de ‘jij’-houding benadrukt; en die op een passend niveau van moeilijkheidsgraad is geschreven.” Dat gezegd hebbende, zorg ervoor dat je klinkt als jezelf – je wilt niet dat je brief leest alsof een machine hem geschreven heeft.
Schrijf duidelijk: Maak uw punt vroeg in uw brief duidelijk. Om miscommunicatie te voorkomen, gebruikt u duidelijke, beknopte taal. Sla het vakjargon over en kies in plaats daarvan levendige, actieve woorden om de aandacht van uw lezer vast te houden.
Organiseer uw informatie logisch: Groepeer gerelateerde informatie in afzonderlijke alinea’s. In een lange brief boordevol informatie kunt u overwegen om de informatie in te delen in secties met subkoppen. U kunt sleutelwoorden markeren om ze te laten opvallen – deze techniek is mogelijk met de meeste tekstverwerkingsprogramma’s en uw multifunctionele kleurenprinter.
Gebruik kleur om woorden in tekst te benadrukken: Het is gemakkelijk om een paar woorden in kleur te zetten om de aandacht erop te vestigen. Selecteer het type en klik op de pijl rechts van de knop Letterkleur, kies de gewenste kleur en klik vervolgens op de knop. Of probeer een paar woorden in de tekst te benadrukken. Selecteer het type dat u wilt benadrukken en klik vervolgens op de knop Markeren. Opmerking: Wanneer u delen van een document markeert die u wilt afdrukken, gebruik dan een lichte kleur, zoals geel, lichtgroen of lichtblauw. Als u de markering wilt verwijderen, selecteert u de tekst en klikt u nogmaals op de knop Markeren.
AutoTekst automatiseert het toepassen van kleur (of een andere type-stijl), wat normaal gesproken veel klikken of opdrachten zou kosten. Stel dat u een rapport maakt waarin u de prestaties van uw organisatie vergelijkt met die van uw concurrent. Word kan automatisch de naam van uw bedrijf een kleur geven telkens wanneer die verschijnt, zodat die vermeldingen gemakkelijk te vinden zijn.
Wees overtuigend: Leg meteen een positieve relatie met uw lezer. Als u een band hebt met de lezer – u hebt elkaar bijvoorbeeld eerder ontmoet of u hebt een wederzijdse collega – vermeld dit dan in uw inleidende alinea. Of u nu denkt dat uw lezer het eens zal zijn met de strekking van uw brief of niet, het is belangrijk dat u een gemeenschappelijke basis vindt en van daaruit uw zaak opbouwt.
Begrijp uw lezer goed genoeg om te anticiperen op hoe hij of zij zal reageren bij het lezen van uw brief. Ga in op zijn of haar behoeften of wensen, of op een specifiek probleem, en schets vervolgens uw oplossing. Lever bewijs in de vorm van voorbeelden en/of meningen van deskundigen om uw punt te onderbouwen. Zorg ervoor dat u een vriendelijke toon aanslaat.
Sluit uw brief af met een “oproep tot actie”. Geef duidelijk aan wat uw lezer moet doen of geloven om de gewenste oplossing te bereiken en geef vervolgens aan wat u, de schrijver, van plan bent vervolgens te doen om op te volgen.
Proofread uw brief: Al uw zorgvuldige crafting en afdrukken kan niet verdoezelen spelling of interpunctie fouten, die een blijvende negatieve indruk achterlaten.
Nu je hebt geleerd de geheimen van het schrijven van een effectieve zakelijke brief, je bent klaar om te beginnen met componeren. Veel succes!
Voor meer tips voor uw kleine bedrijf, bekijk onze Small Business Insights.