Sådan udfylder du formular 940 til Federal Unemployment Taxes
Et af dine ansvarsområder som arbejdsgiver er at betale arbejdsløshedsskat, så medarbejderne kan få arbejdsløshedsunderstøttelse, hvis de bliver opsagt fra deres arbejde. Arbejdsløshedsskatterne opkræves af IRS og af delstaterne, som uddeler arbejdsløshedsunderstøttelse til tidligere ansatte.
Hvem betaler arbejdsløshedsskat?
De ansatte skal ikke betale arbejdsløshedsskat; virksomhederne betaler skatten på grundlag af de ansattes bruttoløn hver lønningsdag.
Din virksomhed skal sætte et beløb til side hver lønningsdag og betale skatten, når den forfalder. Du skal også indsende en årlig rapport om de skyldige og betalte beløb i arbejdsløshedsskat. Denne rapport er IRS Form 940.
Hvordan og hvornår du skal betale arbejdsløshedsskat
Arbejdsgivere skal betale arbejdsløshedsskat (FUTA-skat), baseret på medarbejdernes lønninger/lønninger, og skal indsende Form 940-Federal Employer Unemployment (FUTA) Tax Return, der viser det skyldige beløb i arbejdsløshedsskat for det foregående år, det beløb, der allerede er betalt, og det skyldige beløb.
Form 940 forfalder til betaling den 31. januar hvert år for det foregående år. Hvis det skyldige beløb for den føderale arbejdsløshedsskat for året er blevet betalt, skal formular 940 indsendes den 10. februar. Hvis en af disse datoer er en helligdag eller en weekend, har du indtil den næste arbejdsdag til at indgive din ansøgning. Se denne måned for måned-lønskattekalender for det indeværende års forfaldsdatoer.
Form 940 og statslige arbejdsløshedsskatter
Den normale FUTA-skattesats er 6 % på de første 7.000 USD af en ansats løn, der er omfattet af FUTA-skat. Disse 6 % reduceres derefter med op til 5,4 % for at give en kredit til den stat, hvor du driver virksomhed, for statens arbejdsløshedsskatter. Så den føderale FUTA-skat, efter at kreditten er anvendt, er 0,6 %.
Generelt er du berettiget til den maksimale statslige kredit, hvis du har betalt din statslige arbejdsløshedsskat fuldt ud til tiden, og staten ikke er bestemt til at være en kreditreduktionsstat.
Nogle stater optager lån mod deres føderale FUTA-skattekredit. Hvis en stat ikke tilbagebetaler disse lån rettidigt, reduceres deres FUTA-skattekredit. En stat kan f.eks. have en kreditreduktion på 0,3 %, hvilket betyder, at virksomhederne i staten kun får en FUTA-kredit på 5,1 %, og de skal betale de yderligere 0,3 % for at komme op på FUTA-skattesatsen på 6 %.
På nuværende tidspunkt er den eneste stat med kreditreduktion de amerikanske Jomfruøer. Du kan få flere oplysninger i denne artikel fra IRS om FUTA Credit Reduction.
Lønninger indgår i FUTA-skatteberegningen
IRS siger, at FUTA-skatterne beregnes på medarbejdernes “lønninger”, men det er vagt. FUTA-skatteberegninger er de fleste betalinger til ansatte, men der er mange undtagelser. Kørselsgodtgørelser, forsikringspræmier og andre frynsegoder er ikke inkluderet i FUTA-skatten.
Før du kører denne beregning, skal du kontrollere, at du inkluderer og udelukker de korrekte betalinger. Du kan finde disse oplysninger i IRS-publikationerne 15 og 15-A.
I nogle stater er de lønninger, der er omfattet af statslig arbejdsløshedsskat, forskellige fra de lønninger, der er omfattet af FUTA-skat. Nogle stater udelukker visse typer løn fra FUTA-skat (f.eks. løn til virksomhedsledere, visse betalinger af sygedagpenge fra fagforeninger og visse fringe benefits). I disse tilfælde skal du muligvis indbetale mere end de 0,6 % FUTA-skat.
Hvad du skal bruge for at udfylde formular 940
Det er nemt at udfylde formular 940, når du har indsamlet de nødvendige oplysninger. Den eneste del, der måske ikke er klar, er de afsnit, der vedrører samspillet mellem statslige arbejdsløshedsskatter og det føderale arbejdsløshedsprogram.
Nødvendige oplysninger
Informationer om din virksomhed: Arbejdsgiveridentifikationsnummer, navn, firmanavn og adresse på din virksomhed.
Informationer til beregning af FUTA-skat:
- Totale betalinger til alle ansatte i kalenderåret
- Betalinger, der er fritaget for FUTA-skat (og kategorier)
Informationer til bestemmelse af justeringer:
- Taxable FUTA wages excluded from state unemployment tax
Udfyldelse af formular 940
Del 1 af formular 940 kræver tre svar vedrørende statslige arbejdsløshedsskatter:
Række 1a. Angiv statsforkortelsen for din stat, hvis du kun har skullet betale statslig arbejdsløshedsskat i én stat.
Række 1b. Hvis du er en arbejdsgiver med flere stater, skal du udfylde skema A til formular 940, som angiver hver stat, hvor du har ansatte, og som omfatter FUTA-skattepligtige lønninger for den pågældende stat, en reduktionssats, kreditreduktionen for den pågældende stat og en samlet kreditreduktion.
Række 2. Du skal også udfylde skema A til formular 940, hvis du har udbetalt løn i en stat, der er omfattet af kreditreduktion (se forklaringen ovenfor).
Del 2 af formular 940 bestemmer din FUTA-skat før justeringer.
Linje 3. De samlede betalinger til alle ansatte for kalenderåret.
Linje 4. De samlede betalinger, der er fritaget for FUTA-skat, og arten af betalingen.
Linje 5. Samlede betalinger på over 7.000 USD for året.
Linje 6. Linje 4 + linje 5.
Linje 7. Samlet skattepligtig FUTA-løn. Linje 3 – Linje 6.
Linje 8. FUTA-skat linje 7 x 0,006.
Her er en hurtig måde at beregne din FUTA-skatteforpligtelse for året med et eksempel:
Multiplicer FUTA-skatteloftet på 7.000 $ x skattesatsen på 0,060:
7.000 $ x 0.060 = $420
Multiplicer resultatet med antallet af medarbejdere (under forudsætning af, at alle medarbejdere tjener mindst $7.000 for året):
$420$ x 8 medarbejdere = $3.360
Det er din samlede FUTA-forpligtelse i første del af formular 940.
Men dette beløb skal muligvis justeres i betragtning af din stats FUTA-kreditsituation.
Del 3 af Form 940 beregner justeringer for statslige arbejdsløshedsskatter, herunder kreditnedsættelser. Hvis du har betalt til en eller flere støtteberettigede statslige arbejdsløshedskasser, skal du justere det beløb, du skylder den føderale arbejdsløshedskasse.
Del 4 beregner eventuel skyldig saldo eller underbetalinger for det foregående år.
Del 5 angiver din skatteforpligtelse pr. kvartal, hvis det årlige beløb er på over 500 USD.
I del 6 anmodes der om oplysninger om en tredjepartsudpeget person (ansat, betalt skattebehandler eller en anden person), som kan tale på din virksomheds vegne i denne sag.
Del 7 kræver din underskrift. Husk, at du bekræfter, at alt er sandt og korrekt i dette dokument.
Når du har fastlagt det skyldige FUTA-skattebeløb, skal du vise, hvor meget der allerede er betalt, og hvor meget der stadig er skyldigt. Du er ansvarlig for at betale det beløb, der stadig er skyldigt, på det tidspunkt, hvor du indsender formular 940.
Hvis du har yderligere spørgsmål om, hvordan du udfylder IRS Form 940, skal du se IRS Instructions for Form 940.
Betaling af FUTA-skat
Du skal muligvis betale din årlige FUTA-skat i en eller flere indbetalinger i løbet af året, afhængigt af det beløb, du skylder. Kontroller det beløb, du skylder i FUTA-skat, inden udgangen af hvert kvartal.
Hvis din FUTA-skatteforpligtelse er $500 eller mindre i et kvartal, skal du overføre den til det næste kvartal og foretage et indskud, når din forpligtelse er $500 eller mere. Du skal foretage en indbetaling senest den sidste dag i måneden efter kvartalets afslutning.
Hvis din samlede FUTA-skatteforpligtelse for året er 500 USD eller mindre, kan du betale ved indbetaling eller med din formular 940 senest den 31. januar.
Du skal foretage FUTA-indbetalinger elektronisk ved hjælp af Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS).
State unemployment taxes er kompliceret, og de enkelte staters love er forskellige. Denne artikel er en generel oversigt og ikke detaljerede oplysninger om formular 940. Få hjælp fra en løntjeneste eller fra en skatteekspert til at udfylde denne formular.