Hoe vult u formulier 940 in voor de federale werkloosheidsbelasting
Eén van uw verantwoordelijkheden als werkgever is het betalen van werkloosheidsbelasting, zodat werknemers een werkloosheidsuitkering kunnen krijgen als ze uit dienst worden genomen. De werkloosheidsbelasting wordt geïnd door de belastingdienst en door de staten, die de werkloosheidsuitkeringen uitkeren aan voormalige werknemers.
Wie betaalt de werkloosheidsbelasting?
Werknemers hoeven geen werkloosheidsbelasting te betalen; bedrijven betalen de belasting op basis van het brutoloon van werknemers elke betaaldag.
Uw bedrijf moet elke betaaldag een bedrag opzijzetten en de belasting betalen wanneer deze verschuldigd is. U moet ook een jaarlijks rapport indienen over de bedragen van de verschuldigde en betaalde werkloosheidsbelasting. Dat rapport is IRS-formulier 940.
Hoe en wanneer werkloosheidsbelasting betalen
Werkgevers moeten werkloosheidsbelasting (FUTA-belasting) betalen, op basis van de lonen/salarissen van werknemers, en moeten formulier 940-Federal Employer Unemployment (FUTA) Tax Return indienen met het bedrag van de werkloosheidsbelasting die voor het voorgaande jaar is verschuldigd, het reeds betaalde bedrag en het nog verschuldigde bedrag.
Formulier 940 moet elk jaar op 31 januari worden ingediend voor het voorgaande jaar. Indien het bedrag van de federale werkloosheidsbelasting verschuldigd voor het jaar is betaald, het formulier 940 vervaldatum is 10 februari in te dienen. Als een van deze data een feestdag of weekend is, heeft u tot de volgende werkdag om het formulier in te dienen. Controleer deze maand-voor-maand loonbelastingkalender voor de vervaldata van het huidige jaar.
Form 940 and State Unemployment Taxes
Het standaard FUTA-belastingtarief is 6% over de eerste $ 7.000 van het loon van een werknemer die onderworpen is aan FUTA-belasting. Deze 6% wordt vervolgens verminderd met maximaal 5,4% om een credit te geven aan de staat waar u zaken doet voor de werkloosheidsbelasting van die staat. Dus de federale FUTA-belasting na toepassing van het krediet is 0,6%.
Over het algemeen hebt u recht op het maximale staatskrediet als u uw werkloosheidsbelastingen in de staat op tijd volledig hebt betaald, en de staat niet is vastgesteld als een kredietverminderingsstaat.
Sommige staten nemen leningen op tegen hun federale FUTA-belastingkrediet. Als een staat deze leningen niet tijdig terugbetaalt, wordt hun FUTA-belastingkrediet verlaagd. Een staat kan bijvoorbeeld een kredietvermindering van 0,3% hebben, wat betekent dat bedrijven in de staat slechts een FUTA-krediet van 5,1% zouden krijgen, en zij moeten de extra 0,3% betalen om het FUTA-belastingtarief van 6% te bereiken.
Op dit moment zijn de Amerikaanse Maagdeneilanden de enige staat met kredietvermindering. Lees voor meer informatie dit artikel van de IRS over FUTA Credit Reduction.
Wages Included in FUTA Tax Calculation
De IRS zegt dat FUTA-belastingen worden berekend over “lonen” van werknemers, maar dit is vaag. FUTA belastingberekeningen zijn de meeste betalingen aan werknemers, maar er zijn veel uitzonderingen. Kilometervergoedingen, verzekeringspremies en andere secundaire arbeidsvoorwaarden zijn niet opgenomen in de FUTA-belasting.
Voordat u deze berekening uitvoert, controleert u of u de juiste betalingen opneemt en uitsluit. U vindt deze informatie in IRS-publicaties 15 en 15-A.
In sommige staten zijn de lonen die onderworpen zijn aan de werkloosheidsbelasting van de staat anders dan de lonen die onderworpen zijn aan de FUTA-belasting. Sommige staten sluiten sommige soorten lonen uit van FUTA-belasting (bijvoorbeeld lonen betaald aan bedrijfsfunctionarissen, bepaalde betalingen van ziektegeld door vakbonden, en bepaalde secundaire arbeidsvoorwaarden). In deze gevallen moet u mogelijk meer dan de 0,6% FUTA-belasting storten.
Wat u nodig hebt om Formulier 940 in te vullen
Het invullen van Formulier 940 is eenvoudig als u eenmaal de vereiste informatie hebt verzameld. Het enige deel dat misschien niet duidelijk is, zijn de gedeelten die betrekking hebben op de interactie tussen de werkloosheidsbelasting in de staat en het federale werkloosheidsprogramma.
Noodzakelijke informatie
Informatie over uw bedrijf: Employer Identification Number, naam, handelsnaam, en adres van uw bedrijf.
Informatie om FUTA-belasting te berekenen:
- Totaal betalingen aan alle werknemers voor het kalenderjaar
- Betalingen vrijgesteld van FUTA-belasting (en categorieën)
Informatie om aanpassingen te bepalen:
- Belastbaar FUTA-loon dat is uitgesloten van de werkloosheidsbelasting van de staat
Invullen van formulier 940
Voor deel 1 van formulier 940 zijn drie antwoorden nodig met betrekking tot de werkloosheidsbelasting van de staat:
Lijn 1a. Vul de afkorting van uw staat in als u slechts in één staat werkloosheidsbelasting moest betalen.
Lijn 1b. Als u een multi-state werkgever bent, moet u Schedule A voor Formulier 940 invullen, waarin elke staat wordt vermeld waar u werknemers hebt en FUTA-belastbare lonen voor die staat, een verminderingspercentage, de kredietvermindering voor die staat en een totale kredietvermindering bevat.
Lijn 2. U moet ook schema A voor formulier 940 invullen als u loon hebt betaald in een staat die onderworpen is aan kredietvermindering (zie de uitleg hierboven).
Deel 2 van formulier 940 bepaalt uw FUTA-belasting vóór aanpassingen.
Lijn 3. De totale betalingen aan alle werknemers voor het kalenderjaar.
Lijn 4. Totaal betalingen vrijgesteld van FUTA-belasting en de aard van de betaling.
Lijn 5. Totaal betalingen van meer dan $7.000 voor het jaar.
Lijn 6. Regel 4 + regel 5.
Lijn 7. Totaal belastbaar FUTA-loon. Regel 3 – Regel 6.
Lijn 8. FUTA-belasting regel 7 x 0,006.
Hier vindt u een snelle manier om uw FUTA-belastingverplichting voor het jaar te berekenen, met een voorbeeld:
Vermenigvuldig de FUTA-belastinglimiet van $7.000 x het belastingtarief van 0,060:
$7.000 x 0.060 = $ 420
Vermenigvuldig het resultaat maal het aantal werknemers (ervan uitgaande dat alle werknemers ten minste $ 7.000 verdienen voor het jaar):
$ 420 x 8 werknemers = $ 3.360
Dat is uw totale FUTA-schuld in het eerste deel van formulier 940.
Maar dit bedrag moet mogelijk worden aangepast gezien de FUTA-kredietsituatie van uw staat.
Deel 3 van formulier 940 berekent aanpassingen voor werkloosheidsbelastingen van de staat, inclusief kredietverminderingen. Als u betaald in een of meer in aanmerking komende staat werkloosheidsfondsen, moet u het bedrag verschuldigd aan de federale werkloosheid aan te passen.
Deel 4 berekent alle verschuldigde saldo of onderbetalingen voor het voorgaande jaar.
Deel 5 rapporteert uw belastingschuld per kwartaal als het jaarlijkse bedrag meer dan $ 500 bedraagt.
Deel 6 vraagt om informatie over een door een derde aangewezen persoon (werknemer, betaalde belastingvoorbereider of een andere persoon) die in deze zaak voor uw bedrijf kan spreken.
Deel 7 vereist uw handtekening. Vergeet niet dat u bevestigt dat alles waar en correct is in dit document.
Wanneer u het bedrag van de verschuldigde FUTA-belasting hebt bepaald, moet u aantonen hoeveel al is betaald en hoeveel nog verschuldigd is. U bent verantwoordelijk voor het betalen van het nog verschuldigde bedrag, op het moment dat u formulier 940 indient.
Als u meer vragen hebt over het invullen van IRS-formulier 940, raadpleegt u de IRS-instructies voor formulier 940.
FUTA-belastingen betalen
Het is mogelijk dat u uw jaarlijkse FUTA-belasting in een of meer stortingen gedurende het jaar moet betalen, afhankelijk van het bedrag dat u verschuldigd bent. Controleer het bedrag dat u verschuldigd bent aan FUTA-belastingen voor het einde van elk kwartaal.
Als uw FUTA-belastingverplichting in een kwartaal $ 500 of minder bedraagt, schuift u deze door naar het volgende kwartaal en doet u een storting wanneer uw verplichting $ 500 of meer bedraagt. U moet uiterlijk op de laatste dag van de maand na het einde van het kwartaal een storting doen.
Als uw totale FUTA-belastingverplichting voor het jaar $ 500 of minder bedraagt, kunt u uiterlijk op 31 januari betalen door storting of met uw formulier 940.
U moet FUTA-stortingen elektronisch doen, met behulp van het Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS).
De werkloosheidsbelastingen van de staten zijn ingewikkeld en de wetten van elke staat zijn anders. Dit artikel is een algemeen overzicht, geen gedetailleerde informatie over formulier 940. Vraag om hulp van een salarisadministratiedienst of een belastingdeskundige bij het invullen van dit formulier.