Como Preencher o Formulário 940 para o Imposto Federal de Desemprego
Uma das suas responsabilidades como empregador é pagar os impostos de desemprego para que os empregados possam ter o subsídio de desemprego se eles forem rescindidos do emprego. Os impostos do seguro-desemprego são cobrados pelo IRS e pelos estados, que distribuem os benefícios de desemprego aos ex-empregados.
Quem paga o imposto de desemprego?
Os empregados não precisam pagar o imposto de desemprego; as empresas pagam o imposto com base no salário bruto dos empregados em cada dia de pagamento.
A sua empresa terá que reservar um valor em cada dia de pagamento e pagar o imposto quando devido. Você também deve apresentar um relatório anual sobre os montantes do imposto de desemprego devido e pago. Esse relatório é o Formulário IRS 940.
Como e quando pagar o imposto de desemprego
Os empregadores devem pagar o imposto de desemprego (FUTA), com base nos salários/salários dos empregados, e devem apresentar o Formulário 940-Federal Employer Unemployment (FUTA) Declaração fiscal mostrando o montante do imposto de desemprego devido no ano anterior, o montante já pago, e o montante devido.
Formulário 940 é devido em 31 de janeiro de cada ano para o ano anterior. Se o valor do imposto federal de desemprego devido para o ano foi pago, a data de vencimento do Formulário 940 é 10 de fevereiro para arquivar. Se uma dessas datas for feriado ou fim de semana, você tem até o próximo dia útil para registrar. Verifique este calendário de imposto de folha de pagamento mês a mês para as datas de vencimento do ano corrente.
Formulário 940 e Imposto Estadual de Desemprego
A alíquota padrão do imposto FUTA é de 6% sobre os primeiros $7.000 do salário de um empregado sujeito ao imposto FUTA. Estes 6% são então reduzidos em até 5,4% para dar um crédito ao estado onde você faz negócios para os impostos de desemprego do estado. Então o imposto federal FUTA após a aplicação do crédito é 0,6%.
Geralmente, você tem direito ao crédito máximo estadual se você pagou seus impostos estaduais de desemprego em tempo integral, e o estado não está determinado a ser um estado de redução de crédito.
Alguns estados fazem empréstimos contra seu crédito federal FUTA. Se um estado não reembolsar esses empréstimos em tempo hábil, o seu crédito fiscal FUTA é reduzido. Por exemplo, um estado pode ter uma redução de crédito de 0,3%, o que significa que as empresas no estado obteriam um crédito de FUTA de apenas 5,1%, e devem pagar o adicional de 0,3% para chegar à taxa de 6% de FUTA.
Neste momento, o único estado com redução de crédito é o das Ilhas Virgens Americanas. Para mais informações, leia este artigo do IRS sobre Redução de Crédito de FUTA.
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Salários incluídos no cálculo do imposto de FUTA
O IRS diz que os impostos de FUTA são calculados sobre os “salários” dos funcionários, mas isto é vago. Os cálculos de impostos sobre o FUTA são a maioria dos pagamentos aos funcionários, mas há muitas exceções. O reembolso de milhas, prêmios de seguro e outros benefícios marginais não estão incluídos no imposto FUTA.
Antes de executar este cálculo, verifique se você está incluindo e excluindo os pagamentos corretos. Você pode encontrar esta informação nas publicações 15 e 15-A.
Em alguns estados, os salários sujeitos ao imposto estadual de desemprego são diferentes dos salários sujeitos ao imposto FUTA. Alguns estados excluem alguns tipos de salários do imposto FUTA (por exemplo, salários pagos a funcionários de empresas, certos pagamentos de subsídio de doença por sindicatos, e certos benefícios marginais). Nestes casos, você pode ter que depositar mais do que o imposto FUTA de 0,6%.
O que você precisará para preencher o formulário 940
Completar o formulário 940 é simples, uma vez que você tenha reunido as informações necessárias. A única parte que pode não estar clara são as seções relacionadas à interação entre os impostos estaduais de desemprego e o programa federal de desemprego.
Informação necessária
Informação sobre o seu negócio: Número de identificação do empregador, nome, nome comercial e endereço da sua empresa.
Informações para calcular o imposto FUTA:
- Pagamentos totais a todos os funcionários para o ano civil
- Pagamentos isentos do imposto FUTA (e categorias)
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Informações para determinar os ajustes:
- Salários FUTA tributáveis excluídos do imposto estadual de desemprego
Preenchimento do formulário 940
Parte 1 do formulário 940 requer três respostas relativas ao imposto estadual de desemprego:
Linha 1a. Insira a abreviatura estadual para o seu estado se você tiver que pagar o imposto estadual de desemprego em apenas um estado.
Linha 1b. Se você é um empregador multiestadual, você deve preencher o formulário 940, que lista cada estado onde você tem empregados e inclui o salário tributável do FUTA para aquele estado, uma taxa de redução, a redução do crédito para aquele estado e uma redução total do crédito.
Linha 2. O usuário também deve preencher a Tabela A do Formulário 940 se pagou salários em um estado sujeito a redução de crédito (vide a explicação acima).
A Parte 2 do Formulário 940 determina o imposto FUTA antes dos ajustes.
Linha 3. O total de pagamentos a todos os funcionários para o ano civil.
Linha 4. Os pagamentos totais isentos de imposto FUTA e o tipo de pagamento.
Linha 5. O total de pagamentos acima de $7.000 para o ano.
Linha 6. Linha 4 + Linha 5.
Linha 7. Total de Salários de FUTA tributáveis. Linha 3 – Linha 6.
Linha 8. Linha 7 x 0,006.
Aqui está uma forma rápida de calcular a sua obrigação fiscal de FUTA para o ano, com um exemplo:
Multiplicar o limite de imposto de FUTA de $7.000 x a taxa de imposto de 0,060:
$7.000 x 0.060 = $420
Multiplicar o resultado vezes o número de funcionários (assumindo que todos os funcionários ganham pelo menos $7.000 para o ano):
$420 x 8 funcionários = $3.360
É a sua obrigação total de FUTA na primeira parte do Formulário 940.
MAS, esse valor pode precisar ser ajustado considerando a situação de crédito de FUTA do seu estado.
A parte 3 do formulário 940 calcula os ajustes para os impostos estaduais de desemprego, incluindo as reduções de crédito. Se você pagou para um ou mais fundos de desemprego estaduais elegíveis, você deve ajustar o montante devido ao desemprego federal.
Parte 4 calcula qualquer saldo devido ou pagamento insuficiente para o ano anterior.
Parte 5 informa sua obrigação fiscal até o trimestre se o valor anual for superior a $500.
Parte 6 solicita informações sobre um terceiro designado (empregado, preparador de impostos pagos, ou outra pessoa) que pode falar pelo seu negócio neste assunto.
Parte 7 requer a sua assinatura. Lembre-se que você está afirmando que tudo é verdadeiro e correto neste documento.
Quando você tiver determinado o valor do imposto FUTA devido, você deve mostrar o quanto já foi pago e o quanto ainda é devido. Você é responsável pelo pagamento da quantia ainda devida, no momento em que enviar o Formulário 940.
Se você tiver mais perguntas sobre como completar o Formulário 940 do IRS, veja as Instruções de IRS para o Formulário 940.
Pagamento de impostos de FUTA
Você pode precisar pagar seu imposto anual de FUTA em um ou mais depósitos durante o ano, dependendo da quantia que você deve. Verifique o valor que você deve para impostos de FUTA antes do final de cada trimestre.
Se o seu passivo de impostos de FUTA for $500 ou menos em um trimestre, leve-o para o trimestre seguinte, fazendo um depósito quando o seu passivo for $500 ou mais. Você deve fazer um depósito até o último dia do mês após o final do trimestre.
se o seu passivo total de FUTA para o ano for $500 ou menos, você pode pagar por depósito ou com o seu formulário 940 até 31 de janeiro.
Você deve fazer depósitos de FUTA eletronicamente, usando o Sistema Eletrônico de Pagamento de Impostos Federais (EFTPS).
Os impostos estaduais de desemprego são complicados, e as leis de cada estado são diferentes. Este artigo é uma visão geral, não informações detalhadas no Formulário 940. Obtenha ajuda de um serviço de folha de pagamento ou de um profissional de impostos para preencher este formulário.