Ausfüllen des Formulars 940 für die Bundesarbeitslosensteuer
Eine Ihrer Pflichten als Arbeitgeber besteht darin, die Arbeitslosensteuer zu zahlen, damit die Arbeitnehmer im Falle einer Kündigung Arbeitslosenunterstützung erhalten können. Die Steuern auf die Arbeitslosenversicherung werden vom Finanzamt und von den Bundesstaaten eingezogen, die das Arbeitslosengeld an die ehemaligen Arbeitnehmer auszahlen.
Wer zahlt die Arbeitslosensteuer?
Die Arbeitnehmer müssen keine Arbeitslosensteuer zahlen; die Unternehmen zahlen die Steuer auf der Grundlage des Bruttolohns der Arbeitnehmer an jedem Zahltag.
Ihr Unternehmen muss an jedem Zahltag einen Betrag beiseite legen und die Steuer bei Fälligkeit zahlen. Außerdem müssen Sie jährlich einen Bericht über die fälligen und gezahlten Beträge der Arbeitslosensteuer vorlegen. Bei diesem Bericht handelt es sich um das IRS-Formular 940.
Wie und wann die Arbeitslosensteuer zu zahlen ist
Arbeitgeber müssen die Arbeitslosensteuer (FUTA-Steuer) auf der Grundlage der Löhne/Gehälter der Arbeitnehmer entrichten und das Formular 940-Federal Employer Unemployment (FUTA) Tax Return einreichen, aus dem der Betrag der für das Vorjahr geschuldeten Arbeitslosensteuer, der bereits gezahlte Betrag und der geschuldete Betrag hervorgehen.
Das Formular 940 ist am 31. Januar jeden Jahres für das vorangegangene Jahr fällig. Wenn der für das Jahr geschuldete Betrag der Bundesarbeitslosensteuer bereits gezahlt wurde, ist das Formular 940 am 10. Februar fällig. Fällt einer dieser Termine auf einen Feiertag oder ein Wochenende, haben Sie bis zum nächsten Werktag Zeit für die Einreichung. Die Fälligkeitstermine für das laufende Jahr finden Sie in diesem Lohnsteuerkalender für jeden Monat.
Formular 940 und staatliche Arbeitslosensteuer
Der Standard-FUTA-Steuersatz beträgt 6 % auf die ersten 7.000 Dollar des FUTA-steuerpflichtigen Lohns eines Arbeitnehmers. Von diesen 6 % werden bis zu 5,4 % abgezogen, um dem Bundesstaat, in dem Sie tätig sind, eine Gutschrift für die staatlichen Arbeitslosensteuern zu gewähren. Die FUTA-Steuer auf Bundesebene beträgt nach der Gutschrift also 0,6 %.
In der Regel haben Sie Anspruch auf die maximale staatliche Gutschrift, wenn Sie Ihre staatlichen Arbeitslosensteuern rechtzeitig und vollständig gezahlt haben und der Staat nicht als Kürzungsstaat eingestuft wird.
Einige Staaten nehmen Darlehen für ihre FUTA-Steuergutschrift auf Bundesebene auf. Wenn ein Staat diese Darlehen nicht rechtzeitig zurückzahlt, wird seine FUTA-Steuergutschrift gekürzt. Ein Staat kann beispielsweise eine Kreditkürzung von 0,3 % haben, was bedeutet, dass die Unternehmen in diesem Staat nur eine FUTA-Gutschrift von 5,1 % erhalten und die zusätzlichen 0,3 % zahlen müssen, um auf den FUTA-Steuersatz von 6 % zu kommen.
Der einzige Staat, der eine Kreditkürzung vornimmt, sind derzeit die U.S. Virgin Islands. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel des IRS über die FUTA-Steuerermäßigung.
Löhne werden in die FUTA-Steuerberechnung einbezogen
Der IRS sagt, dass die FUTA-Steuern auf der Grundlage der „Löhne“ der Arbeitnehmer berechnet werden, aber das ist vage. Bei der Berechnung der FUTA-Steuer werden die meisten Zahlungen an Arbeitnehmer berücksichtigt, aber es gibt viele Ausnahmen. Kilometergelder, Versicherungsprämien und andere Zusatzleistungen werden nicht in die FUTA-Steuer einbezogen.
Bevor Sie diese Berechnung durchführen, überprüfen Sie, ob Sie die richtigen Zahlungen ein- und ausschließen. Diese Informationen finden Sie in den IRS-Publikationen 15 und 15-A.
In einigen Staaten unterscheiden sich die Löhne, die der staatlichen Arbeitslosensteuer unterliegen, von den Löhnen, die der FUTA-Steuer unterliegen. In einigen Bundesstaaten sind bestimmte Arten von Löhnen von der FUTA-Steuer ausgenommen (z. B. Löhne, die an Unternehmensleiter gezahlt werden, bestimmte Zahlungen von Krankengeld durch Gewerkschaften und bestimmte Zusatzleistungen). In diesen Fällen müssen Sie möglicherweise mehr als die 0,6 % FUTA-Steuer hinterlegen.
Was Sie zum Ausfüllen des Formulars 940 benötigen
Das Ausfüllen des Formulars 940 ist einfach, wenn Sie die erforderlichen Informationen gesammelt haben. Der einzige Teil, der vielleicht nicht ganz klar ist, sind die Abschnitte, die sich auf die Wechselwirkung zwischen den staatlichen Arbeitslosensteuern und dem Bundesarbeitslosenprogramm beziehen.
Benötigte Informationen
Informationen über Ihr Unternehmen: Arbeitgeber-Identifikationsnummer, Name, Handelsname und Anschrift Ihres Unternehmens.
Informationen zur Berechnung der FUTA-Steuer:
- Gesamtzahlungen an alle Arbeitnehmer für das Kalenderjahr
- Zahlungen, die von der FUTA-Steuer befreit sind (und Kategorien)
Informationen zur Ermittlung von Anpassungen:
- Steuerpflichtige FUTA-Löhne, die von der staatlichen Arbeitslosensteuer ausgenommen sind
Ausfüllen des Formulars 940
Teil 1 des Formulars 940 erfordert drei Angaben zur staatlichen Arbeitslosensteuer:
Zeile 1a. Geben Sie die Abkürzung Ihres Bundesstaates an, wenn Sie nur in einem Bundesstaat Arbeitslosensteuer zahlen mussten.
Zeile 1b. Wenn Sie ein Arbeitgeber mit mehreren Bundesstaaten sind, müssen Sie Anlage A zum Formular 940 ausfüllen, in der alle Bundesstaaten aufgeführt sind, in denen Sie Arbeitnehmer beschäftigen, und in der die steuerpflichtigen FUTA-Löhne für den jeweiligen Bundesstaat, ein Kürzungssatz, die Kürzung der Gutschrift für den jeweiligen Bundesstaat und eine Gesamtkürzung der Gutschrift angegeben sind.
Zeile 2. Sie müssen auch Anlage A zum Formular 940 ausfüllen, wenn Sie Löhne in einem Bundesstaat gezahlt haben, der der Anrechnungskürzung unterliegt (siehe die Erläuterung oben).
Teil 2 des Formulars 940 bestimmt Ihre FUTA-Steuer vor Anpassungen.
Zeile 3. Die Gesamtzahlungen an alle Arbeitnehmer für das Kalenderjahr.
Zeile 4. Die gesamten Zahlungen, die von der FUTA-Steuer befreit sind, und die Art der Zahlung.
Zeile 5. Gesamtzahlungen von mehr als 7.000 $ für das Jahr.
Zeile 6. Zeile 4 + Zeile 5.
Zeile 7. Summe der steuerpflichtigen FUTA-Löhne. Zeile 3 – Zeile 6.
Zeile 8. FUTA-Steuer Zeile 7 x 0,006.
Hier ist ein schneller Weg, um Ihre FUTA-Steuerschuld für das Jahr zu berechnen, mit einem Beispiel:
Multiplizieren Sie die FUTA-Steuerobergrenze von $7.000 x den Steuersatz von 0,060:
$7.000 x 0.060 = $420
Multiplizieren Sie das Ergebnis mit der Anzahl der Arbeitnehmer (unter der Annahme, dass alle Arbeitnehmer mindestens $7.000 im Jahr verdienen):
$420 x 8 Arbeitnehmer = $3.360
Das ist Ihre gesamte FUTA-Verbindlichkeit im ersten Teil des Formulars 940.
Dieser Betrag muss jedoch möglicherweise unter Berücksichtigung der FUTA-Gutschriften in Ihrem Bundesstaat angepasst werden.
Teil 3 des Formulars 940 berechnet die Anpassungen für die staatlichen Arbeitslosensteuern, einschließlich der Kürzungen der Gutschriften. Wenn Sie in einen oder mehrere förderfähige staatliche Arbeitslosenkassen eingezahlt haben, sollten Sie den Betrag, den Sie der Bundesarbeitslosigkeit schulden, anpassen.
Teil 4 berechnet alle fälligen Restbeträge oder Unterzahlungen für das vorangegangene Jahr.
Teil 5 meldet Ihre vierteljährliche Steuerschuld, wenn der Jahresbetrag 500 $ übersteigt.
Teil 6 fordert Informationen über einen Beauftragten (Angestellter, bezahlter Steuerersteller oder eine andere Person), der in dieser Angelegenheit für Ihr Unternehmen sprechen kann.
Für Teil 7 ist Ihre Unterschrift erforderlich. Denken Sie daran, dass Sie damit bestätigen, dass alle Angaben in diesem Dokument wahrheitsgetreu und korrekt sind.
Wenn Sie den geschuldeten FUTA-Steuerbetrag ermittelt haben, müssen Sie angeben, wie viel bereits gezahlt wurde und wie viel noch geschuldet wird. Sie sind für die Zahlung des noch geschuldeten Betrags zum Zeitpunkt der Einreichung des Formulars 940 verantwortlich.
Wenn Sie weitere Fragen zum Ausfüllen des IRS-Formulars 940 haben, lesen Sie die IRS-Anweisungen für das Formular 940.
Zahlung der FUTA-Steuern
Abhängig vom geschuldeten Betrag müssen Sie Ihre jährliche FUTA-Steuer möglicherweise in einer oder mehreren Einzahlungen während des Jahres zahlen. Überprüfen Sie den Betrag, den Sie für FUTA-Steuern schulden, vor Ende jedes Quartals.
Wenn Ihre FUTA-Steuerschuld in einem Quartal 500 $ oder weniger beträgt, tragen Sie sie auf das nächste Quartal vor und leisten eine Einzahlung, wenn Ihre Schuld 500 $ oder mehr beträgt. Sie müssen die Einzahlung bis zum letzten Tag des Monats nach dem Ende des Quartals vornehmen.
Wenn Ihre gesamte FUTA-Steuerschuld für das Jahr 500 $ oder weniger beträgt, können Sie die Zahlung per Einzahlung oder mit dem Formular 940 bis zum 31. Januar vornehmen.
Sie müssen die FUTA-Einzahlungen elektronisch über das Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) vornehmen.
Die staatlichen Arbeitslosensteuern sind kompliziert, und die Gesetze der einzelnen Bundesstaaten sind unterschiedlich. Dieser Artikel ist ein allgemeiner Überblick und enthält keine detaillierten Informationen zum Formular 940. Lassen Sie sich beim Ausfüllen dieses Formulars von einem Lohnverrechnungsdienst oder einem Steuerfachmann helfen.