Escribir una carta comercial eficaz
Utilice un tono profesional: Guarde el lenguaje informal y parlanchín para el correo electrónico: su carta comercial impresa debe ser amistosa pero más profesional. Como sugiere Scott Ober en su libro Contemporary Business Communication, «El escritor de negocios debe esforzarse por conseguir un tono general que sea seguro, cortés y sincero; que utilice el énfasis y la subordinación de forma adecuada; que contenga un lenguaje no discriminatorio; que enfatice la actitud del «tú»; y que esté escrito con un nivel de dificultad apropiado.» Dicho esto, asegúrate de sonar como tú mismo: no quieres que tu carta se lea como si la hubiera escrito una máquina.
Escribe con claridad: Exponga su punto de vista al principio de la carta. Para evitar malentendidos, utilice un lenguaje directo y conciso. Evite la jerga del sector y elija palabras vivas y activas para mantener la atención del lector.
Organice la información de forma lógica: Agrupe la información relacionada en párrafos separados. En una carta larga y llena de información, considere la posibilidad de organizar la información en secciones con subtítulos. Esta técnica es posible con la mayoría de los programas de procesamiento de textos y con su impresora multifunción en color.
Use el color para resaltar las palabras del texto: Es fácil poner algunas palabras en color para llamar la atención sobre ellas. Sólo tiene que seleccionar el tipo y hacer clic en la flecha a la derecha del botón Color de la fuente, elegir el color que desee y, a continuación, hacer clic en el botón. O bien, prueba a resaltar algunas palabras del texto. Selecciona el tipo que quieres resaltar y haz clic en el botón Resaltar. Nota: Cuando resalte partes de un documento que vaya a imprimir, utilice un color claro como el amarillo, el verde claro o el azul claro. Si desea eliminar el resaltado, seleccione el texto y haga clic de nuevo en el botón Resaltar.
AutoText automatiza la aplicación del color (o de cualquier estilo de letra), que normalmente requeriría numerosos clics o comandos. Digamos que está creando un informe que compara el rendimiento de su organización con el de su competidor. Word puede colorear automáticamente el nombre de su empresa cada vez que aparezca, haciendo que esas entradas sean fáciles de localizar.
Sea persuasivo: Establezca una relación positiva con su lector desde el primer momento. Si tiene una conexión con el lector -se han conocido antes o tienen un colega común, por ejemplo- menciónelo en su párrafo introductorio. Tanto si cree que su lector estará de acuerdo con el punto de su carta como si no, es importante encontrar un terreno común y construir su caso a partir de ahí.
Entender a su lector lo suficientemente bien como para anticipar cómo reaccionará al leer su carta. Aborde sus necesidades o deseos, o un problema específico, y luego esboce su solución. Aporte pruebas en forma de ejemplos y/u opiniones de expertos para respaldar su punto de vista. Asegúrese de mantener un tono amistoso.
Concluya su carta con una «llamada a la acción». Indique claramente lo que su lector debe hacer o creer para lograr la solución deseada y, a continuación, indique lo que usted, el escritor, pretende hacer a continuación para dar seguimiento.
Lea su carta: Todo el cuidado que le dediques a la redacción y a la impresión no puede tapar los errores de ortografía o de puntuación, que dejan una impresión negativa duradera.
Ahora que has aprendido los secretos de la redacción de una carta comercial eficaz, estás listo para empezar a redactarla. Buena suerte.
Para obtener más consejos para su pequeña empresa, consulte nuestras Ideas para pequeñas empresas.