Tehokkaan liikekirjeen kirjoittaminen
Käytä ammattimaista sävyä: Painetun liikekirjeen tulisi olla ystävällinen mutta ammattimaisempi. Kuten Scott Ober ehdottaa kirjassaan Contemporary Business Communication: ”Liikekirjeen kirjoittajan tulisi pyrkiä yleiseen sävyyn, joka on luottavainen, kohtelias ja vilpitön, jossa käytetään painotuksia ja alisteisuutta asianmukaisesti, joka sisältää syrjimätöntä kieltä, joka korostaa ”sinä”-asennetta ja joka on kirjoitettu sopivalla vaikeustasolla.”” Muista kuitenkin kuulostaa omalta itseltäsi – et halua, että kirjeesi kuulostaa siltä kuin kone olisi kirjoittanut sen.
Kirjoita selkeästi: Kerro asiasi kirjeen alussa. Väärinkäsitysten välttämiseksi käytä suoraa ja ytimekästä kieltä. Jätä alan jargon väliin ja valitse sen sijaan eloisia, aktiivisia sanoja, jotka kiinnittävät lukijan huomion.
Organisoi tietosi loogisesti: Ryhmittele toisiinsa liittyvät tiedot erillisiin kappaleisiin. Jos kyseessä on pitkä, runsaasti tietoa sisältävä kirje, harkitse tietojen järjestämistä osioihin alaotsikoilla. Saatat haluta korostaa avainsanoja saadaksesi ne ”esiin” – tämä tekniikka on mahdollista useimmilla tekstinkäsittelyohjelmilla ja värillisellä monitoimitulostimella.
Käytä värejä korostamaan sanoja tekstissä: On helppo laittaa muutama sana värilliseksi, jotta niihin kiinnitetään huomiota. Valitse vain tyyppi ja napsauta Fontin väri -painikkeen oikealla puolella olevaa nuolta, valitse haluamasi väri ja napsauta sitten painiketta. Tai kokeile korostaa muutama sana tekstissä. Valitse tyyppi, jota haluat korostaa, ja napsauta sitten Korosta-painiketta. Huomautus: Kun korostat asiakirjan osia, jotka aiot tulostaa, käytä vaaleaa väriä, kuten keltaista, vaaleanvihreää tai vaaleansinistä. Jos haluat poistaa korostuksen, valitse teksti ja napsauta Korosta-painiketta uudelleen.
AutoText automatisoi värin (tai minkä tahansa kirjasintyylin) soveltamisen, mikä tavallisesti vaatisi useita napsautuksia tai komentoja. Oletetaan, että olet luomassa raporttia, jossa verrataan organisaatiosi suorituskykyä kilpailijan suorituskykyyn. Word voi automaattisesti värittää yrityksesi nimen aina, kun se esiintyy, jolloin nämä merkinnät on helppo löytää.
Ole vakuuttava: Luo heti myönteinen suhde lukijaan. Jos sinulla on yhteys lukijaan – olette esimerkiksi tavanneet aiemmin tai teillä on yhteinen kollega – mainitse se johdantokappaleessa. Riippumatta siitä, uskotko lukijasi olevan samaa mieltä kirjeesi pääkohdasta vai ei, on tärkeää löytää yhteinen sävel ja rakentaa asiasi siitä käsin.
Tuntemusta lukijastasi niin hyvin, että osaat ennakoida, miten hän reagoi lukiessaan kirjeesi. Käsittele hänen tarpeitaan tai toiveitaan tai tiettyä ongelmaa ja hahmottele sitten ratkaisusi. Esitä todisteita esimerkkien ja/tai asiantuntijalausuntojen muodossa tukeaksesi pointtisi. Muista säilyttää ystävällinen sävy.
Päätä kirjeesi ”kehotukseen toimia”. Kerro selkeästi, mitä lukijan on tehtävä tai uskottava, jotta haluttu ratkaisu saavutetaan, ja kerro sitten, mitä sinä, kirjoittaja, aiot tehdä seuraavaksi jatkotoimien toteuttamiseksi.
Lue kirjeesi läpi: Kaikki huolellinen muotoilu ja painaminen eivät voi peittää oikeinkirjoitus- tai välimerkkivirheitä, jotka jättävät pysyvän kielteisen vaikutelman.
Nyt kun olet oppinut tehokkaan liikekirjeen kirjoittamisen salaisuudet, olet valmis aloittamaan kirjoittamisen. Onnea!
Jos haluat lisää vinkkejä pienyrityksiäsi varten, tutustu Small Business Insights -julkaisuumme.